数字化档案安全管理制度

PAGE数字化档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司数字化档案的安全管理，确保档案信息的完整性、准确性和保密性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在数字化档案管理过程中的安全管理活动，包括档案的收集、整理、存储、传输、利用、销毁等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保数字化档案管理活动合法合规。2.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等重要档案进行严格保密，防止信息泄露。3.完整性原则：保证数字化档案内容的完整，不被篡改或丢失。4.可用性原则：确保数字化档案在需要时能够及时、准确地提供利用。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善数字化档案安全管理制度，并组织实施。2.负责数字化档案的日常管理工作，包括收集、整理、存储、编目等。3.负责建立数字化档案安全防护体系，保障档案信息系统的安全稳定运行。4.负责对数字化档案的利用进行审批和监督，确保档案使用符合规定。5.负责组织开展数字化档案安全培训和宣传工作，提高员工的安全意识。（二）信息技术部门职责1.负责提供数字化档案管理所需的技术支持和保障，确保档案信息系统的正常运行。2.负责对数字化档案信息系统进行安全防护，包括网络安全、数据加密、访问控制等。3.负责制定和实施数字化档案信息系统的备份与恢复方案，确保档案数据可恢复。4.负责对数字化档案管理系统进行定期维护和升级，及时修复安全漏洞。（三）各部门职责1.负责本部门数字化档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实性和完整性。2.按照规定的流程和权限使用数字化档案，不得擅自复制、传播或泄露档案信息。3.配合档案管理部门做好数字化档案的安全管理工作，接受档案管理部门的监督和检查。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时收集本部门形成的各类档案，并按照档案管理的要求进行分类整理。2.收集的档案应确保内容真实、完整，字迹清晰，图像、音频、视频等资料应保证质量。3.对于重要的档案，应进行原件收集，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（二）整理规范1.档案管理部门应按照国家档案分类标准和公司实际情况，对收集的档案进行分类整理。2.档案整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.对数字化档案应进行编目，编制档案目录数据库，确保档案检索的准确性和便捷性。四、档案存储（一）存储设备与环境1.应选用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行检查和维护。2.存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。3.档案存储环境应保持适宜的温度、湿度，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）存储方式1.数字化档案应采用多种存储方式，如在线存储、离线存储等，以确保数据的安全性和可恢复性。2.对于重要的档案，应进行异地备份存储，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）数据备份1.建立完善的数据备份制度，定期对数字化档案进行备份。2.备份数据应存储在与原数据不同的物理位置，并进行定期检查和验证，确保备份数据的完整性和可用性。3.根据档案的重要性和变化频率，确定合理的备份周期，如每天、每周或每月备份一次。五、档案传输（一）传输方式1.数字化档案传输应采用安全可靠的传输方式，如加密网络传输、移动存储设备传输等。2.在传输过程中，应确保档案信息的保密性和完整性，防止信息泄露或被篡改。（二）传输安全1.对通过网络传输的数字化档案，应进行加密处理，采用安全的加密算法，确保传输数据的保密性。2.对移动存储设备传输的档案，应进行病毒检测和安全检查，防止病毒感染和数据泄露。3.在传输重要档案时，应提前进行测试，确保传输过程的顺利和安全。六、档案利用（一）利用权限1.明确不同人员对数字化档案的利用权限，根据工作需要和档案的保密级别，设定相应的访问权限。2.对涉及公司商业秘密、敏感信息等重要档案，应严格限制访问范围，只有经过授权的人员才能访问。（二）利用流程1.用户需要利用数字化档案时，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息。2.档案管理部门对申请表进行审核，根据用户权限进行审批。3.经审批同意后用户方可利用档案，档案管理部门应提供必要的协助和指导。4.用户利用档案时应遵守相关规定，不得擅自更改、删除档案内容，不得将档案转借他人。（三）利用记录1.对数字化档案的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人员、利用目的、档案名称等信息。2.利用记录应保存一定期限，以便进行审计和查询。七、档案安全防护（一）网络安全1.建立数字化档案信息系统的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等。2.定期对网络安全设备进行检查和维护，及时更新安全策略和病毒库，防止网络攻击和病毒感染。3.对网络访问进行严格控制，设置访问权限和口令，定期更换口令，防止非法访问。（二）数据安全1.对数字化档案数据进行加密处理，采用先进的加密算法，确保数据在存储和传输过程中的保密性。2.建立数据安全审计机制，对数据的访问、修改、删除等操作进行审计，及时发现和处理异常情况。3.定期对数据进行完整性检查，确保数据的准确性和一致性。（三）人员安全1.加强对档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.对涉及数字化档案管理的人员进行背景审查，签订保密协议，防止内部人员泄露档案信息。3.规范档案管理人员的操作流程，严格遵守安全管理制度，防止因操作失误导致档案信息安全事故。八、档案安全审计与监督（一）审计机制1.建立数字化档案安全审计制度，定期对档案管理活动进行审计。2.审计内容包括档案的收集、整理、存储、传输、利用、销毁等环节，检查是否符合安全管理制度的要求。3.审计人员应具备专业的审计知识和技能，审计结果应形成报告，及时反馈给相关部门。（二）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的数字化档案安全管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门应对数字化档案安全管理进行不定期的专项审计，确保安全管理制度的有效执行。3.接受上级部门和相关监管机构的监督检查，对提出的问题及时进行整改落实。九、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.制定数字化档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应流程等。2.应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置流程1.当发生数字化档案安全事故时，应立即启动应急预案，相关人员应迅速到达现场进行处置。2.及时采取措施，如隔离故障设备、恢复数据备份、调查事故原因等，最大限度地减少损失。3.对事故情况进行详细记录，并及时向上级部门报告。（三）事后恢复与总结1.事故处理完毕后，应及时进行档案数据的恢复和重建工作，确保档案信息的正常使用。2.对事故原因进行深入分析，总结经验教训，提出改进措施，完善安全管理制度。十、档案销毁（一）销毁原则1.按照国家有关规定和公司实际情况，对已失去保存价值的数字化档案进行销毁。2.销毁档案应确保信息无法恢复，防止档案信息泄露。（二）销毁流程1.档案管理部门应定期对库存档案进行鉴定，确定需要销毁的档案清单。2.填写档案销毁申请表，注明销毁档