铁路档案管理制度8号文

PAGE铁路档案管理制度8号文一、总则（一）目的为加强铁路档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在铁路建设、运营、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合铁路行业实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于铁路系统内各单位、部门及其所属机构形成的各类档案的管理。包括但不限于铁路工程建设档案、运输生产档案、设备技术档案、人事档案、财务档案、行政管理档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则铁路档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。各单位、部门应明确档案管理机构，配备专业人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受上级档案管理部门的监督和指导。2.真实完整原则档案应如实反映铁路各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性和完整性。在档案形成过程中，各部门应严格按照规定的程序和要求，及时、准确地收集、整理各类文件材料，不得遗漏、篡改或伪造档案。3.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。建立健全档案检索体系和利用制度，为铁路各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.铁路总公司档案管理部门负责全路档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和档案资源的集中管理。2.铁路局档案管理部门负责本铁路局档案工作的组织实施、业务指导和档案的集中管理，同时对所属单位档案工作进行监督检查。3.站段及其他基层单位档案管理部门负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等具体工作，接受上级档案管理部门的业务指导。（二）档案管理机构职责1.铁路总公司档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定铁路档案管理制度和业务标准。组织开展全路档案工作的调研、培训和宣传，提高档案管理水平。负责全路重大建设项目、重要科研项目等档案的监督指导和验收工作。集中管理全路具有重要保存价值的档案，建立全路档案信息资源库，实现档案信息共享。负责全路档案统计工作，定期向上级主管部门报送档案工作统计报表。组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。2.铁路局档案管理部门职责贯彻执行铁路总公司档案管理制度和业务标准，结合本局实际，制定具体的实施细则。组织开展本局档案工作的业务指导和监督检查，对所属单位档案工作进行考核评价。负责本局重大建设项目、重要科研项目等档案的监督指导和验收工作。集中管理本局具有重要保存价值的档案，建立本局档案信息资源库，为本局各项工作提供档案信息服务。负责本局档案统计工作，定期向铁路总公司档案管理部门报送档案工作统计报表。组织开展本局档案信息化建设，推进档案管理现代化。3.站段及其他基层单位档案管理部门职责贯彻执行上级档案管理制度和业务标准，制定本单位档案管理办法和工作流程。负责本单位各类文件材料的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整、准确、系统。建立健全本单位档案检索体系，提供档案查阅、借阅等利用服务，积极开发档案信息资源。负责本单位档案统计工作，定期向上级档案管理部门报送档案工作统计报表。加强本单位档案安全保密工作，确保档案实体安全和信息安全。配合上级档案管理部门做好档案业务培训、检查验收等工作。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.铁路各单位、部门应建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，明确文件材料的形成责任和流程。2.在各项工作活动中，承办部门和人员应按照文件材料的形成规律，及时收集、整理本部门形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。3.铁路工程建设项目、科研项目等应同步建立项目文件材料管理机制，明确项目文件材料的收集范围、整理要求和归档时间，确保项目文件材料与项目建设、科研活动同步进行。（二）文件材料的收集1.收集范围铁路工程建设档案：包括项目前期文件、工程设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。运输生产档案：包括行车组织、客货运组织、调度指挥、安全管理、设备运行维护等方面的文件材料。设备技术档案：包括设备采购、安装调试、运行维护、技术改造、报废处置等过程中形成的文件材料。人事档案：包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、培训、职称等方面的文件材料。财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务管理制度等文件材料。行政管理档案：包括党、政、工、团等组织工作形成的文件材料，以及行政管理、后勤保障、对外联络等方面的文件材料。2.收集要求各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的文件材料，并定期向本单位档案管理部门移交。对于具有保存价值的电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。档案管理部门应加强对档案收集工作的监督检查，对不及时移交或移交不完整的部门，应督促其限期整改。四、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类铁路档案一般分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等类别。文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；科技档案按照项目专业阶段进行分类；会计档案按照会计年度保管期限进行分类；人事档案按照干部职工个人进行分类；声像档案按照载体形式使用时间内容进行分类；电子档案按照存储介质信息类别时间顺序进行分类。2.编号对整理好的档案应进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。文书档案编号一般采用全宗号年度保管期限件号的形式；科技档案编号一般采用项目编号专业代码案卷号的形式；会计档案编号一般采用年度保管期限册号的形式；人事档案编号一般采用个人档案编号的形式；声像档案编号一般采用载体编号顺序号的形式；电子档案编号一般采用存储介质编号文件编号的形式。3.编目编制档案目录是档案整理的重要环节，通过编目可以揭示档案的内容和成分，为档案的查找、利用提供便利。档案目录应包括案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号、页数等项目。电子档案目录还应包括文件格式、存储位置、元数据信息等内容。（三）归档要求1.各单位档案管理部门应按照档案整理要求，对收集到的文件材料进行及时整理和归档。归档的文件材料应齐全、完整、准确，符合整理规范。2.归档时间应根据文件材料的形成规律和实际情况确定。文书档案一般应在次年上半年完成归档；科技档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档；会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门归档；人事档案应在干部职工工作变动或离职后及时归档；声像档案应在活动结束后一个月内归档；电子档案应随实体档案同步归档或在规定时间内单独归档。3.归档的档案应编制移交清单，交接双方应签字确认。移交清单应一式两份，分别由移交部门和档案管理部门保存。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.铁路各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照不同类别、保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应采用档案盒、档案柜等方式进行存放，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限、档号等信息；电子档案应采用光盘、磁带、硬盘等存储介质进行存储，并建立电子档案存储目录，注明存储位置、文件名、文件格式、存储时间等信息。3.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等，确保档案的安全。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案霉变、虫蛀、破损等。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强档案信息安全管理，采取加密、备份、防火墙等技术手段，防止档案信息泄露和丢失。4.对档案库房的设施设备应定期进行维护和更新，确保其性能良好，满足档案保管要求。六、档案的利用与开发（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为铁路各项工作提供服务。（二）利用方式1.查阅本单位工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。外单位人员查阅铁路档案的，应持单位介绍信，经铁路相关部门同意后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案的，还应经铁路档案管理部门负责人批准。档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自复制档案。借阅期满后，应及时归还档案。3.出具证明单位或个人需要档案管理部门出具档案证明的，应填写档案证明申请表，经所在部门负责人批准后，由档案管理部门根据档案内容出具证明。档案证明应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期。（三）档案开发1.铁路档案管理部门应积极开展档案开发利用工作，通过对档案信息的整理、分析和研究，挖掘档案的潜在价值，为铁路发展提供决策支持。2.建立档案信息资源库，实现档案信息的数字化存储和共享，提高档案信息的利用效率。3.编辑出版档案资料汇编、专题研究报告等，为铁路职工提供学习和研究的参考资料。4.利用档案开展历史研究、文化宣传等活动，传承铁路文化，弘扬铁路精神。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织1.铁路总公司和铁路局应成立档案鉴定委员会或鉴定小组，负责对本单位保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定。鉴定委员会或鉴定小组应由档案管理部门、业务部门、纪检监察部门等人员组成。2.站段及其他基层单位应成立档案鉴定工作小组，负责对本单位保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作小组应由档案管理部门、业务部门等人员组成。（三）鉴定方法1.档案鉴定应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值，是否涉及未了事宜或需要继续保密等情况。3.对失去保存价值的档案，应填写档案销毁审批表，经鉴定组织审核批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应按照规定的程序进行，确保销毁过程的安全、保密。2.档案销毁前，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清单应一式两份，分别由档案管理部门和监销部门保存。3.档案销毁时，应由档案管理部门、纪检监察部门等人员共同监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁情况报告本单位档案鉴定组织。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立覆盖铁路系统的档案信息化管理平台，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、智能化检索和共享利用。2.提高档案管理工作效率和质量，降低档案管理成本，提升档案服务水平。3.推动档案管理现代化，促进铁路行业的信息化建设和发展。（二）建设内容1.档案数字化对铁路系统内保存的纸质档案、声像档案等进行数字化处理，将其转化为电子档案，实现档案信息的长期保存和便捷利用。档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全性。2.档案管理系统建设开发建设铁路档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。档案管理系统应具备用户管理、权限管理、流程管理、数据统计分析、检索查询、在线借阅、电子文件管理等功能，满足铁路档案管理工作的实际需求。3.档案信息资源库建设建立铁路档案信息资源库，整合全路各类档案信息资源，实现档案信息的集中存储和共享。档案信息资源库应具备数据备份、数据恢复、数据安全防护等功能，确保档案信息的安全可靠。4.档案信息化安全保障体系建设建立健全档案信息化安全保障体系，加强档案信息安全管理，采取加密、认证、授权、访问控制、防火墙等技术手段，防止档案信息泄露、篡改和丢失。制定档案信息化安全管理制度和应急预案，定期进行安全检查和应急演练，确保档案信息化系统的安全稳定运行。（三）建设要求1.铁路各单位应