合同管理及档案管理制度

PAGE合同管理及档案管理制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，确保合同合法有效，维护公司合法权益；同时加强档案管理，保证合同及相关档案资料的完整性、准确性和安全性，为公司经营决策提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等，以及与合同相关的档案资料管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.审慎严谨原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同。3.全程管理原则：对合同从签订到终止的全过程进行跟踪管理，及时发现和解决问题，确保合同顺利履行。4.档案完整原则：合同档案资料应全面、准确、完整地记录合同签订、履行等情况，便于查阅和追溯。二、合同管理（一）合同签订管理1.合同承办部门职责负责合同项目的调研、谈判、起草合同文本等工作。对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查核实，并提供相关资料。组织合同评审，协调解决合同签订过程中的问题。2.合同文本审核合同承办部门起草的合同文本应提交法律合规部门进行审核。法律合规部门应从法律角度对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审查，提出修改意见。涉及重大合同或复杂法律问题的，应组织相关部门和专业人员进行会审，必要时可咨询外部法律顾问。3.合同审批合同承办部门将审核通过的合同文本及相关资料提交公司领导审批。公司领导应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，签署审批意见。对于重大合同，需经公司董事会或股东会审议通过后方可签订。4.合同签订合同经审批通过后，由合同承办部门与合同对方签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，确保合同条款清晰、准确、完整。合同签订人应具备相应的授权，在合同上签字并加盖公司公章或合同专用章。（二）合同履行管理1.合同承办部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行义务，确保合同顺利执行。2.建立合同履行跟踪机制，合同承办部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施解决。对于可能影响合同履行的重大事项，应及时向公司领导报告。3.合同对方提出变更合同要求的，合同承办部门应及时与对方沟通协商，并按照合同变更的程序进行处理。合同变更需经公司领导审批后，签订书面变更协议。（三）合同变更管理1.合同变更的提出合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同的，合同承办部门或合同对方应及时提出变更申请，并说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.合同变更的审核合同承办部门应将变更申请提交法律合规部门进行审核。法律合规部门应从法律角度对变更内容的合法性、合理性等进行审查，提出审核意见。3.合同变更的审批合同变更申请经审核通过后，提交公司领导审批。公司领导应根据变更的情况进行审批，签署审批意见。4.合同变更的签订合同变更经审批通过后，由合同承办部门与合同对方签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同终止管理1.合同终止的条件合同履行完毕、合同解除、合同无效、合同被撤销等情况下，合同终止。2.合同终止的通知合同承办部门应在合同终止事由发生后及时通知合同对方，并办理相关手续。3.合同终止的结算合同终止后，合同承办部门应按照合同约定进行结算，清理债权债务。涉及款项支付的，应按照公司财务管理制度办理支付手续。4.合同终止的档案管理合同终止后，合同承办部门应将合同及相关档案资料整理归档，妥善保管。（五）合同纠纷处理1.合同履行过程中发生纠纷的，合同承办部门应及时报告公司领导，并与合同对方协商解决。协商解决不成的，应及时采取法律措施维护公司合法权益。2.法律合规部门应参与合同纠纷的处理，提供法律支持和建议。必要时可聘请外部律师代理诉讼或仲裁。3.合同纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，确保公司在纠纷处理中处于有利地位。三、档案管理（一）档案分类1.合同档案：包括合同文本、合同审批文件、合同变更协议、合同履行记录等。2.合同相关资料档案：包括合同对方的主体资格证明、信用状况报告、履约能力评估报告、招投标文件、谈判记录、往来信函等。（二）档案收集1.合同承办部门负责合同及相关资料档案的收集工作。在合同签订、履行、变更、终止等过程中，应及时将相关文件资料整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案管理人员应定期对合同承办部门提交的档案资料进行检查和核对，发现问题及时通知承办部门补充或更正。（三）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案资料进行整理，编制档案目录，便于查阅和检索。2.对合同档案应按照合同签订时间、合同类别等进行分类存放，对合同相关资料档案应按照资料性质、时间顺序等进行整理归档。（四）档案保管1.公司应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全存放。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现档案损坏、变质等情况应及时采取措施进行修复或处理。3.对重要的合同档案应进行备份，备份资料应妥善保管，防止丢失或损坏。（五）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应按照档案查阅申请表的要求提供档案资料，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.涉及公司商业秘密或重要信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（六）档案借阅1.因工作需要借阅合同档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应办理延期手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。借阅期满后，应及时归还档案资料。（七）档案销毁1.对已失去保存价值的合同档案，档案管理部门应定期进行清理，提出销毁意见。2.档案销毁意见应报公司领导审批，经批准后，由档案管理部门会同相关部门共同进行销毁。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁地点、监销人等信息。四、监督与考核（一）监督检查1.公司设立合同管理及档案管理监督小组，定期对各部门的合同管理及档案管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性，档案资料的完整性、准确性、安全性等。3.对监督检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立合同管理及档案管理工作考核评价制度，对各部门的合同管理及档案管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订合规率、合同履行率、档案资料完整率、档案