社区档案管理三合一制度

PAGE社区档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区建设、管理和服务中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本社区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区各类档案的收集、整理、保管、利用等管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映社区各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集社区工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学整理，使其具有系统性和逻辑性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率，满足社区工作和居民的需求。二、档案管理职责分工（一）社区档案管理工作领导小组成立以社区党委书记为组长，社区居委会主任、副书记为副组长，各部门负责人为成员的社区档案管理工作领导小组。领导小组负责统筹协调社区档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，监督检查档案管理制度的执行情况。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责社区各类档案的日常收集、整理、归档、保管和统计工作。制定档案整理计划，按照档案分类标准对档案进行分类、编号、编目等整理工作。建立档案借阅、利用登记制度，做好档案借阅、归还和利用效果反馈工作。负责档案库房的日常管理，确保档案存放安全，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。协助做好档案信息化建设工作，将档案信息录入电子档案管理系统，实现档案信息的数字化管理。2.各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理员。按照档案管理要求，做好本部门档案的日常保管和利用工作，确保档案的安全和完整。配合档案管理员做好档案管理的各项工作，接受档案管理工作领导小组的监督检查。三、档案收集（一）收集范围1.党群工作类：包括社区党组织建设、党员管理、思想政治工作、精神文明建设等方面的文件材料。2.社区建设类：涉及社区规划与发展、基础设施建设、环境卫生、绿化美化等工作的文件资料。3.社区管理类：涵盖社区治安综合治理、人口与计划生育、民政事务、劳动保障、社区服务等方面的档案。4.社区服务类：有关社区志愿者服务、社区文化活动、社区教育、社区医疗卫生服务等工作形成的档案材料。5.其他类：社区与上级部门、辖区单位、居民之间往来的文件、合同协议、会议记录、统计报表等各类具有保存价值的材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署完备，具有保存价值。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。4.各部门兼职档案员应定期将收集整理好的档案移交档案管理员，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理（一）分类标准1.党群工作类：按照党组织建设、党员管理、思想政治工作、精神文明建设等类别进行分类。2.社区建设类：分为社区规划、基础设施建设、环境卫生、绿化美化等子类。3.社区管理类：包括治安综合治理、人口与计划生育、民政事务、劳动保障、社区服务等分类。4.社区服务类：根据志愿者服务、社区文化活动、社区教育、社区医疗卫生服务等进行分类。5.其他类：按照文件性质、来源等进行分类。（二）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保整齐牢固。2.分类编号：按照分类标准对档案进行分类，编制档案分类目录，并为每份档案编制唯一的编号。编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册作为检索工具。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒封面和脊背填写档案编号、题名、年度、保管期限等信息，便于识别和存放。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备温湿度调节设备、消防器材、防虫药品等设施，确保档案存放安全。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放位置正确。3.对破损、褪色、字迹模糊等档案及时进行修复和复制，延长档案寿命。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案利用（一）利用范围1.社区内部各部门在工作中查阅档案，用于工作参考、决策依据、解决问题等。2.居民查阅：居民因个人事务需要查阅与其自身相关的档案，如户籍档案、婚姻档案、社会保障档案等。3.其他单位或个人查阅：因工作需要，经社区档案管理工作领导小组批准，其他单位或个人可以查阅社区档案。（二）利用手续1.社区内部查阅：各部门工作人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理员处查阅。2.居民查阅：居民查阅与其自身相关的档案，应携带本人有效身份证件，填写档案查阅登记表，经档案管理员核实身份后，在指定地点查阅。查阅涉及个人隐私的档案，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.其他单位或个人查阅：其他单位或个人查阅社区档案，应提前向社区档案管理工作领导小组提交查阅申请，说明查阅目的、内容、范围等情况，经批准后，由档案管理员陪同查阅，并做好查阅记录。查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照，应另行办理审批手续。（三）利用反馈档案利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理员。档案管理员应对档案利用情况进行跟踪，了解利用效果，收集利用者的反馈意见，不断改进档案管理工作。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，根据档案的保存价值和保管期限，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理工作领导小组成员、档案管理人员和相关业务部门人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.审查档案内容：对档案的形成背景、内容价值、历史意义等进行全面审查，判断其是否具有保存价值。2.参考档案保管期限：依据国家有关档案保管期限的规定，结合社区实际情况，确定档案的保管期限。3.征求意见：征求档案形成部门、相关业务部门及档案利用者的意见，综合考虑各方面因素，对档案的存毁做出准确判断。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经档案管理工作领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。销毁过程中应进行现场监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁完毕后，档案管理人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立社区档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将档案目录和档案全文信息录入电子档案管理系统，确保录入数据准确无误。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。3.随着档案管理工作的开展，及时更新和维护电子档案信息，保证电子档案与纸质档案内容一致。（三）系统安全管理1.建立健全电子档案管理系统安全管理制度，设置系统用户权限，严格控制用户对档案信息的访问。2.采取防火墙、杀毒软件、数据加密等安全措施，防止网络攻击、病毒感染和数据泄露，确保电子档案信息安全。3.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。九、监督检查与考核（一）监督检查1.档案管理工作领导小组定期对社区档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管状况、档案利用效果等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入社区