博物馆档案保管制度规定

PAGE博物馆档案保管制度规定一、总则（一）目的为加强博物馆档案的科学管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在博物馆各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于博物馆内各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则博物馆档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映博物馆各项工作的真实情况，确保档案内容的真实性、准确性和完整性。3.完整性原则全面收集博物馆在业务活动、行政管理、基本建设等方面形成的各类档案，保证档案的齐全配套，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置博物馆设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善博物馆档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案整理工作，确保档案的系统性和规范性。3.建立健全档案保管体系，配备必要的档案保管设备，如档案库房、档案装具、温湿度控制设备、消防设备、防虫防鼠设备等，保证档案存放环境符合要求。4.对档案进行定期检查和不定期抽查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，确保档案的安全。5.开展档案鉴定工作，按照规定的标准和程序，对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行相应处理。6.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、保管期限、利用情况等信息，并向上级主管部门报送相关统计报表。7.积极开发档案信息资源，根据工作需要，编制各类档案检索工具和参考资料，为博物馆的业务工作、研究工作、展览展示等提供档案信息服务。8.组织开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用，提高档案管理工作效率和服务水平。9.负责对博物馆各部门档案工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案业务培训，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。10.做好档案的移交和接收工作，按照国家有关规定，及时将到期档案向同级国家综合档案馆移交，并接收上级主管部门或其他相关单位移交的档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案包括博物馆的行政公文、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、设备采购与管理档案、安全保卫档案等。2.业务活动类档案涵盖展览策划与实施档案、文物征集与收藏档案、文物研究与保护档案、教育活动档案、观众接待档案等。3.基本建设类档案包含博物馆新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。4.其他类档案如捐赠档案、合作交流档案、荣誉奖励档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集齐全。2.档案形成部门应在工作结束后，按照档案管理部门的要求，及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理归档，不得积压或自行销毁。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案的全面性和准确性。4.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管、检索和统计。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等。每个类别下再根据具体情况进行二级分类，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类等。2.编号对整理好的档案进行编号，以便于识别和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用全宗号年度保管期限件号的编号方法。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。装订应牢固、整齐，不影响档案的查阅和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，确保档案的安全存放。3.库房内应设置专门的档案架、档案柜等装具，按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。（二）保管设备与设施1.配备温湿度控制设备，使库房内温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。2.安装防火设备设施，如火灾自动报警系统、灭火器材等，确保档案库房的消防安全。3.配备防盗设备，如防盗门、防盗窗、监控系统等，防止档案被盗。4.放置防虫防鼠设备，如防虫药品、鼠夹、鼠药等，防止档案受到虫鼠侵害。5.安装防尘、防光、防磁设备，如窗帘、遮光罩、防磁柜等，保护档案的质量。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.按照档案的保管期限，对到期档案进行鉴定和处理，需要销毁的档案应严格按照规定的程序进行销毁，确保档案信息的安全。4.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。5.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管状况等信息，做到账物相符。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案管理行业标准为依据，结合博物馆的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，充分考虑档案的现实利用价值和历史保存价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较分析，判断其独特价值和保存必要性。3.效益评估法评估档案对博物馆业务工作、研究工作、展览展示等方面的实际效益，确定其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出档案销毁意见后，应填写《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经博物馆分管领导审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁现场进行监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销，并将《档案销毁清册》作为档案资料长期保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和博物馆档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务优先原则以服务博物馆业务工作、研究工作、展览展示等为宗旨，积极为利用者提供高效、便捷的档案信息服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.博物馆内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位及社会各界因工作研究、学术交流、展览展示等需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，并做好查阅登记。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审核、档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、伪造、损毁或丢失档案。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人等信息。(四)利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量等信息。利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.通过档案管理系统，实现档案的在线检索、借阅、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。3.加强档案信息安全管理，确保档案数据的安全性和保密性。（二）档案数字化1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、标准、流程等要求。2.按照档案整理的要求，对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准，确保图像清晰可读。3.对数字化档案进行图像处理、数据挂接、目录建库等工作，建立完整的档案数据库。4.定期对数字化档案进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。（三）档案管理系统1.选用功能完善、安全可靠的档案管理系统，满足博物馆档案管理的实际需求。2.在档案管理系统中建立档案分类体系、编号规则、著录格式等，确保档案数据的规范性和一致性。3.利用档案管理系统实现档案的在线录入、审核、编目、检索、借阅、利用等功能，提高档案管理工作的自动化水平。4.加强档案管理系统的安全防护，设置用户权限管理、数据加密、访问日志等功能，防止档案信息泄露和非法访问。（四）数据安全与维护1.建立档案数据安全管理制度，明确数据安全责任，加强对档案数据的安全防护。2.定期对档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据的准确性。3.加强对档案数据的备份管理，制定备份策略，定期进行全量备份和增量备份，并将备份数据存储在安全可靠的地方。4.建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据出现问题时能够及时恢复，保证档案工作的正常开展。八、监督与检查（一）监督检查主体博物馆档案管理部门负责对各部门档案工作进行日常监督检查，同时接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案管理部门及各部门档案管理人员的职责履行情况。3.档案保管场所、保管设备设施的安全状况。4.档案信息化建设情况，包括档案数字化、档案管理系统运行等。（三）监督检查方式1.定期检查档案管理部门每年定期对各部门档案工作进行全面检查，检查内容包括档案整理情况、保管状况、利用登记等，并形成检查报告。2.不定期抽查档案管理部门根据工作需要，不定期对各部门档案工作进行抽查，重点检查档案管理的关键环节和重要档案的保管利用情况。3.专项检查针对档案管理中的突出问题