江西省路政档案管理制度

PAGE江西省路政档案管理制度一、总则（一）目的为加强江西省路政档案管理，确保路政档案的完整、准确、系统和安全，更好地服务于路政管理工作，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本省路政管理实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江西省各级路政管理机构在路政管理活动中形成的各类档案，包括路政许可档案、路政巡查档案、路政案件档案、路政设施档案、路政宣传档案以及其他与路政管理相关的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则路政档案由各级路政管理机构设立专门的档案管理部门或指定专人负责集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则路政档案应如实反映路政管理活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则按照路政档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保路政档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定和完善路政档案管理的各项规章制度。负责路政档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。建立路政档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。指导和监督本单位各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。负责向有关部门提供路政档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和反馈工作。2.各部门职责负责本部门路政档案的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求及时移交档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的收集、整理、鉴定等工作，提供有关档案资料和信息。严格遵守档案管理制度，不得擅自留存、销毁或转移档案。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.路政许可档案包括路政许可申请书、申请人身份证明材料、许可事项涉及的图纸、文件、现场勘查记录、许可决定书、许可证副本等。2.路政巡查档案巡查计划、巡查记录、巡查报告、巡查发现问题的处理情况记录等。3.路政案件档案案件来源材料、立案审批表、调查询问笔录、证据材料、处罚决定书、送达回执、案件执行情况记录等。4.路政设施档案路政设施建设项目的立项文件、设计图纸、施工资料、验收报告、维护记录、设施变更记录等。5.路政宣传档案宣传活动方案、宣传资料、宣传报道稿件、照片、视频等。6.其他档案与路政管理相关的会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表、信访材料、合同协议等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、清晰，签字盖章手续齐全。3.对于重大路政管理活动或重要事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。（三）整理方法1.分类按照路政档案的类别，分为路政许可档案类、路政巡查档案类、路政案件档案类、路政设施档案类、路政宣传档案类和其他档案类。每类档案再根据具体内容进行二级分类，如路政许可档案可分为公路用地范围内许可、公路建筑控制区内许可等。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用数字编码方式，如“路许[年份][序号]”表示路政许可档案，“路巡[年份][序号]”表示路政巡查档案等。3.装订对纸张规格不一致、破损或折叠的档案材料进行整理和修复，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放。三、档案的归档与保管（一）归档时间1.路政许可档案应在许可事项办结后15个工作日内归档。2.路政巡查档案应在每月末或每季度末集中归档。3.路政案件档案应在案件结案后30个工作日内归档。4.路政设施档案应在设施建设项目竣工验收后30个工作日内归档，设施维护记录应定期归档。5.路政宣传档案应在宣传活动结束后15个工作日内归档。6.其他档案应在形成后及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案按照归档时间要求移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续。3.档案管理部门将接收的档案按照分类编号顺序进行排列上架，存放于专门的档案库房。（三）保管期限路政档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及路政管理重大决策、重要事件、历史沿革、法律法规依据等具有长远利用价值的档案。2.长期保管在较长时间内对路政管理工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管在较短时间内对路政管理工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年至15年。具体档案的保管期限按照《江西省路政档案保管期限表》执行。（四）保管要求1.档案库房建设档案库房应符合国家有关档案保管的标准要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案安全。2.档案存放方式档案应分类存放于档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。3.档案保护措施定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.库房环境管理保持档案库房的清洁卫生，控制库房的温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。四、档案的利用与统计（一）利用方式1.查阅因工作需要查阅路政档案的，应填写《路政档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人审核，档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅确需借阅路政档案的，应填写《路政档案借阅申请表》，经本部门负责人、档案管理部门负责人和分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容，按时归还档案。3.出具证明根据路政管理工作需要，档案管理部门可依据档案内容出具相关证明材料。出具证明应严格按照档案记载内容如实开具，加盖档案管理部门印章。（二）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用部门、利用人员、查阅或借阅档案内容、利用目的、归还时间等。登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。（三）统计工作档案管理部门应建立路政档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计分析。统计报表应按时报送上级档案管理部门和本单位领导，为路政管理决策提供依据。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的路政档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人和相关专业人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《路政档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《路政档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核，本单位分管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和业务部门共同派员监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容与《路政档案销毁清册》一致，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《路政档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告本单位领导。六、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.路政管理活动中形成的电子文件，如电子文档、电子表格、电子图纸、电子照片、电子视频等，应按照档案管理要求进行收集。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。对特殊格式的电子文件，应同时保存相关软件或转换工具。3.电子文件的整理应参照纸质档案的整理方法，进行分类、编号、编目等，建立电子档案目录数据库。（二）电子档案的归档与保管1.电子档案应定期进行归档，归档时间与纸质档案一致。2.电子档案应存储于专用的存储设备或服务器上，实行异地备份存储，确保数据安全。3.建立电子档案保管制度，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失、损坏或病