档案室安保保密制度范本

PAGE档案室安保保密制度范本一、总则1.目的为加强公司档案室的安全保卫工作，确保档案资料的安全与保密，防止档案资料的丢失、损坏、泄露，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案管理的部门和人员，包括档案室工作人员、档案查阅人员、档案借阅人员等。3.基本原则（1）严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。（2）坚持安全第一、预防为主的方针，采取有效措施防范各类安全事故的发生。（3）强化保密意识，严格保密措施，确保档案资料不被泄露。二、安保措施1.档案室选址与布局（1）档案室应选择在安全、干燥、通风良好的位置，远离易燃、易爆、易潮等危险区域。（2）档案室应进行合理布局，分为档案存储区、查阅区、整理区等，各区域之间应保持适当的距离，避免相互干扰。2.安全设施配备（1）档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、防盗窗、防火门、灭火器、烟雾报警器、温湿度计等。（2）安全设施应定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.人员出入管理（1）档案室应设置专门的出入口，配备门禁系统，严格控制人员出入。（2）档案室工作人员应佩戴工作牌，持证上岗。非档案室工作人员未经许可不得进入档案室。（3）外来人员因工作需要进入档案室时，应经档案室负责人批准，并进行登记，注明进入时间、事由、离开时间等。4.日常巡查（1）档案室应安排专人负责日常巡查，每天至少巡查一次，检查档案室的安全设施、档案资料等是否正常。（2）巡查人员应做好巡查记录，发现问题及时报告并处理。5.应急处置（1）档案室应制定应急预案，明确火灾、盗窃、泄密等突发事件的应急处置措施。（2）定期组织应急演练，提高工作人员的应急处置能力。（3）发生突发事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，并及时报告公司领导和相关部门。三、保密措施1.保密制度建设（1）建立健全保密制度，明确保密工作的职责、范围、措施等。（2）定期对保密制度进行修订和完善，确保其有效性和适应性。2.人员保密管理（1）对档案室工作人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平。（2）与档案室工作人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。（3）对涉及档案管理的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。3.档案保密管理（1）对档案资料进行分类管理，根据其重要程度和保密级别进行标识。（2）严格控制档案资料的查阅和借阅，未经批准不得擅自查阅和借阅档案资料。（3）查阅和借阅档案资料时，应在指定的地点进行，不得带出档案室。（4）对档案资料的电子版本应进行加密存储，设置访问权限，防止其被非法获取和篡改。4.保密监督检查（1）定期对保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。（2）对违反保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。四、档案查阅与借阅管理1.查阅管理（1）公司内部人员因工作需要查阅档案资料时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅范围、查阅时间等，经部门负责人批准后，到档案室查阅。（2）档案室工作人员应根据批准的查阅申请表，提供相应的档案资料，并对查阅过程进行监督。（3）查阅人员应在指定的地点进行查阅，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换等。（4）查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还档案室，档案室工作人员应进行核对和签收。2.借阅管理（1）公司内部人员因工作需要借阅档案资料时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、借阅范围、借阅时间等，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。（2）档案室工作人员应根据批准的借阅申请表，对借阅人员的身份和借阅权限进行审核，无误后办理借阅手续，并收取相应的押金。（3）借阅人员应在规定的时间内归还档案资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。（4）借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、转让、泄露等。如发现档案资料丢失、损坏等情况，应及时报告档案室，并承担相应的赔偿责任。五、档案整理与归档管理1.整理原则（1）档案整理应遵循真实性、完整性、系统性、准确性的原则，确保档案资料的质量。（2）按照档案形成的规律和特点，对档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。2.归档要求（1）各部门应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理归档，确保档案资料的及时、完整。（2）归档的文件材料应符合档案管理的要求，字迹清晰、纸张完好、格式规范等。（3）档案室应定期对归档的档案资料进行检查和核对，发现问题及时通知相关部门进行整改。3.整理流程（1）收集：各部门将办理完毕的文件材料收集起来，移交档案室。（2）分类：档案室工作人员根据档案资料的性质、内容等进行分类。（3）编号：对分类后的档案资料进行编号，以便于管理和查找。（4）编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等。（5）装订：对需要装订的档案资料进行装订，确保其整齐、牢固。（6）上架：将整理好的档案资料上架存放，按照编号顺序排列。六、档案保管期限与销毁管理1.保管期限确定（1）根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案资料的保管期限。（2）档案保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案资料应长期保存，不得销毁；长期保管的档案资料保管期限为[X]年；短期保管的档案资料保管期限为[X]年。2.销毁程序（1）档案资料达到保管期限后，由档案室提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等，经公司领导批准后进行销毁。（2）销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。（3）销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况报告公司领导。3.特殊情况处理（1）对涉及公司重大利益、商业秘密等特殊档案资料，即使达到保管期限