小学档案室相关管理制度

PAGE小学档案室相关管理制度一、总则（一）目的为加强小学档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高学校管理水平和教育教学质量，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本校实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校档案室的档案管理工作，包括学校各部门、各年级组、各班级在工作、教学、科研等活动中形成的各种文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案室对全校档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置学校设立独立的档案室，配备必要的档案管理人员和办公设备，确保档案室工作的正常开展。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的安全和完整。3.指导和监督学校各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。5.定期向上级主管部门报送档案工作情况，接受业务指导和监督检查。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.按照规定对档案进行鉴定和销毁，确保档案的真实性和有效性。5.积极开展档案利用工作，为学校各部门和师生提供优质的档案信息服务，及时准确地提供所需档案资料。6.负责档案管理系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，提高档案管理信息化水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校行政文件：包括上级教育主管部门下发的文件、学校制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、请示报告等。2.教学档案：涵盖教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、成绩册、教学研究成果等。3.学生档案：包含学生学籍档案、综合素质评价档案、奖惩记录、毕业档案等。4.教师业务档案：有教师个人基本信息、教学经历、教学成果、科研项目、培训记录、考核评价等。5.学校财务档案：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.基建档案：涉及学校建设项目的立项审批文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。7.设备档案：包括学校购置的教学设备、办公设备、后勤设备等的采购合同、使用说明书、维修记录等。8.声像档案：如学校活动照片、录像、录音等资料。9.其他档案：学校在各项工作中形成的具有保存价值的其他文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地移交档案室。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或销毁。3.对重要活动和项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、教学工作类、学生工作类、教师工作类、财务管理类、基建工作类、设备管理类、声像档案类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和检索。编号应遵循一定的规律，如采用数字编码或字母与数字组合编码。3.编目：对每份档案进行编目，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，编制档案目录。4.装订：对纸张较小、零散的档案材料进行整理装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备适宜的温度、湿度条件，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应保持清洁、通风良好，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放在档案架上，同一类档案应集中存放。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校重要的历史文件、规章制度、重大活动记录、教学成果等。3.长期保管的档案一般为16年至50年，如学校的教学计划、学生学籍档案等。4.短期保管的档案为15年以下，如一般性的文件、资料等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管期限、存放位置等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.建立档案清查记录，详细记录清查时间、范围、结果等信息，并存档备查。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本校实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、来源、用途等因素，综合判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报学校分管领导批准。2.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、编号、日期、数量等信息。3.档案销毁清册经学校领导审核签字后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁。4.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，监销人员应在销毁清册上签字确认。5.对已销毁的档案，应在档案目录和相关检索工具中注明销毁情况。六、档案的利用（一）利用范围1.学校各部门在工作中查阅档案，为制定工作计划、决策参考、解决问题等提供依据。2.教师在教学、科研活动中查阅相关档案，如教学资料、学生档案、科研成果等。3.学生查阅本人学籍档案、综合素质评价档案等。4.因工作需要，校外单位或个人经学校批准后查阅本校档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案室查阅纸质档案或电子档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案室负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案室印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.利用登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量、借阅期限、归还时间等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计。（四）利用监督1.档案管理人员应对档案利用情况进行监督，确保利用者遵守档案管理规定，爱护档案。2.利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为学校各项工作提供便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：选用适合本校的档案管理软件，实现档案的录入、分类、编目、检索、借阅、统计等功能。3.网络建设：搭建档案管理网络平台，实现档案信息的共享和远程查询。（三）数据安全管理1.建立健全档案信息化数据安全管理制度，加强对电子档案数据的安全保护。2.采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，防止数据泄露、丢失和被篡改。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，并做好记