发射机技术档案管理制度

PAGE发射机技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司发射机技术档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司生产、经营、技术研发等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与发射机技术相关的档案管理工作，包括发射机的设计图纸、技术文件、测试报告、维修记录、运行数据等各类档案资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对发射机技术档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映发射机技术的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集与发射机技术相关的各类档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密和技术机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善发射机技术档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司发射机技术档案，建立档案目录和索引，便于查询和利用。3.对档案进行分类、编号、装订、上架等整理工作，确保档案的整齐有序。4.负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，防止档案损坏和丢失。5.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、查阅、归还等手续。6.定期对档案进行清查和盘点，确保档案数量和质量的准确性。7.对档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门产生的发射机技术档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的完整性和准确性。2.按照档案管理部门的要求，及时提供档案管理所需的相关资料和信息。3.配合档案管理部门做好档案的借阅、查阅等工作，对借阅和查阅的档案进行妥善保管，按时归还。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.熟悉档案管理业务，熟练掌握档案的分类、编号、整理、保管等技能。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、登记、上架、保管等。4.做好档案的借阅、查阅服务工作，及时办理相关手续，对借阅和查阅情况进行记录。5.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时报告并采取措施解决。6.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.设计图纸类：包括发射机的整体设计图纸、部件设计图纸、电路图、布线图等。2.技术文件类：如发射机的技术说明书、操作手册、维护手册、质量标准等。3.测试报告类：发射机的性能测试报告、功能测试报告、可靠性测试报告等。4.维修记录类：发射机的维修记录、故障报告、维修方案、更换部件记录等。5.运行数据类：发射机的运行参数记录、工作状态数据、能耗数据等。6.其他类：与发射机技术相关的其他资料，如技术交流文件、培训资料等。（二）档案编号1.档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式，确保编号的唯一性和系统性。2.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，分别用不同的字母表示各类档案，如“SJ”表示设计图纸类，“JS”表示技术文件类，“CS”表示测试报告类，“WX”表示维修记录类，“YX”表示运行数据类，“QT”表示其他类。4.顺序号：按照档案形成的先后顺序，用三位数字表示，从“001”开始编号。例如，2023年形成的第一份设计图纸类档案编号为“2023SJ001”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门发射机技术档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案收集范围应涵盖发射机技术从研发、生产、测试、使用到维修等全过程产生的各类资料。3.对于外来的与发射机技术相关的文件、资料等，也应及时收集并纳入档案管理。（二）整理要求1.档案管理人员对收集到的档案进行分类整理，按照档案编号规则进行编号。2.对每份档案进行详细登记，包括档案名称、编号、形成日期、来源、保管期限等信息。3.对档案进行装订，确保档案的整齐牢固。对于图纸类档案，应折叠成A4纸大小并进行装订；对于文件类档案，应按照顺序排列并装订成册。4.建立档案目录，将档案编号、名称、类别、形成日期、保管期限等信息录入目录，便于查询和检索。五、档案的保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度监测设备等。（二）保管方式1.档案应按照类别和编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于重要的档案资料，应进行备份存储，可采用电子存储和纸质存储相结合的方式，确保档案的安全性和可靠性。3.定期对档案进行清查和盘点，核对档案数量和质量，发现问题及时处理。（三）保管期限1.发射机技术档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括发射机的核心设计图纸、技术文件、重要测试报告等，对公司的技术发展和生产经营具有长期重要价值的档案。3.长期保管的档案期限一般为1050年，如发射机的一般设计图纸、技术文件、维修记录等。4.短期保管的档案期限一般为110年，如发射机的运行数据、一般性测试报告等。5.档案保管期限届满后，由档案管理部门提出鉴定意见，经公司领导批准后进行销毁或继续保存。六、档案的借阅与查阅（一）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅发射机技术档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合借阅条件的，办理借阅手续，发放《档案借阅证》，并将档案交借阅人。4.借阅人应按照《档案借阅证》上注明的借阅期限按时归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅发射机技术档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合查阅条件的，安排查阅地点和查阅时间，并指定专人负责陪同查阅。4.查阅人应在规定的查阅地点和时间内进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。5.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）保密要求1.对于涉及公司商业秘密和技术机密的发射机技术档案，借阅人和查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.在借阅和查阅档案过程中，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。复印或摘录的档案内容应妥善保管，不得随意传播。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、技术专家、相关业务部门负责人等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，内容是否真实可靠。2.档案的保管价值，根据档案对公司生产、经营、技术研发等方面的作用，判断档案是否仍具有保存价值。3.档案的密级，确定档案是否仍属于保密范围。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司领导批准后，档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁完毕后，监销人应在《档案销毁登记表》上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录和索引中注明销毁情况，并进行相应的记录。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立发射机技术档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅、统计等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.将发射机技术档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的电子化存储。2.在信息化管理系统中建立档案目录和索引，方便用户通过关键词、编号等方式快速检索档案。3.利用信息化管理系统实现档案的在线借阅和查阅功能，用户可通过网络提交借阅和查阅申请，档案管理部门进行审核和处理。4.对档案的借阅、查阅、利用情况进