行政机关档案员管理制度

PAGE行政机关档案员管理制度一、总则（一）目的为加强行政机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，充分发挥档案在行政工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于行政机关内所有从事档案管理工作的人员，包括专职档案员和兼职档案员。（三）基本原则1.集中统一管理原则行政机关的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映行政机关的工作活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集、整理行政机关在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案员职责（一）专职档案员职责1.档案收集与整理负责收集行政机关各部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类、整理、编目，确保档案的系统性和完整性。2.档案保管负责档案库房的日常管理，确保库房环境符合档案保管要求，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案保管中出现的问题，确保档案的安全。3.档案利用服务建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。按照规定为行政机关内部人员和外部单位提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理工作。积极开发档案信息资源，为行政决策、工作研究等提供参考依据。4.档案信息化建设负责档案管理信息化系统的建设和维护，将档案信息录入系统，实现档案的数字化管理。利用信息化手段提高档案管理工作效率，开展档案信息的在线查询、借阅等服务。5.档案业务指导对行政机关各部门的兼职档案员进行业务指导，帮助其掌握档案收集、整理、保管等基本知识和技能。定期检查各部门档案工作情况，提出改进意见和建议，促进档案工作的规范化。（二）兼职档案员职责1.本部门档案收集负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.初步整理按照档案管理要求，对本部门收集的文件材料进行初步分类、整理，定期移交专职档案员。3.配合利用服务在专职档案员的指导下，为本部门及其他部门提供档案查阅、借阅等相关服务，协助做好登记和跟踪管理工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级文件包括上级机关下发的各类公文、指示、通知等。2.本机关文件行政机关形成的各类公文，如决定、命令、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。机关内部的工作计划、总结、统计报表、会议记录、大事记等。机关工作人员的任免文件、考核材料、奖惩材料等。3.下级文件下级机关报送的各类请示、报告、统计报表等。4.业务文件行政机关在履行职能过程中形成的各类业务文件，如政策法规文件、行政审批文件、行政执法文件、项目建设文件等。5.声像资料反映行政机关工作活动的照片、录像、录音等资料。6.其他资料与行政机关工作相关的其他有保存价值的资料，如合同协议、荣誉证书、宣传资料等。（二）收集要求1.及时收集各部门兼职档案员应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，避免文件材料的散失。2.完整准确收集的文件材料应内容完整、字迹清晰、签署齐全，确保文件材料的真实性和准确性。3.分类清晰对收集到的文件材料应按照档案分类标准进行初步分类，便于后续整理工作。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、声像档案类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。四、档案保管（一）库房建设与管理1.库房选址档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房布局库房内应合理划分档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，确保档案管理工作的有序开展。3.库房设施配备必要的档案保管设施，如档案架、档案柜、温湿度计、除湿机、空调、消防器材等，确保库房环境符合档案保管要求。（二）档案存放1.分类存放按照档案分类标准，将档案分类存放在档案架或档案柜中，确保档案存放有序，便于查找。2.标识清晰在档案架和档案柜上标明档案类别、编号、题名等信息，方便档案的识别和管理。3.定期盘点定期对档案进行盘点，核对档案数量、编号、题名等信息，确保档案的账实相符。（三）安全管理1.防火防盗安装防火、防盗设施，如火灾自动报警系统、监控系统、防盗门、防盗窗等，加强库房的安全防范。2.防潮防虫采取防潮、防虫措施，如放置干燥剂、防虫药等，防止档案受潮、发霉、虫蛀。3.防鼠防尘做好防鼠、防尘工作，封堵鼠洞，定期清扫库房，保持库房清洁卫生。4.保密管理严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行单独存放，采取加密存储和查阅限制等措施，防止档案泄露。五、档案利用（一）利用范围1.行政机关内部人员行政机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案，以了解工作历史、借鉴经验、支持决策等。2.外部单位因工作需要，经行政机关批准，外部单位可以查阅、借阅相关档案，如司法机关办案、审计部门审计、上级机关检查等。（二）利用程序1.内部利用行政机关工作人员填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、目的、期限等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。2.外部利用外部单位填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、目的、期限等信息，并提交相关证明材料。申请表经行政机关分管领导签字同意后，提交给档案管理部门。档案管理部门对外部单位的申请进行审核，审核通过后提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。（三）利用要求1.查阅要求档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、抄录等。2.借阅要求档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息化系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化系统功能1.档案录入将纸质档案和电子档案信息录入信息化系统，建立档案数据库。2.档案检索通过信息化系统提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便档案的查找和利用。3.档案借阅管理实现档案借阅的在线申请、审批、登记和跟踪管理，提高借阅工作效率。4.档案统计分析对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理采取数据加密、用户认证、权限管理等安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息化数据维护1.数据备份定期对档案信息化系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.数据更新及时更新档案信息化系统中的数据，确保数据的准确性和完整性。3.系统维护定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定，结合行政机关的工作实际，对档案进行科学合理的鉴定，确保档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.定期鉴定每年定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，确定档案的存毁。2.专项鉴定对涉及重大事件、重要项目等的档案进行专项鉴定，确保这些档案的完整保存。（四）销毁程序1.编制销毁清册对鉴定后需要销毁的档案，编制销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.审批销毁清册经档案鉴定工作小组审核后，报行政机关分管领导审批。3.销毁实施按照审批意见，对需要销毁的档案进行集中销毁，销毁过程应进行现场监督，并做好记录。4.监销签字销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字确认。八、监督与考核（一）监督检查1.定期检查档案管理部门定期对各部门的档案工作进行检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。2.专项检查根据工作需要，对重点档案或重要工作环节进行专项检查，确保档案工作的规范开展。3.问题整改对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.考核指标制定档案工作考核指标体系，包括档案收集完整性、整理规范性、保管安全性、利用效率等方