街道办事处档案保管制度

PAGE街道办事处档案保管制度一、总则（一）目的为加强街道办事处档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合街道办事处实际工作情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道办事处各部门及所属社区在工作中形成的各类档案的保管。（三）档案定义本制度所称档案，是指街道办事处各部门及所属社区在履行职能、从事业务活动、解决实际问题过程中形成的具有保存价值的各种载体的历史记录。（四）基本原则1.集中统一管理原则街道办事处档案实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映街道办事处的工作活动和历史面貌，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集和整理街道办事处工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为街道办事处各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善街道办事处档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理街道办事处各类档案，包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等。3.对各部门及所属社区的档案工作进行指导、监督和检查，定期开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。5.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录等，方便档案查询利用。6.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、档案柜、防火防盗防潮防虫等设施，确保档案实体安全。7.按照规定的期限和程序，对到期档案进行鉴定和销毁，确保档案信息的时效性和安全性。8.积极开展档案利用工作，为街道办事处各项工作提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记和统计工作。9.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）各部门及所属社区档案管理人员1.负责本部门及所属社区档案的收集、整理、移交等工作，确保档案及时、完整地移交综合档案室。2.按照档案管理要求，对本部门及所属社区的文件材料进行分类整理，定期向综合档案室移交档案。3.协助综合档案室开展档案整理、编目、数字化等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门及所属社区档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.积极配合综合档案室做好档案利用工作，为查阅档案的人员提供必要的帮助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与街道办事处工作相关的文件、指示、通知等。2.街道办事处制定的各类政策文件、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等。3.街道办事处各部门在履行职能过程中形成的业务文件、合同协议、项目资料、调查研究报告等。4.所属社区上报的各类报表、工作计划、工作总结、居民档案等。5.街道办事处组织开展的各类活动形成的文件、照片、录像等声像资料。6.街道办事处工作人员在工作中形成的个人业务档案、荣誉证书等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门及所属社区应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集工作的及时性和准确性。2.对工作中形成的文件材料，应及时进行整理和归档，不得积压或拖延。3.收集的档案应保持文件材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁文件。4.对于重要文件和资料，应进行备份或复制，确保档案信息的安全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录和备考表。将整理好的文件材料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明年度、保管期限、机构（问题）等信息。2.业务档案根据业务工作的特点和档案管理要求，制定具体的分类方案。对业务文件材料进行分类整理，建立业务档案案卷目录。按照案卷顺序号排列案卷，装入档案柜。3.声像档案对照片、录像等声像资料进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。制作声像档案目录，将声像资料刻录成光盘或存储在电子设备中，并进行备份。将声像档案与对应的文字说明材料一并归档保存。4.电子档案按照电子文件的类别和保管期限进行分类存储。建立电子档案目录数据库，对电子档案进行编目和索引。定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全和完整。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫的地点，确保档案保管环境安全。2.档案库房应配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应设置专门的整理区、查阅区和存储区，保持库房整洁、有序。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应存放在档案柜或货架上，排列整齐，标识清晰。3.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括本机关制定的法规政策性文件、重要会议文件、重要业务文件、机构演变文件、人事任免文件等。长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括一般会议文件、一般业务文件、一般性统计报表等。短期保管的档案保管期限为1年至15年，主要包括事务性文件、临时性文件等。2.业务档案的保管期限根据业务工作的特点和相关规定确定。3.声像档案和电子档案的保管期限与对应的纸质档案一致。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。2.做好档案库房的温湿度控制，保持库房温湿度适宜，防止档案受潮、发霉、变形等。3.加强档案的防火、防盗、防虫、防鼠等工作，定期检查消防设施设备，确保档案库房安全。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案信息的可读性。5.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自出借、销毁档案。五、档案的利用（一）利用范围1.街道办事处工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅档案。3.居民因个人事务需要查阅相关档案。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到综合档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和支持，协助查阅人员查找所需档案。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人或社区负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经部门负责人或社区负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案查阅专用章，并注明用途。（三）利用手续1.查阅档案时，查阅人员应出示有效证件，并在档案查阅登记簿上登记查阅日期、查阅内容、查阅人等信息。2.借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等信息，并经部门负责人或社区负责人签字批准。档案管理人员应将档案借阅申请表留存备案，并按照借阅期限及时催还档案。3.复制档案时，档案管理人员应按照档案复制申请表的要求进行复制，并对复制的档案进行核对和登记。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案查阅专用章。（四）利用限制1.涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.档案利用完毕后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查和核对，确保档案完整无损。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限规定为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果客观、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的现实利用价值和历史保存价值。2.参考档案保管期限表，结合街道办事处工作实际，确定档案的保管期限是否合理。3.对涉及重要工作、重大事件、关键业务的档案，应重点审查，确保档案的完整性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案名称、年度、保管期限、文号、数量等信息，并由档案鉴定工作小组负责人签字确认。3.将档案销毁清册报街道办事处领导审批，经批准后，方可进行档案销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁过程的安全和彻底。5.档案销毁时，应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清册上签字确认。6.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，为街道办事处各项工作提供便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设开发或选用适合街道办事处档案管理工作的档案管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等功能的信息化管理。3.网络安全建设建立健全档案信息化网络安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等安全措施，确保档案信息网络安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟