图书馆业务档案管理制度

PAGE图书馆业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强图书馆业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在图书馆各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本图书馆全体工作人员在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则图书馆业务档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映图书馆业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集、整理图书馆业务活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责图书馆业务档案的集中管理工作。其职责包括：1.制定和完善图书馆业务档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。5.组织档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门兼职档案员职责各部门设立兼职档案员，负责本部门业务档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。其职责包括：1.负责本部门业务文件材料的收集、积累和整理，确保文件材料的齐全完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门形成的档案进行分类整理，编制档案目录，定期向档案管理部门移交。3.协助档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的临时保管，确保档案的安全，防止档案丢失、损坏。三、档案的收集与整理（一）收集范围图书馆业务档案的收集范围包括但不限于以下方面：1.图书馆建设项目档案，如项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。2.图书采购档案，包括采购计划、采购合同、图书清单、验收记录等。3.读者服务档案，如读者借阅记录、咨询记录、投诉处理记录等。4.业务培训档案，包括培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩等。5.学术研究档案，如研究课题立项文件、研究成果报告、学术论文发表情况等。6.设备管理档案，包括设备购置合同、设备清单、设备维护记录、设备报废处理文件等。7.财务管理档案，如预算编制、经费使用情况、财务审计报告等。8.行政管理档案，如工作计划、工作总结、会议记录、规章制度等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类文件材料，确保文件材料的真实、完整、有效。2.对重要业务活动形成的文件材料，应在活动结束后及时整理归档，不得积压。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（三）整理方法1.分类根据档案的形成领域、内容性质和保管期限等因素，对收集的档案进行分类。一般可分为以下几类：党群工作类行政管理类业务工作类人事管理类财务管理类根据实际情况，每大类可再细分若干小类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号方法可采用数字编号或字母与数字相结合的方式。3.编目编制档案目录索引，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速查找档案。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉。四、档案的保管（一）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于通风和查找档案。档案应分类存放，标识清晰。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：永久保管的档案：凡是反映图书馆主要职能活动和历史面貌的，对本馆和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：主要是图书馆在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。短期保管的档案：是图书馆在较短时间内需要查考利用的档案，保管期限一般为5年以下。（三）档案的清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案保管状况进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。检查内容包括档案的完整性、准确性、字迹清晰度、载体状况等。3.做好档案清点和检查记录，对发现的问题和处理情况进行详细记载。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应遵守国家有关法律法规和本馆档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.用户申请原则档案利用实行用户申请制度，用户需填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用时间等内容。3.审批登记原则档案管理部门对用户申请进行审批，批准后方可提供档案利用服务。同时，对档案利用情况进行登记，记录利用时间、利用人、利用内容等信息。（二）利用方式1.查阅用户可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。2.借阅对于确需借阅档案的用户，档案管理部门应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、拍照、摘录档案内容。3.出具证明根据用户需求，档案管理部门可出具档案证明材料。证明材料应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得提供利用。2.对重要档案的利用，应严格控制利用范围和审批程序，确保档案的安全。3.档案利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并采取相应措施进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。具体鉴定标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映图书馆主要职能活动和历史面貌的，对本馆和社会具有长远利用价值的档案，应继续保存。2.长期保管的档案：在一定时期内具有查考利用价值的档案，如仍有利用价值，可适当延长保管期限；如已失去利用价值，可予以销毁。3.短期保管的档案：保管期满且确无利用价值的档案，可予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、馆长批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程中应确保档案信息彻底销毁，不得泄露。4.销毁完毕后，销毁人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立图书馆业务档案数字化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、调整亮度对比度等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案的题名、日期、责任者、保管期限等信息录入数字化管理系统，建立档案数据库。4.挂接存储将处理后的图像数据与数据库信息进行挂接，存储在服务器或存储设备上，实现档案的电子化管理。（三）系统功能1.档案录入功能能够方便快捷地录入档案的基本信息和图像数据，支持批量录入和单个录入。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按题名、日期、责任者、编号等进行检索，能够快速准确地查找所需档案。3.借阅管理功能实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等功能，对借阅情况进行实时跟踪和统计。4.权限管理功能设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。只有授权用户才能访问和操作相关档案。5.备份与恢复功能定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。在系统出现故障时，能够及时恢复数据。（四）安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对系统的安全防护，