重特大档案收集管理制度

PAGE重特大档案收集管理制度一、总则（一）目的为加强公司重特大档案的收集管理工作，确保重特大档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥重特大档案在公司生产经营、管理决策、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在重特大项目、事件、活动等过程中形成的档案收集管理工作。（三）定义1.重特大档案：指公司在涉及重大投资、重大技术改造、重大生产经营活动、重大突发事件、重要会议及活动等过程中形成的，对公司具有重要保存价值和利用价值的各类文件、资料、图表、数据等。2.收集：指对重特大项目、事件、活动等过程中产生的各类文件、资料进行及时、全面的集中获取和整理。（四）管理原则1.集中统一管理原则。公司重特大档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程参与原则。档案管理部门应全程参与重特大项目、事件、活动的策划、实施等过程，及时掌握档案形成情况，做好档案收集的指导和监督工作。3.真实性、准确性原则。收集的重特大档案应真实反映项目、事件、活动的实际情况，数据准确、内容完整。4.及时归档原则。重特大项目、事件、活动结束后，相关部门应按照本制度规定及时将档案移交档案管理部门归档。二、重特大档案收集范围（一）重大投资项目档案1.项目立项审批文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.项目设计文件，如初步设计、施工图设计等。3.项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。4.项目合同文件，如工程承包合同、设备采购合同、技术服务合同等。5.项目施工过程文件，包括施工组织设计、施工日志、工程变更通知、质量检验报告等。6.项目竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量评定文件等。（二）重大技术改造项目档案1.技术改造项目规划文件，包括项目规划书、可行性研究报告等。2.技术改造方案文件，如技术改造方案、技术论证报告等。3.技术改造项目实施过程文件，包括设备采购文件、安装调试记录、技术改造记录等。4.技术改造项目验收文件，如验收报告、技术总结报告等。（三）重大生产经营活动档案1.重要市场营销活动档案，包括市场调研分析报告、营销策划方案、活动执行记录、效果评估报告等。2.重大生产调度会议文件，包括会议通知、会议纪要、决议等。3.重要产品研发项目档案，如项目立项文件、研发过程记录、成果鉴定文件等。4.重大生产安全事故处理档案，包括事故报告、调查处理文件、整改措施等。（四）重大突发事件档案1.突发事件应急预案文件，包括综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案等。2.突发事件应急处置过程文件，如事件报告、应急指挥记录、救援行动记录、损失评估报告等。3.突发事件后续处理文件，如整改措施、责任追究文件等。（五）重要会议及活动档案1.公司年度工作会议、董事会会议、股东大会会议等重要会议档案，包括会议通知、议程安排、会议纪要、决议等。2.公司举办的重大庆典活动、文化活动、对外交流活动等档案，包括活动策划方案、活动执行记录、宣传资料、嘉宾名单等。三、重特大档案收集职责分工（一）档案管理部门职责1.制定重特大档案收集管理制度和工作流程，指导和监督各部门的档案收集工作。2.参与重特大项目、事件、活动的前期策划和过程管理，提出档案收集的要求和建议。3.负责组织对重特大档案的集中收集、整理、归档和保管，建立重特大档案数据库，提供档案查阅利用服务。4.定期对重特大档案的收集管理情况进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）项目牵头部门职责1.负责重特大项目、事件、活动的具体组织实施，明确本部门及相关参与部门在档案收集工作中的职责分工。2.按照档案管理部门的要求，及时收集、整理本部门在项目、事件、活动过程中形成的各类文件、资料，并进行初步分类和编目。3.在项目、事件、活动结束后，将整理好的档案移交档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的审核、归档等工作。（三）相关参与部门职责1.按照项目牵头部门的要求，负责收集、整理本部门在重特大项目、事件、活动过程中形成的与本部门业务相关的文件、资料，并及时移交项目牵头部门。2.配合档案管理部门和项目牵头部门做好档案收集、整理、归档等工作，提供必要的协助和支持。四、重特大档案收集工作流程（一）项目启动阶段1.项目牵头部门在项目启动时，应及时通知档案管理部门参与项目策划，档案管理部门根据项目性质和重要程度，提出档案收集的范围、要求和时间节点等建议。2.项目牵头部门根据档案管理部门的建议，制定项目档案收集计划，明确各阶段档案收集的责任部门和责任人，并将档案收集计划报档案管理部门备案。（二）项目实施阶段1.各责任部门按照档案收集计划，及时收集、整理本部门在项目实施过程中形成的各类文件、资料，并按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等初步整理工作。2.项目牵头部门定期对各责任部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。3.档案管理部门在项目实施过程中，应加强对档案收集工作的指导和监督，及时发现问题并提出整改意见。（三）项目结束阶段1.项目结束后，项目牵头部门应组织相关责任部门对项目档案进行全面清理和核对，确保档案的完整性和准确性。2.项目牵头部门将整理好的项目档案移交档案管理部门，同时提交档案移交清单，清单应包括档案名称（包括电子档案名称）、数量、整理情况等详细信息。3.档案管理部门对移交的项目档案进行审核，对不符合要求的档案，及时退回项目牵头部门进行补充或整改。4.档案管理部门对审核通过的项目档案进行集中整理、归档，按照档案分类方案进行分类存放，并建立档案目录数据库，实现档案的信息化管理。五、重特大档案收集要求（一）文件材料齐全完整1.收集的重特大档案应涵盖项目、事件、活动的全过程，包括项目前期准备、实施过程、竣工验收等各个阶段形成的文件材料。2.各类文件材料应齐全完整，不得遗漏重要文件，确保档案能够全面反映项目、事件、活动的真实情况。（二）文件材料真实准确1.重特大档案中的文件材料应来源于项目、事件、活动的实际工作，真实反映工作过程和结果，不得伪造、篡改文件内容。2.涉及数据、图表等内容应准确无误，与实际情况相符。（三）文件材料整理规范1.档案收集过程中，应按照档案管理的相关标准和规范对文件材料进行整理，包括分类、编号、编目、装订等。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，并确保电子文件的可读性和完整性。（四）及时收集归档1.各责任部门应在文件材料形成后及时进行收集和整理，并按照规定的时间节点移交档案管理部门归档，不得拖延或积压。2.对于时效性较强的重特大档案，如重大突发事件的应急处置档案，应在事件处理结束后立即进行收集和归档，确保档案信息的及时性。六、重特大档案整理与编目（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于档案的管理和利用。（二）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限进行分类，然后按照问题或事由进行排列，同一问题或事由的文件按照时间顺序排列。2.科技档案按照项目、专业进行分类，然后按照项目阶段或专业类别进行排列，同一项目阶段或专业类别的文件按照时间顺序排列。3.会计档案按照会计年度、保管期限进行分类，然后按照凭证、账簿、报表等类别进行排列。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整。2.电子档案应建立电子目录，目录信息应与纸质档案目录相对应，便于档案的检索和利用。3.对于重要的重特大档案，应编制档案索引，索引应包括档案编号、题名、关键词等信息，方便用户快速查找所需档案。七、重特大档案保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的重特大档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定重特大档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。2.对于涉及公司核心业务、重要权益、历史记录等具有重要保存价值的档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期或短期保管。（三）档案保护措施1.定期对重特大档案进行检查和清点，确保档案的数量和质量无差错。2.对破损、褪色的档案进行及时修复和复制，保证档案的完整性和可读性。3.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定和处置，确保档案保管的合理性和有效性。4.加强对电子档案的保护，定期进行备份，防止电子档案数据丢失或损坏。八、重特大档案利用与保密管理（一）利用原则1.重特大档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用和有效保护。2.档案管理部门应积极为公司内部各部门及员工提供档案查阅利用服务，支持公司的生产经营、管理决策等工作。（二）利用流程1.公司内部人员因工作需要查阅重特大档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，审核通过后，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作，登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅档案名称、查阅用途等。3.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）保密管理1.重特大档案涉及公司的商业秘密、技术秘密、敏感信息等，档案管理部门应严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识。3.在档案查阅利用过程中，档案管理部门应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、对查阅人员进行身份验证等，防止档案信息的不当传播。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的重特大档案收集管理情况进行监督检查，检查内容包括档案收集的及时性、完整性、准确性，档案整理的规范性，档案保管的安全性等。2.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期