云南实物档案数字化制度

PAGE云南实物档案数字化制度一、总则（一）目的为加强云南实物档案的管理与利用，规范实物档案数字化工作流程，确保实物档案信息的真实性、完整性和安全性，提高档案管理效率和服务水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于云南地区各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织的实物档案数字化工作。（三）基本原则1.真实性原则：实物档案数字化应忠实于原件，确保数字化成果与实物档案原件内容一致。2.完整性原则：全面、系统地对实物档案进行数字化处理，保证数字化档案信息的完整性。3.安全性原则：采取有效措施保障实物档案数字化过程中信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，确保实物档案数字化工作的标准化、规范化。二、实物档案定义与范围（一）定义实物档案是指各组织在工作和活动中形成的，具有保存价值的，以物质实体形式存在的各种载体的档案，包括但不限于奖章、证书、牌匾、印章、票证、模型、样品等。（二）范围1.荣誉类：如各级政府部门颁发的荣誉证书、奖章、奖杯等。2.证件类：包括组织机构代码证、营业执照、资质证书等各类证件的原件及副本。3.标识类：单位的徽章、旗帜、招牌等具有标识意义的实物。4.凭证类：合同、协议、票据、存单等重要凭证。5.艺术作品类：书法、绘画、雕塑等具有艺术价值的实物。6.其他类：具有特殊历史意义或保存价值的其他实物。三、实物档案数字化流程（一）档案收集与整理1.收集要求各部门应定期将本部门产生的实物档案收集整理后移交至档案管理部门。收集过程中要确保实物档案的完整性，对破损、缺失的实物应及时进行修复或补充。2.整理内容对收集到的实物档案进行分类、编号，建立实物档案目录清单，记录实物档案的名称、来源、日期、保管期限等信息。根据实物档案的类别和特点，选择合适的存放方式，确保实物档案的安全保管。（二）数字化前处理1.清洁与修复对实物档案进行清洁，去除表面的灰尘、污渍等。对于有损坏的实物档案，按照专业修复技术要求进行修复，确保实物档案能够清晰、完整地进行数字化扫描。2.标识与编号核对在实物档案上标注清晰、准确的编号，确保编号与实物档案目录清单一致。核对实物档案的标识信息，如名称、日期等，确保信息准确无误。（三）数字化扫描1.扫描设备与参数选用符合档案数字化要求的扫描设备，确保扫描图像清晰、完整。根据实物档案的材质、颜色、尺寸等因素，合理设置扫描参数，如分辨率、色彩模式等。一般情况下，扫描分辨率应不低于300dpi，色彩模式为24位真彩色。2.扫描方式对于尺寸较小、形状规则的实物档案，可采用平板扫描方式进行扫描。对于尺寸较大、形状不规则的实物档案，如牌匾、旗帜等，可采用专业的大幅面扫描设备或拼接扫描方式进行扫描，确保扫描图像完整、无遗漏。3.扫描质量控制每扫描完一批实物档案，应随机抽取一定比例的扫描图像进行质量检查，检查内容包括图像清晰度、色彩还原度、有无黑边、白边等。对质量不符合要求的扫描图像，应及时进行重新扫描。（四）图像处理1.图像纠偏与裁剪对扫描后的图像进行纠偏处理，确保图像端正、无倾斜。根据实物档案的实际尺寸和内容，对图像进行裁剪，去除多余的空白部分，使图像内容完整、突出。2.图像增强与去噪运用图像处理软件对图像进行增强处理，提高图像的清晰度和对比度，使图像细节更加清晰。去除图像中的噪声、斑点等瑕疵，确保图像质量。3.图像格式转换将处理后的图像统一转换为符合档案存储要求的格式，如TIFF格式。在格式转换过程中，要确保图像信息的完整性和准确性，避免出现数据丢失或错误。（五）数据挂接与存储1.数据挂接将数字化处理后的图像数据与实物档案目录清单进行挂接，建立准确的索引关系，以便于查询和利用。通过档案管理系统，将图像数据上传至服务器存储，并与对应的实物档案目录信息相关联，实现档案信息的数字化管理。2.存储要求采用安全可靠的存储设备和存储方式，如磁盘阵列、磁带库等，对实物档案数字化数据进行备份存储。存储设备应具备冗余设计和数据恢复功能，确保数据的安全性和可靠性。同时，要定期对存储设备进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。根据实物档案的重要性和保管期限，制定合理的数据存储策略，对长期保存的数据进行定期迁移和备份，确保数据的可访问性和完整性。（六）数字化成果验收1.验收标准数字化成果应符合本制度规定的各项技术要求和质量标准，包括扫描分辨率、色彩模式、图像清晰度、数据挂接准确性等。实物档案数字化目录清单应完整、准确，与数字化图像数据一一对应。2.验收流程数字化工作完成后，由档案管理部门组织相关人员对数字化成果进行验收。验收人员应按照验收标准对数字化成果进行逐一检查，并填写验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、存在问题及整改建议等内容。对验收不合格的数字化成果，应及时通知数字化处理部门进行整改，直至验收合格为止。四、实物档案数字化管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定实物档案数字化工作计划和实施方案，组织协调各部门开展实物档案数字化工作。2.对实物档案数字化工作进行监督指导，确保数字化工作按照规定的流程和标准进行。3.负责实物档案数字化成果的验收、存储和管理，建立健全实物档案数字化信息查询利用机制，为各部门提供档案信息服务。4.定期对实物档案数字化工作进行总结和评估，分析存在的问题，提出改进措施和建议，不断提高实物档案数字化管理水平。（二）数字化处理部门职责1.根据档案管理部门的要求，负责实物档案数字化处理设备的配备、维护和管理。2.按照实物档案数字化流程和技术标准，对实物档案进行数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作，确保数字化成果的质量和进度。3.负责数字化处理过程中数据的安全管理，采取有效的数据安全防护措施，防止数据泄露、篡改和丢失。4.配合档案管理部门做好数字化成果的验收工作，对验收过程中提出的问题及时进行整改。（三）各部门职责1.负责本部门实物档案的收集、整理和移交工作，确保实物档案的完整性和准确性。2.协助档案管理部门做好实物档案数字化工作，按照档案管理部门的要求提供相关资料和信息。3.配合档案管理部门对实物档案数字化成果进行验收和利用，积极支持档案管理工作。五、实物档案数字化安全管理（一）人员安全管理1.对参与实物档案数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，使其熟悉数字化工作中的安全风险和防范措施。2.与参与实物档案数字化工作的人员签订保密协议，明确其在工作中应承担的保密义务和责任，防止因人员流动导致档案信息泄露。3.对涉及实物档案数字化工作的人员进行权限管理，根据其工作岗位和职责，授予相应的系统操作权限，严格限制对敏感信息的访问。（二）数据安全管理1.建立实物档案数字化数据备份制度，定期对数字化数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。2.采用数据加密技术对实物档案数字化过程中传输和存储的数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.加强对数字化处理设备和存储设备的安全管理，设置访问密码和权限，定期进行病毒查杀和安全漏洞扫描，防止数据被非法获取或篡改。（三）环境安全管理1.为实物档案数字化工作提供安全、稳定的工作环境，确保工作场所的温度、湿度、防尘、防火、防盗等条件符合档案保管要求。2.安装必要的安全监控设备，对实物档案数字化工作场所进行实时监控，防止无关人员进入工作区域，确保档案信息安全。3.制定实物档案数字化工作场所的应急预案，定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力，确保在发生安全事故时能够及时采取有效措施，减少损失。六、实物档案数字化利用与保密（一）利用管理1.建立实物档案数字化信息查询利用制度，明确查询利用的范围、流程和权限。2.各部门因工作需要查询利用实物档案数字化信息时，应填写查询申请表，经本部门负责人审批后提交档案管理部门。3.档案管理部门根据查询申请表，对查询利用人员的身份和权限进行核实，按照规定提供相应的数字化档案信息，并做好查询利用记录。4.对于涉及重要实物档案数字化信息的查询利用，应实行审批备案制度，确保信息的合理使用和安全。（二）保密管理1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强对实物档案数字化信息的保密管理，防止档案信息泄露。2.对实物档案数字化信息的存储、传输、使用等环节采取保密措施，如加密存储、限制访问、专人管理等。3.未经档案管理部门批准，任何单位和个人不得擅自复制、传播、转让实物档案数字化信息。4.对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的实物档案数字化工作，应按照国家相关保密规定进行管理，确保信息安全。七、监督与检查（一）监督机制1.建立实物档案数字化工作监督机制，档案管理部门定期对各部门实物档案数字化工作进行监督检查，确保工作按照制度要求和流程规范进行。2.设立监督举报电话和邮箱，接受广大干部职工对实物档案数字化工作中违规行为的举报，对举报信息进行及时核实和处理。（二）检查内容1.实物档案数字化工作的组织实施情况，包括工作计划制定、人员配备、设备采购等。2.实物档案数字化流程的执行情况，如档案收集整理、数字化前处理、扫描、图像处理、数据挂接与存储等环节是否符合标准要求。3.实物档案数字化成果的质量情况，包括扫描图像清晰度、色彩还原度、数据准确性等。4.实物档案数字化安全管理情况，如人员安全、数据安全、环境安全等方面的措施落实情况。5.实物档案数字化利用与保密管理情况，如查询利用制度执行情况、保密措施落实情况等。（三）检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整