营销部档案管理制度

PAGE营销部档案管理制度一、总则（一）目的为加强营销部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在营销工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于营销部所有部门及员工在业务活动中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：营销部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映营销业务活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询和利用。二、档案管理职责（一）营销部经理职责1.负责营销部档案管理工作的总体领导和监督。2.审批档案管理制度、工作计划和重要档案的保管期限等。3.协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等具体工作。2.制定档案管理工作计划，建立健全档案管理制度和工作流程。3.对档案进行分类、编号、编目等，确保档案的规范化管理。4.定期对档案进行清查、核对，保证档案的安全和完整。5.为营销人员提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪工作。（三）营销人员职责1.负责将本人在业务活动中形成的文件材料及时整理、移交档案管理人员。2.遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。3.在工作中需要查阅档案时，应按照规定办理查阅手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.市场调研资料：包括市场调研报告、行业动态分析、竞争对手资料等。2.客户资料：客户基本信息、需求分析、合作协议、往来信函等。3.营销活动资料：营销策划方案、广告宣传资料、促销活动记录、活动照片和视频等。4.销售业务资料：销售合同、订单、报价单、销售统计报表等。5.商务谈判资料：谈判记录、协议草案、备忘录等。6.其他与营销业务相关的文件材料，如会议纪要、工作汇报、培训资料等。（二）收集要求1.营销人员应在业务活动结束后及时将相关文件材料收集齐全，整理好后移交档案管理人员。2.对于重要文件材料，应一式两份，一份原件归档，一份复印件留存业务部门使用。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为市场调研类、客户类、营销活动类、销售业务类、商务谈判类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.一般文件材料应在次年第一季度内归档。2.重要紧急文件材料应随时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集到的文件材料进行审核，检查其完整性和准确性。2.按照整理方法进行分类、编号、编目等处理。3.将整理好的档案装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）上标明档案编号、名称、保管期限等信息。4.将档案存放在指定的档案库房或档案柜中。（三）保管期限1.永久保管：具有重要历史价值和长期利用价值的档案，如公司重大营销决策文件、长期合作客户的核心资料等。2.定期保管：分为3年、5年、10年等不同期限，根据档案的重要程度和利用价值确定。一般的市场调研资料、客户资料等可保管3年；销售合同、订单等可保管5年；重要的营销活动策划方案等可保管10年。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.营销部内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。2.公司其他部门人员查阅营销部档案，需经营销部经理批准，并办理相关手续。3.外部单位或个人查阅营销部档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人到档案管理人员处办理查阅登记手续，领取档案查阅证。3.档案管理人员根据查阅申请表提供的信息，查找并提供相关档案，查阅人应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记本上签字注销。（三）借阅权限1.营销部内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.公司其他部门人员借阅营销部档案，需经营销部经理批准，并办理相关手续。借阅期限和续借手续按照营销部内部人员的规定执行。4.外部单位或个人原则上不得借阅营销部档案，如有特殊情况，需经公司总经理批准，并签订保密协议。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息。2.申请表经批准后，借阅人到档案管理人员处办理借阅登记手续，领取档案借阅证和档案。3.档案管理人员应对借阅的档案进行清点和检查，确保档案的完整和安全。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期，应提前办理续借手续。6.档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密规定，对档案信息进行保密。2.对涉及公司商业秘密、客户隐私等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.未经批准，任何人不得擅自复制、传播、泄露档案内容。4.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅人、借阅人遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时处理。3.档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，如火灾扑救、防盗报警等，确保档案的安全。4.对电子档案应采取安全防护措施，防止病毒感染、数据丢失等情况发生。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理人员提出鉴定意见，填写《档案鉴定申请表》。2.成立档案鉴定小组，由营销部经理、档案管理人员及相关业务人员组成，对档案鉴定申请表进行审核。3.档案鉴定小组根据档案的保存价值和利用情况，确定档案的存毁意见。（二）销毁程序1.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经营销部经理审核后，报公司分管领导批准。3.按照批准的销毁