养老院档案资料保管制度

PAGE养老院档案资料保管制度一、总则（一）目的为加强养老院档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于养老院所有档案资料的保管工作，包括但不限于入住老人档案、服务记录、财务档案、行政文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：养老院档案资料由专门的档案管理部门或人员进行集中保管，确保档案资料的系统性和完整性。2.分类管理原则：根据档案资料的性质和用途，进行分类整理，便于查找和使用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：建立健全档案资料的查阅、借阅制度，确保档案资料能够及时、准确地为养老院的管理和服务提供支持。二、档案资料的分类与编号（一）分类1.入住老人档案：包括老人基本信息、健康状况、护理需求、家属信息等。2.服务记录档案：涵盖日常护理记录、医疗服务记录、康复训练记录、心理关怀记录等。3.财务档案：包含财务报表、收支凭证、固定资产清单等。4.行政文件档案：如养老院规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。5.员工档案：涉及员工个人简历、入职手续、培训记录、考核评价等。6.设施设备档案：包括养老院建筑图纸、设施设备清单、维护保养记录等。7.合同档案：如租赁合同、服务协议、采购合同等。（二）编号1.采用数字与字母相结合的编号方式，确保编号的唯一性和系统性。2.入住老人档案编号：以“LR”开头，后面依次为年份、月份、流水号，如“LR202305001”表示2023年5月入住的第1位老人档案。3.服务记录档案编号：以“FJ”开头，再按照年份、月份、服务类型（如护理、医疗等）、流水号进行编排，例如“FJ202306HL001”代表2023年6月的护理服务记录第1份。4.财务档案编号：以“CW”开头，接着是年份、档案类别（如报表、凭证等）、流水号，如“CW2023BZ001”表示2023年的第1份财务报表。5.行政文件档案编号：以“XZ”开头，然后是年份、文件类别（如制度、计划等）、流水号，如“XZ2023ZD001”为2023年的第1项规章制度。6.员工档案编号：以“YG”开头，按照年份、员工类别（如管理人员、护理人员等）、流水号排列，如“YG2023GL001”表示2023年入职的第1位管理人员档案。7.设施设备档案编号：以“SS”开头，随后是年份、设备类别（如建筑、医疗设备等）、流水号，如“SS2023JY001”代表2023年的第1件医疗设备档案。8.合同档案编号：以“HT”开头，再依次为年份、合同类别（如租赁、服务等）、流水号，如“HT2023ZL001”表示2023年的第1份租赁合同。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时归档。2.入住老人档案由接待部门在老人入住时负责收集相关资料，并及时移交档案管理部门。3.服务记录档案由各服务岗位工作人员在服务过程中实时记录，并定期整理后移交档案管理部门。4.财务档案由财务部门按照财务管理制度的要求进行整理和保管，并定期向档案管理部门移交。5.行政文件档案由文件起草或承办部门在文件形成后及时送交档案管理部门。6.员工档案由人力资源部门负责建立和管理，并按照规定向档案管理部门移交。7.设施设备档案由相关管理部门在设备采购、安装、维护等过程中收集整理后移交档案管理部门。8.合同档案由签订合同的部门在合同签订后及时将原件送交档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到档案资料后，应按照分类和编号规则进行整理。2.对每份档案资料进行核对，确保资料的完整性和准确性。3.去除重复、无效的资料，对破损、褪色的资料进行修复或复制。4.按照档案资料的类别和编号顺序进行装订，确保装订牢固、整齐美观。5.编制档案资料目录清单，并录入电子档案管理系统，便于查询和检索。四、档案资料的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案资料的类别和编号进行合理存放。3.档案库房应划分不同的区域，如办公区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）保管方式1.纸质档案资料应采用纸质载体进行保管，同时建立电子档案备份，确保档案资料的安全性和可查阅性。2.电子档案应按照档案资料的类别和编号进行分类存储，存储介质应定期进行备份，防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，如入住老人的原始病历、财务报表等，应进行一式多份备份，并分别存放于不同的地点。（三）保管期限1.入住老人档案应长期保管，直至老人离开养老院后[X]年。2.服务记录档案根据服务项目的性质和要求确定保管期限，一般为[X]年至[X]年不等。3.财务档案按照国家财务管理制度的规定进行保管，一般为[X]年至[X]年。4.行政文件档案根据文件的重要性和时效性确定保管期限，但不得少于[X]年。5.员工档案应长期保管，直至员工离职后[X]年。6.设施设备档案在设备报废后[X]年进行销毁。7.合同档案按照合同履行完毕后的[X]年进行保管。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案资料进行检查，确保档案资料的完整性、准确性和安全性。2.检查内容包括档案资料的存放情况、保管期限、是否有损坏或丢失等。3.对检查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。4.每年应对档案资料进行一次全面清查，确保档案资料的账实相符。五、档案资料的查阅与借阅（一）查阅1.养老院内部人员因工作需要查阅档案资料时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门根据申请表提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损或抽取、撤换。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅1.养老院外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案资料时，应提前向养老院提出书面申请，并说明借阅目的、借阅期限等。2.申请经养老院主管领导批准后，档案管理部门与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应按照协议要求妥善保管档案资料，不得转借、复印或泄露档案内容。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案资料，并由档案管理部门进行检查，如发现档案资料有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。六、档案资料的保密与安全（一）保密1.档案管理部门应建立健全档案资料保密制度，对涉及养老院机密、老人隐私等敏感信息的档案资料进行严格保密。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案资料的内容。3.未经授权，任何人员不得查阅、借阅或复制涉及保密内容的档案资料。4.在档案资料的整理、保管、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，如加密存储、限制查阅范围等。（二）安全1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.档案管理人员应定期对库房进行安全检查，确保安全设施的正常运行。3.严格控制档案资料的出入库，建立档案资料出入库登记制度，确保档案资料的数量和流向清晰可查。4.对电子档案资料应采取加密存储、定期备份等安全措施，防止数据丢失或被篡改。5.如发生档案资料泄露、损毁或丢失等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。七、档案资料的销毁（一）销毁条件1.档案资料保管期满，且已无保存价值的，可以进行销毁。2.因特殊原因需要提前销毁的档案资料，应经养老院主管领导批准，并按照规定的程序进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案资料的名称、编号、数量等信息。2.《档案销毁清单》经养老院主管领导审核批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。