干部档案阅览室管理制度

PAGE干部档案阅览室管理制度一、总则（一）目的为加强干部档案阅览室的管理，确保干部档案信息的安全与规范使用，充分发挥干部档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织干部档案阅览室的管理工作，包括档案查阅、借阅、归还等相关活动。（三）基本原则1.严格保密原则：干部档案是干部个人信息的重要载体，涉及个人隐私和组织机密，必须严格保密，防止档案信息泄露。2.规范操作原则：档案查阅、借阅等操作应严格按照规定的程序和要求进行，确保操作规范、准确。3.服务至上原则：在保证档案安全和规范的前提下，为有需要查阅档案的人员提供优质、高效的服务，满足工作需求。二、阅览室环境与设施管理（一）阅览室布局1.阅览室应设置专门的档案查阅区域，配备足够数量的桌椅，确保查阅人员有舒适的工作空间。2.查阅区域应进行合理分区，分为普通查阅区、特殊档案查阅区等，根据档案的保密级别和使用频率进行区分管理。（二）安全设施1.安装必要的安全监控设备，对阅览室的出入口、查阅区域等进行实时监控，确保档案安全。2.配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药品、防盗门等，保障档案存放环境安全。（三）卫生管理1.保持阅览室环境整洁，定期进行清扫，确保地面、桌面、档案架等无灰尘、无杂物。2.注意通风换气，保持室内空气清新，防止因潮湿或异味影响档案质量。三、档案查阅管理（一）查阅权限1.本公司/组织内部具有查阅干部档案权限的人员，包括组织人事部门工作人员、纪检监察部门工作人员、因工作需要经批准的其他人员等。2.外部单位因工作需要查阅干部档案的，必须按照规定履行审批手续，经本公司/组织负责人批准后方可查阅。（二）查阅申请1.内部人员查阅档案，需填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案范围等内容，经所在部门负责人签字同意后，提交至干部档案管理部门。2.外部单位查阅档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅理由、查阅人员名单、查阅时间等，并加盖单位公章。申请函经本公司/组织负责人审批同意后，交干部档案管理部门。（三）查阅审批1.干部档案管理部门收到查阅申请后，应进行严格审核，重点审核查阅目的是否正当合理、查阅范围是否符合规定等。2.对于符合查阅条件的申请，由干部档案管理部门负责人签字批准；对于不符合条件的申请，应及时告知申请人并说明理由。（四）查阅登记1.经批准的查阅申请，干部档案管理部门应建立查阅登记台账，详细记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称及数量等信息。2.查阅人进入阅览室时，应在查阅登记台账上签字确认。（五）查阅过程管理1.查阅人应在规定的查阅区域内进行查阅，不得擅自将档案带出阅览室。2.查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。3.需要复印档案材料的，应经干部档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复印操作。复印后的档案材料应妥善保管，不得随意传播。（六）查阅结束1.查阅结束后，查阅人应将档案整理归位，核对无误后告知干部档案管理部门工作人员。2.干部档案管理部门工作人员应及时对查阅情况进行检查，确认档案无损坏、无丢失等情况后，在查阅登记台账上注明查阅结束时间。四、档案借阅管理（一）借阅权限1.原则上不允许借阅干部档案，确因工作需要借阅的，必须严格按照规定履行审批手续。2.内部人员借阅档案，需经干部档案管理部门负责人批准；外部单位借阅档案，需经本公司/组织负责人批准。（二）借阅申请1.内部人员借阅档案，需填写《干部档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等内容，经所在部门负责人签字同意后，提交至干部档案管理部门。2.外部单位借阅档案，需提交正式的借阅申请函，注明借阅原因、借阅人员名单、借阅期限等，并加盖单位公章。申请函经本公司/组织负责人审批同意后，交干部档案管理部门。（三）借阅审批1.干部档案管理部门收到借阅申请后，应进行严格审查，重点审查借阅目的是否必要、借阅期限是否合理等。2.对于符合借阅条件的申请，由干部档案管理部门负责人签字批准，并报本公司/组织负责人备案；对于不符合条件的申请，应及时告知申请人并说明理由。（四）借阅登记1.经批准的借阅申请，干部档案管理部门应建立借阅登记台账，记录借阅人姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称及数量、预计归还时间等信息。2.借阅人领取档案时，应在借阅登记台账上签字确认，并领取档案借阅凭证。（五）借阅期限1.干部档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向干部档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，如需续借，应重新办理借阅手续。（六）借阅期间管理1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。2.借阅人在借阅期间应确保档案安全，如发生档案丢失、损坏等情况，应及时向干部档案管理部门报告，并承担相应的责任。（七）归还档案1.借阅期限届满或提前归还档案时，借阅人应将档案完整无损地归还至干部档案管理部门。2.干部档案管理部门工作人员应认真核对归还档案的数量、内容等，确认无误后在借阅登记台账上注明归还时间，并注销档案借阅凭证。五、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责干部档案阅览室的管理工作，制定和完善相关管理制度。2.审核查阅、借阅申请，批准档案查阅、借阅等操作。3.定期检查阅览室环境、设施设备等情况，确保档案安全存放。4.协调解决档案管理工作中出现的问题，对档案管理人员进行培训和指导。（二）档案管理人员职责1.负责干部档案的日常管理工作，包括档案的整理、归档、保管等。2.受理查阅、借阅申请，进行登记、审核、审批操作，并按照规定提供档案查阅、借阅服务。3.维护阅览室秩序，监督查阅、借阅人员的行为，确保档案安全和规范使用。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并处理。5.做好档案管理的相关记录和统计工作，建立档案管理台账。六、监督与检查（一）内部监督1.干部档案管理部门应定期对档案查阅、借阅等情况进行自查，发现问题及时整改。2.组织人事部门、纪检监察部门等应加强对干部档案管理工作的监督检查，对违反规定的行为进行严肃处理。（二）外部监督1.接受上级主管部门、相关监管部门的监督检查，积极配合提供有关资料和情况。2.对外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究并及时整改落实。七、违规处理（一）对查阅、借阅人员的违规处理1.查阅、借阅人员违反本制度规定，擅自将档案带出阅览室、涂改档案、泄露档案信息等，视情节轻重给予批评教育、警告、记过等处分。2.因违规行为给档案造成损坏、丢失等严重后果的，应依法追究相关人员的法律责任。（二）对档案管理人员的违规处理1.档案管理人员违反本制度规定，未履行审核审