档案馆馆库分离工作制度

PAGE档案馆馆库分离工作制度一、总则（一）目的为了加强档案馆馆库管理，确保档案的安全保管、有效利用，规范馆库分离工作流程，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理及馆库分离工作的部门和人员。（三）基本原则1.安全第一原则确保档案实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。2.规范操作原则严格按照规定的流程和标准进行馆库分离工作，保证各项操作的规范性和准确性。3.高效利用原则在保障安全的前提下，提高档案的利用效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求。二、馆库分离的职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案收集、整理、保管、利用等方面的工作计划和制度，并组织实施。2.指导各部门做好档案的形成、积累和归档工作，对归档文件进行质量检查。3.负责档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，建立档案检索体系。4.按照馆库分离的要求，定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、状态良好。5.负责向档案保管部门移交符合要求的档案，并办理交接手续。6.组织开展档案利用工作，为公司/组织提供档案查阅、借阅等服务。7.对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。（二）档案保管部门职责1.负责提供符合档案保管要求的馆库设施和环境，确保档案存放安全。2.按照档案管理部门的移交清单，接收档案并进行妥善保管。3.建立档案保管账目，记录档案的接收、移出、库存等情况，做到账物相符。定期对档案保管情况进行检查，包括档案的存放位置、保管条件、有无损坏等，发现问题及时报告并采取措施处理。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。负责馆库的安全保卫工作，制定安全管理制度，配备安全设施，防止档案被盗、被抢、火灾等安全事故发生。（三）其他部门职责1.各部门负责本部门档案的形成、积累和整理工作，按照档案管理部门的要求及时归档。2.配合档案管理部门做好档案的清查、核对等工作，提供相关档案信息。3.在档案利用过程中，遵守档案利用规定，确保档案的安全和完整。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案归档范围和保管期限的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料。2.收集的档案应齐全完整、真实准确，保持文件材料之间的有机联系。对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。3.档案收集过程中，应做好文件材料的登记工作，记录文件材料的名称、数量、来源、形成时间等信息。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。分类应科学合理，便于管理和利用。2.对档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和识别。3.编制档案目录，目录应包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，确保目录准确反映档案内容。4.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。5.整理后的档案应按照一定的顺序装订成册，装订应牢固整齐，便于翻阅和保管。四、档案移交（一）移交准备1.档案管理部门在档案整理完成后，应填写档案移交清单，清单应包括档案的编号、名称、数量、保管期限等详细信息。2.对拟移交的档案进行再次核对，确保档案数量准确、整理规范、质量符合要求。3.通知档案保管部门做好接收档案的准备工作，包括安排接收场地、检查馆库设施等。（二）移交程序1.档案管理部门和档案保管部门共同对移交档案进行清点核对，按照移交清单逐一核实档案的数量、名称、编号等信息。2.核对无误后，双方在移交清单上签字确认。移交清单一式两份，双方各执一份。3.档案保管部门按照移交清单接收档案，并将档案存放至指定的馆库位置。4.档案移交过程中，如发现档案存在问题，应及时与档案管理部门沟通协商，查明原因并进行处理。五、档案保管（一）馆库设施与环境要求1.档案保管部门应提供专门的馆库用于存放档案，馆库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.馆库应安装必要的安全设施，如消防设备、监控设备、防盗门窗等，确保馆库安全。3.馆库的温湿度应符合档案保管要求，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。应配备温湿度调节设备，定期对馆库温湿度进行监测和调节。4.在馆库内设置不同类型的档案存放架，存放架应坚固耐用，便于档案的存放和查找。档案应按照分类顺序存放，标识清晰。（二）档案保管措施1.建立档案保管账目，详细记录档案的接收、移出、库存等情况。账目应定期核对，确保账物相符。2.对库存档案进行定期检查，检查内容包括档案的数量、完好程度、存放位置等。发现问题及时采取措施处理，并记录检查情况。3.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等，确保档案的安全。4.做好馆库的清洁卫生工作，保持馆库整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。5.加强馆库的安全保卫工作，严格人员出入登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入馆库。六、档案利用（一）利用申请1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对利用申请进行审批，对于符合利用规定的申请予以批准，并开具档案利用通知单。（二）利用服务1.档案管理部门根据档案利用通知单，为利用者提供档案查阅、借阅服务。查阅档案应在指定的查阅场所进行，不得擅自将档案带出馆库。2.借阅档案一般不得超过规定的期限，如需延期借阅，应办理续借手续。3.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等，如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复制。4.档案利用过程中，档案管理部门应安排专人进行监督，确保档案的安全和完整。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、部门、利用目的、档案名称、编号、查阅时间、借阅期限等信息。2.利用登记应及时、准确，定期进行整理和归档，以便日后查询和统计。七、档案信息化管理（一）档案数字化1.按照档案管理的需要，逐步推进档案数字化工作。制定档案数字化工作计划，明确数字化的范围、标准和流程。2.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案数字化存储要求，一般不低于200dpi。扫描后的图像应清晰、完整，色彩还原准确。3.对数字化档案进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等操作，提高图像质量。4.建立档案数字化副本的存储系统，确保数字化档案的安全存储和有效管理。存储系统应具备数据备份、恢复等功能，防止数据丢失。（二）信息化利用平台建设1.搭建档案信息化利用平台，实现档案的在线检索、查阅、借阅等功能。平台应具备用户管理、权限控制、日志记录等功能，确保档案利用的安全和规范。2.将档案目录信息上传至信息化利用平台，方便利用者快速查找所需档案。同时，逐步实现数字化档案全文在线查阅，提高档案利用效率。3.加强信息化利用平台的维护和管理，定期对平台进行检查和升级，确保平台的稳定运行。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行监督检查。监督检查内容包括档案收集、整理、移交、保管、利用等各个环节。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查，发现问题及时整改。同时，配合公司/组织内部的监督检查工作，提供相关档案管理资料和情况说明。3.各部门应配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供本部门档案管理情况，对发现的问题及时进行整改。（二）外部检查1.积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查工作，按照要求提供档案管理相关资料和信息。2.对于外部检查提出的意见和建议，应认真研究分析，制定整改措施并及时落实，不断提高档案管理水平。九、奖惩制度（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。表现突出包括档案收集完整、整理规范、保管安全、利用效率高、信息化建设成效显著等方面。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等，以激励员工积极参与档案管理工作，提高档案管理质量