工作档案纪实化管理制度

PAGE工作档案纪实化管理制度一、总则（一）目的为加强公司工作档案管理，确保工作档案的真实性、完整性和规范性，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位员工在工作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：工作档案应如实记录工作过程和结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理工作中产生的各类资料，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、归档和保管，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：对涉及公司机密的工作档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、工作档案的分类与内容（一）行政类档案1.公司文件：包括公司章程、制度、通知、报告、决议等各类正式文件。2.会议记录：公司各类会议的纪要、决议等。3.人事档案：员工的入职资料、劳动合同、培训记录、绩效考核、晋升调岗等相关文件。4.财务档案：财务报表、账目、凭证、审计报告等。5.行政事务档案：办公用品采购记录、固定资产清单、车辆使用记录等。（二）业务类档案1.项目档案：项目立项报告、项目计划、项目进度记录、项目成果报告等。2.客户档案：客户基本信息、合作协议、业务往来记录、客户反馈等。3.市场调研档案：市场调研报告、行业分析资料、竞争对手信息等。4.销售档案：销售合同、销售订单、销售报表、客户跟进记录等。5.采购档案：采购合同、采购订单、供应商信息、采购审批记录等。（三）技术类档案1.研发档案：研发项目文档、技术方案、实验数据、专利申请资料等。2.技术图纸：产品设计图纸、工艺流程图、电路图等。3.技术标准：公司内部制定的技术标准、规范等。4.技术培训资料：技术培训教材、培训记录等。三、工作档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责工作档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.员工在完成工作任务后，应及时将相关档案资料提交给部门档案收集责任人。3.对于外来文件、资料，如上级部门文件、合作单位提供的资料等，应及时进行登记、签收，并交至相关部门进行处理。（二）整理方法1.分类整理：按照工作档案的分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.编号标识：为每一份档案资料编制唯一的编号，并在档案上进行标识，以便于查找和管理。3.装订成册：对于纸张较多的档案资料，应进行装订成册，并在封面注明档案名称、编号、日期等信息。4.电子归档：除纸质档案外，重要的档案资料应同时进行电子归档，建立电子档案库，便于查询和共享。四、工作档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门档案收集责任人对整理好的档案资料进行初步审核，确保档案资料的完整性和准确性。2.审核通过后，将档案资料移交至公司档案室，由档案室管理人员进行最终审核和归档。3.档案室管理人员按照档案分类标准，将档案资料放入相应的档案柜或存储设备中，并建立档案目录索引，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司核心机密、重要历史资料、法律法规规定需永久保存的档案。2.长期保管：保管期限为[X]年的档案，如公司重要业务文件、长期合作项目档案等。3.短期保管：保管期限为[X]年以下的档案，如一般性行政文件、短期项目档案等。（三）保管要求1.档案室应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案应存放在专用的档案柜或存储设备中，按照档案类别和保管期限进行分类存放。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。4.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性。五、工作档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅工作档案的，应填写《工作档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案室查阅。2.涉及公司机密的工作档案，查阅申请人应填写《机密档案查阅申请表》，经公司保密委员会批准后，方可查阅。3.公司外部人员因工作需要查阅公司工作档案的，应事先与公司相关部门联系，并填写《工作档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并严格遵守公司保密规定。（二）借阅流程1.员工因工作需要借阅工作档案的，应填写《工作档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.经所在部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案。如因工作需要复印档案资料的，应经档案室管理人员同意，并在复印件上注明用途。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案资料。档案室管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、工作档案的销毁（一）销毁条件1.保管期限已满且无保存价值的工作档案。2.因自然灾害、意外事故等原因造成破损、变质，无法修复且无保存价值的工作档案。3.经公司批准，需要销毁的涉及公司机密的工作档案。（二）销毁流程1.由档案室管理人员提出工作档案销毁清单，报公司档案管理部门负责人审核。2.审核通过后，报公司分管领导批准。3.经批准后，由档案室管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁的档案进行清点、核对，并在销毁清单上签字确认。4.销毁工作应在指定的地点进行，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好记录。5.销毁工作完成后，销毁清单应存档保存，以备查阅。七、工作档案管理的监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门工作档案管理情况进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节的工作情况。（二）考核评价1.将工作档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门档案管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理工作的规范性、完整性、准确性、及时性等方面。3.对档案管理工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对档案管理工