幼儿园档案印章管理制度

PAGE幼儿园档案印章管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案印章管理，确保档案印章使用的规范性、安全性和严肃性，维护幼儿园正常的工作秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工在涉及档案管理及相关业务中使用印章的行为。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及教育行业相关标准，确保印章使用合法合规。2.专人专管原则：明确印章管理责任人，实行专人负责保管和使用。3.审批登记原则：印章使用必须经过严格审批，并进行详细登记。4.安全保密原则：确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用，对涉及的机密信息严格保密。二、档案印章的种类及用途（一）档案专用章用于加盖在幼儿园各类档案材料上，以确认档案的真实性、完整性和有效性。如档案借阅登记、档案查阅证明、档案移交清单等。（二）行政公章1.代表幼儿园行使行政管理职能，用于各类对外文件、信函、报表、证明等的签署。如向上级主管部门的请示报告、与其他单位的合作协议、给家长的正式通知等。2.用于幼儿园内部行政管理事务中的重要文件、决议、纪要等的盖章确认。（三）财务专用章专门用于幼儿园财务收支、结算、票据等相关业务，如开具发票、支票背书、财务报表盖章等。（四）法人章在特定情况下，代表幼儿园法定代表人行使职权，如办理重要业务的授权委托、签订重大经济合同等。三、档案印章的管理职责（一）园长职责1.全面负责幼儿园档案印章管理工作的领导和监督，确保印章使用符合法律法规和幼儿园规定。2.审批重要文件、合同等使用印章的申请，对印章使用的合法性、合理性负责。（二）办公室职责1.作为档案印章管理的归口部门，负责制定和完善档案印章管理制度，并组织实施。2.负责档案专用章、行政公章的日常保管和使用登记工作，定期检查印章保管情况，确保印章安全。3.审核各部门提交的印章使用申请，按照审批流程办理印章使用手续，并留存相关档案资料。4.对印章使用情况进行统计分析，定期向园长汇报。（三）财务部门职责1.负责财务专用章的保管和使用，严格按照财务制度规定办理各类财务业务的盖章手续。2.建立财务专用章使用登记台账，详细记录每笔业务的盖章时间、内容、金额等信息。3.配合办公室做好财务印章使用的监督检查工作，确保财务印章使用规范。（四）印章保管人职责1.负责所保管印章的日常保管，确保印章存放安全，未经批准不得擅自将印章带出办公室或交他人使用。2.严格按照规定流程审核印章使用申请，对不符合要求的申请有权拒绝盖章，并及时向相关负责人反馈。3.在印章使用过程中，要认真核对用印内容，确保准确无误后加盖印章，并在使用登记表上如实记录。4.发现印章损坏、遗失等情况，应立即报告办公室，并采取相应措施防止问题扩大。四、档案印章的保管（一）保管方式1.各类档案印章应存放在安全可靠的专用保险柜或保管箱内，实行双人双锁保管制度，确保印章存放安全。2.行政公章、财务专用章、法人章等重要印章在非使用期间，原则上应存放在园长办公室的保险柜内，由园长和办公室主任共同保管。3.档案专用章由办公室指定专人负责保管，保管人应将印章存放在办公室的专用保险柜内。（二）保管环境1.印章保管场所应保持干燥、通风、整洁，避免印章受潮、生锈或损坏。2.配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等，确保印章保管场所的安全。（三）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应在园长或办公室负责人的监督下，对印章的数量、完好情况、使用记录等进行详细核对，并填写印章交接清单。2.交接清单一式三份，交接双方各执一份，办公室存档一份。交接清单应包括印章名称、数量、交接时间、交接人、监交人等信息，并由交接双方和监交人签字确认。五、档案印章的使用（一）使用流程1.用印申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字审核。2.审批：根据用印事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、信函、报表等用印，由办公室负责人审批。涉及重要事项、经济合同、对外合作协议等用印，需经园长审批。财务专用章的使用，按照财务审批流程进行审批。3.登记：经审批同意用印后，印章保管人应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印文件名称、用印份数、用印申请人、审批人等信息，并由用印人签字确认。4.盖章：印章保管人应严格按照审批内容和用印要求，在文件规定的位置加盖印章，确保印章清晰、端正、完整。5.留存档案：用印完毕后，印章保管人应将《印章使用申请表》、《印章使用登记表》及用印文件等相关资料整理归档，妥善保存。（二）使用要求1.严格按照规定的用途使用印章，不得擅自扩大使用范围或用于其他违规事项。2.印章使用应在办公室内进行，确需在办公室外使用的，必须经园长批准，并由印章保管人或指定专人携带印章前往，确保印章安全。3.用印人应对用印文件的内容进行认真审核，确保文件内容真实、合法、有效。如发现文件内容存在问题，应及时与相关部门沟通，不得擅自盖章。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。特殊情况需要加盖的，必须经园长批准，并在盖章后对空白部分进行标注或采取其他防范措施。六、档案印章的停用与销毁（一）停用1.因机构调整、印章损坏、遗失等原因需要停用印章时，由办公室提出申请，经园长批准后，发布印章停用通知。2.印章停用通知应明确印章停用时间、原因及后续处理要求，并在幼儿园内部进行公示。（二）销毁1.对于停用的印章，由办公室负责组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、数量、停用时间、销毁原因等信息，并经园长批准。2.印章销毁应采取适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。一般可采用粉碎、熔化等方法进行销毁，并由办公室指定专人负责监销。3.销毁过程中，应详细记录销毁时间、地点、方式、监销人等信息，并形成销毁记录。销毁记录应与《印章销毁申请表》一并存档。七、监督与检查（一）定期检查1.办公室应定期对档案印章的保管和使用情况进行检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次专项检查。2.检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范执行、登记记录是否完整准确等。（二）不定期抽查园长或其他相关领导可根据工作需要，对档案印章的管理情况进行不定期抽查，及时发现和解决存在的问题。（三）违规处理措施1.对于违反本制度规定使用印章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；造成严重后果的，依法追究相关人员的法律责任。2.因印章保管不善