养老院员工档案管理制度

PAGE养老院员工档案管理制度一、总则（一）目的为加强养老院员工档案管理，规范档案管理工作流程，确保员工档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥员工档案在养老院人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于养老院全体在职员工、离职员工档案的管理。（三）管理原则1.真实性原则：员工档案应如实反映员工个人的基本情况、工作经历、培训情况、考核评价等信息。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，保证档案资料的齐全完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规和养老院的保密规定，妥善保管员工档案，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、培训学习、考核晋升等情况，及时更新员工档案内容，确保档案信息的时效性。二、员工档案内容（一）个人基本信息1.员工入职登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证、学历证书、学位证书、专业技术资格证书、职业资格证书等复印件。3.近期免冠一寸照片。（二）工作经历1.历任工作单位的工作证明，包括起止时间、工作岗位、工作职责、离职原因等。2.劳动合同、聘用协议等复印件。（三）培训与学习经历1.参加各类培训、进修、学习的记录，包括培训名称、培训时间、培训机构、培训内容、考核成绩等。2.学历教育情况，包括入学时间、毕业时间、学校名称、专业等。（四）考核与评价1.年度考核表，包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面的评价及考核等级。2.专项考核记录，如岗位技能考核、服务质量考核等。3.奖惩记录，包括获得的各类奖励（如优秀员工、服务之星等）及受到的处罚（如警告、罚款等）的文件或证明。（五）薪资福利记录1.工资发放记录，包括基本工资、绩效工资、奖金等发放明细。2.社会保险、住房公积金缴纳记录。3.福利待遇享受情况，如节日福利、生日福利、带薪年假等。（六）健康与体检记录1.入职体检报告。2.年度健康体检报告。3.职业病检查报告（从事特定岗位员工）。（七）其他资料1.员工个人工作总结、述职报告。2.员工职业发展规划书。3.员工参加的社会活动记录、志愿服务证明等。三、档案建立与收集（一）新员工档案建立流程1.新员工入职时，人力资源部门负责发放员工入职登记表，指导新员工如实填写个人基本信息。2.新员工需提交身份证、学历证书、学位证书、专业技术资格证书、职业资格证书等复印件，近期免冠一寸照片。3.人力资源部门将新员工提交的资料进行初步审核，确保资料真实、完整后，建立新员工档案，并将档案编号录入养老院员工档案管理系统。（二）档案资料收集渠道1.员工本人提交：员工应按照要求及时向人力资源部门提交各类档案资料，确保资料的真实性和完整性。2.各部门协助收集：各部门负责人负责收集本部门员工的工作经历、考核评价、培训学习等相关资料，并及时移交人力资源部门。3.外部机构提供：如学历认证机构、培训机构、社保部门等提供的相关证明材料，由人力资源部门负责收集整理。（三）档案资料收集要求1.资料应真实可靠，如有虚假信息，一经查实，将严肃处理相关责任人。2.资料应完整齐全，不得遗漏重要信息。3.资料应统一使用A4纸打印或复印，并按照档案内容顺序进行整理装订。4.对于电子文档资料，应确保格式规范、内容清晰，并及时进行备份。四、档案整理与归档（一）档案整理原则1.分类整理原则：按照档案内容的类别进行分类，如个人基本信息、工作经历、培训与学习经历等，便于查找和管理。2.顺序排列原则：同一类档案资料按照时间顺序或重要程度进行排列，确保档案资料的逻辑性和连贯性。3.编号标识原则：为每份档案资料编制唯一的编号，并在档案封面、目录等位置进行标识，方便快速定位和查询。（二）档案整理步骤1.对收集到的档案资料进行分类，去除重复、无效的资料。2.按照档案内容顺序进行排列，对于有多个页面的资料，应进行编号并编制目录。3.将整理好的档案资料装入档案袋或档案盒，并在档案袋或档案盒上标明员工姓名、档案编号、档案类别等信息。4.建立电子档案目录，将档案资料的编号、名称、存放位置等信息录入电子表格，方便查询和管理。（三）档案归档1.整理好的员工档案应及时归档，存放在专门的档案柜中，并按照档案类别和编号顺序进行排列。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和核对，确保档案的存放安全、整齐有序。3.对于离职员工档案，应在离职手续办理完毕后，单独整理归档，并注明离职日期和离职原因。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工档案，但应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.养老院管理人员因工作需要查阅员工档案时，需经人力资源部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。3.其他部门因工作需要查阅员工档案时，需提交查阅申请，经人力资源部门负责人审核同意后，方可查阅。查阅申请应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。（二）查阅流程1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅员工姓名、档案编号等信息。2.将申请表提交给人力资源部门负责人审批，审批通过后，由档案管理人员陪同查阅人员到档案存放地点进行查阅。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案存放地点。查阅过程中，应保持档案资料的整洁，不得涂改、损坏档案内容。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅申请表上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅员工档案时，需经养老院院长批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅员工姓名、档案编号、借阅期限等信息。申请表需经所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交给养老院院长审批，审批通过后，由档案管理人员办理借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅日期、借阅人员姓名、档案编号、借阅期限等信息。3.档案管理人员将档案交给借阅人员，并提醒借阅人员注意保密和按时归还。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或泄露档案内容。借阅期限届满后，应及时将档案归还档案管理人员，并在档案借阅登记表上签字确认。六、档案保管与保密（一）档案保管要求1.档案管理人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规定，确保档案的安全保管。2.档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、灭火器等。3.定期对档案进行检查和清理，发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或处理。4.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，防止数据丢失。（二）档案保密措施1.严格限制档案查阅和借阅范围，未经授权人员不得查阅和借阅员工档案。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。在工作中，如需与他人交流档案信息，应采取必要的保密措施，确保信息不被泄露。3.对于涉及员工个人隐私的档案信息，如健康状况、薪资待遇等，应严格保密，不得随意公开。4.加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任感，防止因人为疏忽导致档案信息泄露。七、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门应定期对员工档案进行更新，一般每年进行一次全面检查和更新。2.更新内容包括员工的基本信息、工作经历、培训与学习经历、考核评价、薪资福利等方面的变动情况。（二）即时更新1.员工个人基本信息发生变更时，如姓名、性别、联系方式等，应及时向人力资源部门提交变更申请，并提供相关证明材料。人力资源部门审核后，及时更新员工档案。2.员工工作岗位变动、考核评价结果变动、薪资福利调整等情况发生后，相关部门应及时将变动信息反馈给人力资源部门，人力资源部门负责更新员工档案。3.员工参加培训、学习、获得奖励或受到处罚等情况发生后，应在规定时间内将相关资料提交给人力资源部门，人力资源部门及时更新员工档案。（三）档案维护1.档案管理人员应定期对档案进行整理和装订，确保档案资料的整齐、美观。2.对于破损、褪色的档案资料，应及时进行修复或更换。3.定期对电子档案进行维护和管理，清理无效数据，确保电子档案的准确性和完整性。八、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其档案保存[X]年后，如无特殊需要，可进行销毁。2.档案资料因保管期限已满、内容失去保存价值或其他原因需要销毁时，由档案管理人员提出销毁申请。（二）销毁流程1.档案管理人员填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并提交给人力资源部门负责人审核。2.人力资源部门负责人审核通过后，报养老院院长审批。3.经养老院院长批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。