机关档案室安全保管制度

PAGE机关档案室安全保管制度一、总则（一）目的为加强机关档案室安全管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在机关工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规、行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关档案室及档案管理人员，涵盖各类纸质档案、电子档案等。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全置于首位，采取有效措施防范各类安全风险，确保档案实体和信息安全。2.预防为主原则：强化安全意识，注重日常防范，定期进行安全检查和隐患排查，及时发现并消除安全隐患。3.责任明确原则：明确各岗位人员在档案安全保管中的职责，做到责任到人，确保各项安全措施落实到位。二、档案实体安全管理（一）档案室选址与建设1.选址要求档案室应选择在地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的区域，避免设在地下室或低洼地带。2.建筑设计档案室建筑应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。门窗应坚固耐用，具备防盗功能；墙面、地面应进行防潮、防霉处理；照明灯具应采用无紫外线光源。（二）档案库房管理1.库房布局档案库房应合理划分不同类型档案的存放区域，如文书档案区、业务档案区、特殊载体档案区等，并设置明显标识。同时，应预留必要的通道，便于档案的搬运和整理。2.档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。不同年度、不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。3.库房温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。应配备温湿度监测设备，定期进行记录，并根据温湿度变化情况采取相应的调控措施。4.库房清洁卫生定期对库房进行清洁，清除灰尘、杂物等，保持库房环境整洁。严禁在库房内堆放易燃、易爆、易腐等物品。（三）档案搬运与整理1.搬运要求档案搬运过程中，应轻拿轻放，避免碰撞、挤压，防止档案受损。搬运工具应保持清洁，避免污染档案。2.整理规范档案整理应遵循档案管理的基本原则和方法，确保档案的系统性和完整性。整理过程中，应注意保护档案的原貌，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。三、档案信息安全管理（一）电子档案管理1.存储设备管理电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列、磁带等，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。2.网络安全档案室应建立安全的网络环境，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止网络攻击和数据泄露。同时，应加强对网络用户的管理，设置不同的用户权限，确保电子档案的访问安全。3.数据加密对重要的电子档案应进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。加密密钥应妥善保管，严格控制使用范围。4.病毒防范安装正版杀毒软件，定期进行病毒查杀，防止病毒感染电子档案。同时，应禁止在档案室计算机上使用未经授权的移动存储设备，防止病毒传播。（二）档案信息访问控制1.用户权限设置根据工作需要，为档案管理人员设置不同的用户权限，明确其对档案信息的访问范围和操作权限。严禁未经授权的人员访问档案信息。2.访问登记建立档案信息访问登记制度，记录访问人员的姓名、部门、访问时间、访问内容等信息。对涉及重要档案信息的访问，应进行严格审批。3.审计监督定期对档案信息访问情况进行审计，检查是否存在违规访问行为。发现问题应及时进行处理，并追究相关人员的责任。（三）档案信息备份与恢复1.备份策略制定科学合理的档案信息备份策略，定期进行全量备份和增量备份。备份周期应根据档案数据的重要程度和变化频率确定，一般每周或每月进行一次全量备份，每天进行一次增量备份。2.备份存储备份数据应存储在安全可靠的存储设备上，并异地存放。备份存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.恢复测试定期进行档案信息恢复测试，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。恢复测试应模拟真实的灾难场景，检验备份数据的恢复能力和恢复时间目标（RTO）、恢复点目标（RPO）是否符合要求。四、人员安全管理（一）人员资质与培训1.资质要求档案管理人员应具备相应的档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。同时，应具备良好的职业道德和责任心，保守档案机密。2.培训计划制定档案管理人员培训计划，定期组织业务培训和安全培训。培训内容应包括档案管理知识、安全意识、操作技能等方面，提高档案管理人员的综合素质和业务能力。（二）人员操作规范1.日常操作档案管理人员应严格遵守档案管理的操作规程，按照规定的流程进行档案的收集、整理、保管、利用等工作。在操作过程中，应注意保护档案的安全，避免因操作不当造成档案损坏或丢失。2.特殊情况处理在遇到火灾、水灾、盗窃等突发事件时，档案管理人员应按照应急预案及时采取措施，保护档案安全。同时，应及时向上级报告事件情况，并配合相关部门进行调查处理。（三）人员保密管理1.保密制度建立健全档案管理人员保密制度，明确保密责任和保密范围。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案机密信息。2.保密教育加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识。定期组织保密培训和考核，确保档案管理人员掌握保密知识和技能。3.保密监督加强对档案管理人员保密工作的监督检查，发现问题及时进行纠正和处理。对违反保密制度的人员，应依法依规追究其责任。五、安全检查与隐患排查（一）检查计划制定年度安全检查计划，明确检查的内容、时间、人员等。安全检查应包括档案实体安全、信息安全、人员安全等方面，确保全面覆盖。（二）检查内容1.档案实体检查检查档案库房的温湿度、清洁卫生、防火防盗等情况，查看档案的存放是否整齐、完好，有无损坏、丢失等现象。2.信息安全检查检查电子档案存储设备、网络安全、数据加密、病毒防范等情况，查看访问登记记录是否完整，备份数据是否及时、准确。3.人员安全检查检查档案管理人员的资质、培训情况，查看操作规范执行情况，保密制度落实情况等。（三）隐患排查与整改对检查中发现的安全隐患，应及时进行排查和分析，制定整改措施，明确整改责任人和整改期限。整改完成后，应进行复查，确保隐患得到彻底消除。六、应急管理（一）应急预案制定制定机关档案室安全应急预案，明确应急组织机构及职责、应急响应程序、应急处置措施等内容。应急预案应定期进行修订和演练，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置措施1.火灾应急发生火灾时，档案管理人员应立即组织人员疏散档案，并使用灭火器、消火栓等消防器材进行灭火。同时，应及时拨打火警电话报警，向上级报告火灾情况。2.水灾应急遇到水灾时，应迅速转移档案，采取排水、除湿等措施，减少档案损失。对被水浸泡的档案，应及时进行清理和修复。3.盗窃应急发现档案被盗时，应立即保护现场，及时报警，并向上级报告盗窃情况。配合公安机关进行调查，提供相关线索和证据。（三）应急演练定期组织档案管理人员进行应急演练，提高其应急处置能力。应急演练应模拟真实的应急场景进行实战演