数字档案室管理8项制度

PAGE数字档案室管理8项制度一、总则（一）目的为加强公司数字档案室的规范化管理，有效保护和利用档案信息资源，提高公司档案管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在数字档案管理方面的活动，包括档案的收集、整理、存储、利用、安全保密等环节。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字档案内容真实、准确反映公司各项业务活动和历史面貌。2.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案，保证档案信息的完整无缺。3.规范性原则：严格按照国家和行业相关标准规范数字档案管理工作流程和操作方法。4.安全性原则：采取有效措施保障数字档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。5.便利性原则：便于档案的查询、利用和共享，提高工作效率和服务质量。二、档案收集制度（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的原始记录，包括但不限于：行政管理类：公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理记录等。业务经营类：合同协议、招投标文件、市场调研报告、客户资料、销售数据、财务报表等。项目建设类：项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工方案、竣工验收资料等。科研技术类：科研项目申报书、研究报告、实验数据、技术成果鉴定材料等。声像电子类：照片、录音、录像资料、电子文档、数据库等。2.上级主管部门下发的与公司相关的文件、通知、规定等。3.公司与外部单位往来的文件、函件、合作协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门产生的各类档案，并定期移交至数字档案室。2.档案收集过程中，应确保档案内容完整、准确，字迹清晰，载体完好。对于破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制。3.收集的电子档案应格式规范、元数据齐全，按照规定的命名规则和分类方法进行整理。（三）收集流程1.文件形成：各部门在业务活动中产生文件后，由文件承办人负责收集整理，并进行初步分类。2.部门初审：部门负责人对收集到的文件进行审核，确保文件内容真实、完整、准确，符合归档要求。3.定期移交：各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理成册，填写《档案移交清单》，移交至数字档案室。4.档案室接收：数字档案室管理人员对移交的档案进行核对、清点，检查档案的完整性和规范性，确认无误后办理接收手续。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，将每年形成的档案分为一个类别。2.机构（问题）分类法：根据公司内部机构设置或业务职能，将档案分为若干个类别，如行政管理类、业务经营类、项目建设类等。每个类别下再根据具体问题进一步细分。3.保管期限分类法：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种保管期限。（三）编号规则1.全宗号：公司数字档案室的全宗号为[具体全宗号]。2.年度号：采用公元纪年，以四位数字表示，如“20XX”。3.机构（问题）代码：根据公司内部机构设置或业务职能，编制相应的代码，如“XZGL”表示行政管理类，“YWJY”表示业务经营类等。4.保管期限代码：永久为“YJ”，长期为“CQ”，短期为“DQ”。5.件号：以每份文件为一个保管单位，从“1”开始依次编号。（四）整理流程1.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，破损文件应进行修补或裱糊。2.编页号：在每份文件的有字页面正面的右上角、背面的左上角编写页号。3.填写卷内文件目录：按照文件排列顺序，逐份填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等项目。4.装订备考表：备考表置于卷末，填写本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等内容。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号等信息。6.电子档案整理：按照分类方案和编号规则，对电子档案进行分类、命名和编号，建立电子档案目录数据库，确保电子档案与纸质档案对应一致。四、档案存储制度（一）存储设备1.服务器：配备高性能服务器，用于存储和管理数字档案数据，确保服务器具备足够的存储容量、处理能力和稳定性。2.存储阵列：采用磁盘阵列等存储设备，实现数据的冗余存储，提高数据安全性和可靠性。3.磁带库：定期将重要档案数据备份至磁带库，作为异地容灾备份存储介质。（二）存储环境1.温度：保持存储环境温度在[X]℃[X]℃之间。2.湿度：控制存储环境湿度在[X]%[X]%之间。3.防尘：安装防尘设备，定期清洁存储设备和环境，防止灰尘对档案数据造成损害。4.防火：配备防火设施，如灭火器、自动喷水灭火系统等，确保存储环境消防安全。5.防水：做好防水措施，防止雨水、地下水等对存储设备的侵蚀。6.防虫：采取防虫措施，如放置防虫药、定期检查等，防止虫害对档案的破坏。（三）存储方式1.在线存储：将常用的、访问频率高的档案数据存储在服务器的在线存储设备中，以便快速查询和利用。2.离线存储：对于不常用的、历史久远的档案数据，存储在磁带库等离线存储设备中，并定期进行数据迁移和备份。3.异地存储：在不同地理位置建立异地存储中心，将重要档案数据进行异地备份存储，以应对自然灾害、突发事件等不可抗力因素导致的数据丢失风险。（四）存储安全管理1.用户权限管理：设置不同的用户角色和权限，对档案存储系统进行严格的用户认证和授权管理，确保只有授权人员能够访问和操作档案数据。2.数据加密：对存储的档案数据进行加密处理，采用先进的加密算法，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.定期备份：制定详细的备份策略，定期对档案数据进行全量备份和增量备份，并将备份数据存储在安全的位置。4.灾难恢复计划：制定灾难恢复计划，定期进行灾难恢复演练，确保在发生数据丢失或系统故障时能够快速恢复档案数据，保障公司业务的正常运转。五、档案利用制度（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司外部单位因合法合规的事由，按照规定程序查阅、借阅公司档案。3.法律法规允许的其他档案利用情况。（二）利用申请1.内部利用：公司内部人员如需查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、保管期限等信息，经所在部门负责人审批后，提交至数字档案室。2.外部利用：公司外部单位如需查阅、借阅档案，应提前向公司提交书面申请，说明利用目的、查阅范围、利用期限等内容，并加盖单位公章。经公司分管领导审批同意后，方可办理查阅、借阅手续。（三）利用审批1.数字档案室管理人员收到利用申请后，对申请内容进行审核，重点审查利用目的是否合理、利用范围是否符合规定、利用期限是否适当等。2.根据审核情况，报数字档案室负责人审批。对于涉及重要机密或敏感信息的档案利用申请，需经公司主要领导审批。3.审批通过后，数字档案室管理人员向利用申请人发放《档案利用通知书》，告知其利用档案的相关规定和注意事项。（四）利用方式1.查阅：利用申请人可在数字档案室指定的场所查阅档案，查阅过程中应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复印档案，应经数字档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。2.借阅：对于确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.复制：根据利用申请人的需求，数字档案室管理人员可提供档案的复制服务。复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件清晰可读。复制件应加盖数字档案室印章，并注明复制日期、份数等信息。（五）利用登记1.数字档案室管理人员应对档案利用情况进行详细登记，记录利用申请人的姓名、部门、利用目的、档案名称、查阅或借阅时间、归还时间等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，形成档案利用情况报告，为公司档案管理决策提供参考依据。（六）利用监督1.数字档案室管理人员应在档案利用现场进行监督，确保利用申请人按照规定查阅、借阅和使用档案，防止档案丢失、损坏或泄露。2.对于违反档案利用规定的行为，数字档案室管理人员有权制止，并及时向数字档案室负责人报告。情节严重的，应追究相关人员的责任。六、档案安全保密制度（一）安全保密管理职责1.公司领导：负责领导和监督公司档案安全保密工作，对重大档案安全保密事项进行决策。2.数字档案室负责人：全面负责数字档案室的安全保密管理工作，制定安全保密制度和措施，组织实施安全保密教育和培训，定期检查安全保密工作落实情况。3.数字档案室管理人员：具体负责档案的日常安全保密管理工作，严格执行安全保密制度，确保档案信息的安全存储、传输和利用。4.各部门负责人：负责本部门档案的安全保密管理工作，督促本部门人员遵守档案安全保密规定，对本部门发生的档案安全保密事件及时报告。（二）安全保密措施1.物理安全：对数字档案室的存储设备、服务器、网络设备等采取物理安全防护措施,如安装门禁系统、监控设备、防盗报警装置等，防止未经授权的人员进入档案室。2.网络安全：建立健全网络安全防护体系，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，对网络访问进行严格控制，防止网络攻击和恶意软件入侵。定期对网络系统进行安全漏洞扫描和修复，确保网络安全稳定运行。3.数据安全：对档案数据进行加密存储和传输，采用加密算法对重要档案数据进行加密处理，确保数据在存储和传输过程中的保密性、完整性和可用性。定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在异地安全位置，防止数据丢失。4.人员安全：加强对数字档案室管理人员的安全保密教育和培训,提高其安全保密意识和业务技能。与管理人员签订安全保密责任书，明确其安全保密职责和义务。对涉及档案管理的人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和安全保密意识。5.制度安全：建立健全档案安全保密制度，明确档案收集、整理、存储、利用、销毁等环节的安全保密要求和操作流程。定期对档案安全保密制度进行评估和修订，确保制度的有效性和适应性。（三）保密规定1.严格限制档案信息的知悉范围,未经批准，任何人不得擅自将档案信息提供给无关人员。2.数字档案室管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容和相关信息。在工作中需要接触档案信息的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等敏感档案，应采取特殊的保密措施，如单独存放、加密处理、专人管理等。4.在档案利用过程中，利用申请人应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播、泄露档案信息。如需对外提供档案信息，应按照规定程序进行审批，并签订保密协议。（四）安全保密检查与考核1.定期对数字档案室的安全保密工作进行检查，检查内容包括物理安全、网络安全、数据安全、人员安全等方面。对检查中发现的问题，应及时整改，消除安全隐患。2.建立档案安全保密工作考核机制，将安全保密工作纳入公司绩效考核体系，对在档案安全保密工作中表现突出的部门和个人进行表彰和奖励，对违反安全保密规定的行为进行严肃处理。七、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定原则依据国家有关规定和公司档案管理实际情况，按照档案的保存价值和现实利用需求，对档案进行科学、合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由数字档案室负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门代表等。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定标准1.文件内容：档案内容是否反映公司重要业务活动、具有历史查考价值、涉及公司核心机密等。2.文件形成时间：一般来说，年代久远的档案具有较高的历史价值，但也需结合实际情况进行判断。3.文件来源：上级主管部门文件、重要会议文件、重大项目文件等通常具有重要保存价值。4.文件完整性：档案是否完整无缺，对于不完整的档案，应综合评估其价值。（四）鉴定流程1.初步筛选：档案管理人员对库存档案进行全面梳理，按照保管期限和类别进行初步分类，确定需要鉴定的档案范围。2.详细审查：鉴定工作小组对初步筛选出的档案进行详细审查，逐份分析档案的内容、来源、形成时间等因素，根据鉴定标准确定档案的保存价值。3.形成鉴定意见：鉴定工作小组根据审查情况，形成档案鉴定意见书，明确档案的存毁意见。对于需要销毁的档案，应注明销毁原因和时间。4.审批公示：档案鉴定意见书报公司分管领导审批，审批通过后进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，应及时进行复查。（五）销毁程序1.编制销毁清单：根据审批通过的鉴定意见，编制档案销毁清单，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.实施销毁：按照销毁清单，采用合适的方式对档案进行销毁。对于纸质档案，可采用焚烧、粉