档案班组管理制度及流程

PAGE档案班组管理制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司档案班组的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理工作的效率和质量，更好地为公司各项工作提供服务，特制定本管理制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司档案班组全体成员，涵盖公司各类档案的收集、整理、保管、利用等工作环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案材料齐全完整，不遗漏重要信息。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持其内在联系。4.保密性原则：严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。5.服务性原则：以公司需求为导向，积极提供档案利用服务。二、档案班组人员职责（一）档案班组长职责1.全面负责档案班组的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.组织档案人员学习档案管理业务知识，提高业务水平。3.协调档案班组与公司各部门之间的工作关系，确保档案工作顺利开展。4.审核档案整理、保管、利用等工作的质量，及时发现和解决问题。5.定期向上级领导汇报档案工作情况，提出改进建议。（二）档案管理人员职责1.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作。2.按照规定的保管期限和保管要求，对档案进行妥善保管，确保档案安全。3.建立档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.积极为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪工作。5.对档案的利用效果进行统计和分析，及时反馈相关信息。6.协助做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案收集（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级机关、政府部门发来的与公司有关的文件、通知、指示等。3.公司对外签订的合同、协议、章程等。4.公司内部的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录等。5.公司的科研成果、技术资料、产品样本等。6.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集上来。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。4.收集的档案材料应进行初步整理，剔除重复、无用的材料。（三）收集流程1.各部门档案收集责任人定期将收集到的档案材料移交至档案班组。2.档案班组接收档案材料后，进行详细核对和登记，记录档案的名称、数量、来源、日期等信息。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案管理和检索。（二）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.科技档案：按照项目专业阶段进行分类。3.会计档案：按照会计年度类别进行分类。4.人事档案：按照员工类别档案材料类别进行分类。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修整和装订，去除金属物。2.分类：按照分类标准对档案进行分类。3.编号：为每一份档案或档案盒编制唯一的编号。4.编目：填写档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。（三）档案保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。2.定期保管：分为30年、10年，根据档案的重要程度和利用价值确定保管期限。（四）档案清点与统计1.每年定期对档案进行全面清点，核对档案数量、编号、保管状况等。2.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计分析。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系需要查阅公司相关档案。3.司法机关、行政机关依法查阅公司档案。（二）利用流程1.内部查阅查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后提交档案班组。档案管理人员根据申请表，在档案管理系统中查询档案存放位置，并办理查阅登记手续。查阅人在档案阅览室查阅档案，不得擅自将档案带出阅览室，如需复印或摘录，应经档案管理人员同意，并按规定办理手续。查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在查阅登记本上注销。2.外单位查阅外单位查阅公司档案，需提前与公司相关部门联系，说明查阅目的和档案内容要求。经公司分管领导批准后，外单位查阅人填写《档案查阅申请表》，并提交单位介绍信等相关证明材料。档案班组按照内部查阅流程办理查阅手续，查阅过程中应安排专人陪同，确保档案安全。查阅完毕后，查阅人应在规定时间内归还档案，并在查阅登记表上签字确认。3.司法机关、行政机关查阅司法机关、行政机关依法查阅公司档案，应出具相关法律文书和单位介绍信。档案班组审核相关材料后，按照规定办理查阅手续，并及时向上级领导报告。查阅过程中应严格遵守法律规定，配合司法机关、行政机关的工作。（三）利用登记与统计1.对档案利用情况进行详细登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、档案名称、查阅目的等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用频率和效果，并向上级领导汇报。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况进行鉴定。2.全面分析档案的历史价值、现实价值和保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案班组长、档案管理人员及相关部门负责人组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，根据档案的形成时间、来源、内容等因素，判断其保管期限和价值。2.参考档案利用情况，对利用率低、已失去保存价值的档案进行重点鉴定。（四）销毁流程1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方