广东人事档案数字化制度

PAGE广东人事档案数字化制度一、总则（一）目的为了加强广东地区人事档案管理，提高人事档案管理的效率和质量，实现人事档案信息资源的有效利用，特制定本数字化制度。（二）适用范围本制度适用于广东地区各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织的人事档案数字化管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案数字化应确保档案信息的真实性、准确性和完整性，不得篡改、伪造档案内容。2.安全性原则：建立健全安全保密制度，采取有效措施保障人事档案数字化信息的安全，防止信息泄露、丢失和损坏。3.规范性原则：遵循国家和地方有关人事档案管理的法律法规、行业标准以及相关技术规范，确保数字化工作的规范性和标准化。4.便捷性原则：通过数字化手段，提高人事档案的检索、利用效率，为组织和个人提供便捷的服务。二、档案数字化流程（一）档案收集与整理1.档案收集各部门应按照规定的时间和要求，将本部门的人事档案及时收集整理后移交档案管理部门。档案管理部门应对接收的档案进行认真核对，确保档案齐全、完整。2.档案整理分类：根据人事档案的内容和性质，按照国家规定的分类标准进行分类，一般分为十大类，即履历类、自传类、鉴定考核类、学历学位类、政审类、党团类、奖励类、处分类、工资类、其他类。编号：为每一份人事档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。装订：对整理好的档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于扫描和保存。（二）档案扫描1.扫描设备与环境扫描设备：应选用分辨率高、扫描速度快、色彩还原度好的专业扫描设备，确保扫描图像清晰、完整。扫描环境：扫描工作应在光线充足、整洁、安静的环境中进行，避免扫描过程中出现阴影、模糊等问题。2.扫描要求分辨率：扫描分辨率应不低于300dpi，以保证扫描图像能够清晰显示档案内容。色彩模式：采用24位真彩色模式进行扫描，确保图像色彩还原准确。图像格式：扫描后的图像应保存为常见的图像格式，如JPEG或TIFF格式，以便后续处理和存储。命名规则：扫描图像的文件名应与档案编号相对应，确保文件名的唯一性和系统性，便于识别和管理。（三）图像处理1.图像去污：对扫描图像中出现的污渍、斑点、黑边等问题进行去污处理，提高图像的清晰度和可读性。2.图像裁剪：根据档案内容的实际范围，对扫描图像进行裁剪，去除多余的空白部分，使图像更加紧凑、美观。3.图像纠偏：对扫描过程中出现的图像倾斜问题进行纠偏处理，确保图像内容端正、整齐。4.图像增强：通过调整图像的亮度、对比度、色彩饱和度等参数，对图像进行增强处理，使图像更加清晰、鲜艳。（四）数据挂接1.数据录入：按照人事档案管理系统的要求，将档案的基本信息、目录信息等录入系统，建立档案信息数据库。录入的数据应准确、完整，与扫描图像一一对应。2.数据挂接：将处理好的扫描图像与录入系统的档案信息进行挂接，使档案信息与图像形成一个有机的整体，便于查询和利用。挂接过程应确保数据的准确性和完整性，避免出现数据丢失或错误挂接的情况。（五）数据存储1.存储设备：选用安全可靠、容量大、性能稳定的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，对人事档案数字化数据进行存储。存储设备应具备冗余备份功能，以防止数据丢失。2.存储方式：采用分布式存储或云存储等方式，将人事档案数字化数据进行存储，确保数据的安全性和可扩展性。同时，应建立数据备份制度，定期对数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（六）数据安全与保密1.安全防护措施网络安全：建立防火墙、入侵检测系统等网络安全防护设施，防止外部网络攻击和非法入侵。数据加密：对人事档案数字化数据进行加密处理，采用先进的加密算法，确保数据在传输和存储过程中的安全性。用户认证：建立用户认证机制，对访问人事档案数字化系统的用户进行身份验证，只有经过授权的用户才能访问系统。2.保密制度人员管理：加强对参与人事档案数字化工作的人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。场所管理：对档案数字化工作场所进行严格管理，限制无关人员进入，确保工作场所的安全性。数据访问控制：严格控制对人事档案数字化数据的访问权限，根据工作需要，设定不同的用户角色和权限，防止数据泄露。三、档案数字化管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定人事档案数字化工作计划和实施方案，组织协调档案数字化工作的开展。2.负责档案的收集、整理、移交等工作，确保档案的齐全、完整。3.负责档案扫描、图像处理、数据挂接、数据存储等工作的质量监督和检查，确保数字化工作符合相关标准和要求。4.负责建立人事档案数字化信息数据库，对档案信息进行维护和管理，保证数据的准确性和完整性。5.负责制定档案数字化安全保密制度，加强对档案数字化工作的安全保密管理，防止信息泄露。（二）信息技术部门职责1.负责提供档案数字化所需的技术支持和设备保障，确保扫描设备、存储设备等正常运行。2.负责开发或选用适合人事档案管理的数字化软件系统，实现档案信息的数据录入、存储、查询、统计等功能。3.负责对人事档案数字化系统进行维护和升级，保障系统的稳定性和安全性。4.协助档案管理部门进行数据备份和恢复工作，确保数据的安全性。（三）各部门职责1.负责本部门人事档案的收集、整理工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案数字化工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守人事档案数字化安全保密制度，不得擅自泄露档案信息。四、档案数字化利用与服务（一）查询服务1.建立人事档案数字化查询系统，为组织和个人提供便捷的档案查询服务。查询系统应具备多种查询方式，如按档案编号、姓名、出生日期等进行查询。2.对档案查询权限进行严格管理，根据用户的身份和工作需要，设定不同的查询权限。未经授权的用户不得查询人事档案数字化信息。3.在提供档案查询服务时，应确保查询过程的合法性和规范性，保护档案信息的安全和隐私。（二）借阅服务1.建立人事档案数字化借阅制度，明确借阅范围、借阅手续、借阅期限等规定。2.对因工作需要借阅人事档案数字化信息的人员，应严格履行借阅手续，经档案管理部门负责人批准后方可借阅。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案信息，不得擅自复制、传播、转借他人，不得在借阅的档案上涂改、圈划。借阅期限届满后，应及时归还档案信息。（三）统计分析服务1.利用人事档案数字化信息数据库，开展人事档案统计分析工作，为组织的人力资源管理决策提供数据支持。2.定期对人事档案数字化信息进行统计分析，如人员年龄结构、学历层次、职称分布等，形成统计报表和分析报告。3.根据组织的需求，开展专项统计分析工作，如人才流失情况分析、人才引进效果分析等，为组织的人力资源管理提供针对性的建议。五、监督与检查（一）监督机制1.建立人事档案数字化监督机制，加强对档案数字化工作全过程的监督检查。2.档案管理部门应定期对档案数字化工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。3.组织内部审计部门或纪检监察部门应对人事档案数字化工作进行定期审计和监督检查，确保工作符合法律法规和相关制度的要求。（二）检查内容1.档案数字化工作的组织实施情况，包括工作计划的执行情况、人员配备情况等。2.档案数字化流程的规范性和准确性，如档案收集、整理、扫描、图像处理、数据挂接、数据存储等环节是否符合相关标准和要求。3.档案数字化信息的安全保密情况，包括安全防护措施的落实情况、保密制度的执行情况等。4.档案数字化利用与服务情况，如查询服务、借阅服务、统计分析服务等是否满足组织和个人的需求。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.被检查部门应按照整改通知书的要求，认真制定整改措施，及时进行整改，并将整改情况书面报告档案管理部门。3.档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底整改，防止问题再次出现。六、培训与宣传（一）培训计划1.制定人事档案数字化培训计划，定期组织相关人员参加培训，提高其业务水平和操作技能。2.培训内容应包括档案数字化的法律法规、行业标准、工作流程、系统操作等方面的知识。3.根据不同岗位的需求，开展针对性的培训，如档案管理人员培训、信息技术人员培训、各部门兼职档案员培训等。（二）培训方式1.采用集中培训、在线培训、实地操作培训等多种方式相结合，提高培训效果。2.邀请专家学者或行业资深人士进行授课，分享先进的档案数字化管理经验和技术。3.组织内部交流和研讨活动，让参与档案数字化工作的人员相互学习、交流经验，共同提高业务水平。（三）宣传工作1.加强对人事档案数字化工作的宣传，提高组织和个人对档案数字化工作的认识和重视