村级扶贫办档案管理制度

PAGE村级扶贫办档案管理制度一、总则（一）目的为加强村级扶贫办档案管理，确保扶贫工作档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的凭证和参考作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于村级扶贫办在开展扶贫工作过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：村级扶贫办档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映扶贫工作实际情况，数据准确无误。3.规范有序原则：按照规定的分类标准和整理方法进行档案管理，保证档案管理工作规范有序。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责村级扶贫办档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等处理，建立档案检索工具。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.积极为扶贫工作提供档案信息服务，按照规定向有关部门和人员提供档案查阅、借阅等服务。（二）各扶贫工作岗位人员职责1.在工作过程中及时形成和积累各类文件、资料、记录等，并按照档案管理要求进行整理和移交。2.配合档案管理人员做好档案的收集、整理等工作，确保档案内容真实、准确、完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级扶贫部门下发的各类文件、通知、政策法规等。2.村级扶贫工作计划、总结、报告等。3.扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件、资料、记录。4.贫困对象识别、帮扶、退出等相关资料。5.扶贫资金使用管理过程中形成的文件、凭证、报表等。6.扶贫工作会议记录、纪要等。7.其他与扶贫工作相关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各岗位人员应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应保持原件完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.对电子文件应同时收集其纸质版本或进行备份，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照扶贫工作的业务内容和档案的形成特点，将档案分为综合管理类、项目管理类、贫困对象管理类、资金管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保档案信息清晰可查。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员应定期对收集整理好的档案进行归档，将档案按照分类和编号顺序放入档案柜或档案盒中。2.归档时应填写档案归档登记表，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。（二）保管1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，不同类别的档案应分开保管，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和更新。五、档案的利用（一）查阅1.因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.档案管理人员对查阅申请进行审核，经批准后方可提供查阅服务。3.查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.档案管理人员对借阅申请进行审核，经批准后方可办理借阅手续。3.借阅档案时，借阅人员应出具有效证件，并与档案管理人员签订档案借阅承诺书，保证按时归还档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容等。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完整、有无损坏等情况，如有问题应及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员和相关业务人员参加，对档案的内容、价值等进行综合评估。3.根据鉴定结果，将档案分为永久保管、定期保管（[X]年、[X]年等）和无需保管等类别。（二）销毁1.对无需保管的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.档案销毁申请表经批准后，由档案管理人员和相关监督人员共同对档案进行销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。4.销毁记录应与档案销毁申请表等材料一并归档保存。七、档案信息化管理（一）建立档案信息数据库1.对纸质档案进行数字化处理，将档案内容录入计算机系统，建立档案信息数据库。2.档案信息数据库应包括档案的基本信息、内容摘要、分类编号等内容，便于查询和利用。（二）档案信息化管理系统功能1.具备档案录入、查询、统计、借阅管理等功能，提高档案管理工作效率。2.对档案信息进行安全加密处理，防止档案信息泄露。3.根据档案保管期限等要求，对档案进行自动提醒和预警，确保档案管理工作规范有序。（三）电子档案管理1.对电子文件进行规范命名和分类存储，确保电子文件的可读性和可利用性。2.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害等原因导致电子档案丢失。3.加强电子档案的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和修改。八、监督与检查（一）内部监督1.村级扶贫办应定期对档案管理工作进行内部检查，检查档案管理制度的执行情况、档案的收集整理归档情况、档案的保管利用情况等。2.对检查中发现的问题，应及时进行整改，确保档案管理工作规范有序。（二）外部监督