档案馆人员进出管理制度

PAGE档案馆人员进出管理制度一、总则（一）目的为加强档案馆的安全管理，规范人员进出行为，确保档案资料的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆全体工作人员、外来办事人员以及因工作需要进入档案馆的其他人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案资料的安全放在首位，严格控制人员进出，防止未经授权的人员进入档案馆，避免档案资料的丢失、损坏、泄露等安全事故。2.规范管理原则：明确人员进出的流程和要求，做到有章可循、规范操作，确保管理工作的标准化和规范化。3.服务高效原则：在保障安全的前提下，尽量简化手续，提高服务效率，为工作人员和外来办事人员提供便利。二、人员分类及进出规定（一）本馆工作人员1.正常工作时间本馆工作人员凭本人工作证件进入档案馆。工作证件应妥善保管，不得转借他人。工作人员进入档案馆时，应主动出示工作证件，经门禁管理人员核实身份后，方可进入。2.非工作时间因工作需要在非工作时间进入档案馆的工作人员，应提前向部门负责人申请，并填写《非工作时间进入档案馆申请表》。申请表应注明进入时间、事由、预计停留时间等信息。部门负责人审核通过后，通知门禁管理人员。工作人员凭部门负责人签字批准的申请表和本人工作证件进入档案馆。非工作时间进入档案馆的工作人员，应在门禁管理处登记进出时间，并严格遵守档案馆的安全规定，不得在馆内从事与工作无关的活动。（二）外来办事人员1.预约登记外来办事人员应提前与档案馆相关部门或工作人员联系，预约办事时间，并填写《外来人员进入档案馆预约登记表》。预约登记表应注明办事人员姓名、单位、联系方式、办事事项、预约时间等信息。档案馆相关部门或工作人员审核通过预约申请后，通知门禁管理人员，并告知外来办事人员应携带的有效证件。2.进入流程外来办事人员到达档案馆后，应在门禁处出示有效证件（身份证、工作证等），并说明办事事项和预约情况。门禁管理人员核对预约登记表和有效证件后，对外来办事人员进行登记，发放临时出入证。临时出入证应注明外来办事人员姓名、单位、有效期等信息。外来办事人员佩戴临时出入证，在门禁管理人员的指引下进入档案馆。进入档案馆后，应按照指定路线前往办事地点，不得擅自进入其他区域。3.离开规定外来办事人员办理完业务后，应将临时出入证交还给门禁管理人员。门禁管理人员在确认外来办事人员已离开档案馆后，收回临时出入证，并在预约登记表上注明离开时间。如外来办事人员因特殊情况需要延长停留时间，应提前向档案馆相关部门或工作人员申请，并经批准后方可继续停留。（三）参观人员1.参观预约接待参观的部门应提前向档案馆提出参观申请，并填写《参观人员进入档案馆预约申请表》。申请表应注明参观单位、参观人数、参观时间、参观内容、联系人及联系方式等信息。档案馆对参观申请进行审核，审核通过后，通知接待参观的部门，并告知参观人员应遵守的规定。2.参观流程参观人员到达档案馆后，应在门禁处出示有效证件（身份证、工作证等），并说明参观情况。门禁管理人员核对预约申请表和有效证件后，对外来参观人员进行登记，发放临时参观证。临时参观证应注明参观人员姓名、单位、有效期、参观区域等信息。参观人员佩戴临时参观证，在档案馆工作人员的陪同下按照指定路线进行参观。参观过程中，应遵守档案馆的安全规定，不得触摸、拍照、录像档案资料，不得随意在馆内走动。3.参观结束参观结束后，参观人员应将临时参观证交还给档案馆工作人员。档案馆工作人员在确认参观人员已离开档案馆后，收回临时参观证，并在预约申请表上注明离开时间。（四）维修、保洁等服务人员1.服务预约档案馆相关部门需要安排维修、保洁等服务时，应提前与服务单位联系，预约服务时间，并填写《服务人员进入档案馆预约登记表》。预约登记表应注明服务单位名称、服务人员姓名、服务内容、预约时间等信息。档案馆相关部门审核通过预约申请后，通知门禁管理人员，并告知服务人员应携带的有效证件。2.进入流程服务人员到达档案馆后，应在门禁处出示有效证件（工作证、身份证等），并说明服务事项和预约情况。门禁管理人员核对预约登记表和有效证件后，对外来服务人员进行登记，发放临时出入证。临时出入证应注明服务人员姓名、单位、有效期、服务区域等信息。服务人员佩戴临时出入证，在门禁管理人员的指引下进入档案馆。进入档案馆后，应按照指定区域和要求进行服务工作，不得擅自进入其他区域。3.服务结束服务人员完成服务工作后，应将临时出入证交还给门禁管理人员。门禁管理人员在确认服务人员已离开档案馆后，收回临时出入证，并在预约登记表上注明离开时间。三、门禁管理（一）门禁设施1.档案馆应配备先进、可靠的门禁设施，包括门禁系统、读卡器、摄像头等，确保人员进出的有效控制和安全监控。2.门禁设施应定期进行维护和检查，确保其正常运行。如发现门禁设施故障，应及时通知维修人员进行维修。（二）门禁权限管理1.本馆工作人员的门禁权限由人力资源部门根据其工作岗位和职责进行设定和调整。门禁权限应与工作人员的工作范围相匹配，确保其只能进入授权区域。2.外来办事人员、参观人员和服务人员的门禁权限由档案馆相关部门根据其预约情况进行临时授权。临时授权应明确其可进入的区域和有效期。3.门禁权限的设定和调整应严格按照规定的流程进行，由专人负责操作，并做好记录。（三）门禁操作规范1.门禁管理人员应严格遵守门禁操作规范，认真核对人员身份和证件信息，不得擅自放行无关人员。2.门禁管理人员应及时处理门禁系统的报警信息，如发现异常情况，应立即采取措施，并报告相关部门。3.门禁管理人员应做好门禁系统的日常记录工作，包括人员进出时间、证件号码、门禁权限等信息，以备查询和统计分析。四、安全检查（一）人员检查1.门禁管理人员应对进入档案馆的人员进行安全检查，包括检查其随身携带的物品，防止携带易燃易爆、危险化学品、违禁物品等进入档案馆。2.如发现人员携带可疑物品，门禁管理人员应进行询问和检查，必要时可通知相关部门进行处理。（二）档案资料检查1.工作人员离开档案馆时，应主动接受档案资料检查，确保不将档案资料带出馆外。2.外来办事人员、参观人员和服务人员离开档案馆时，门禁管理人员应对其携带的物品进行检查，防止档案资料被非法带出。五、培训与宣传（一）培训1.档案馆应定期组织工作人员进行人员进出管理制度的培训，使工作人员熟悉制度内容和操作流程，提高安全意识和责任意识。2.培训内容应包括人员分类及进出规定、门禁管理、安全检查等方面的知识和技能。3.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。(二)宣传1.档案馆应通过多种渠道宣传人员进出管理制度，如在档案馆内张贴宣传海报,在单位内部网站发布制度内容等，使全体工作人员和外来办事人员了解制度要求，自觉遵守制度规定。2.宣传内容应简洁明了、通俗易懂，突出制度的重要性和必要性。六、监督与考核（一）监督检查1.档案馆应建立健全人员进出管理制度的监督检查机制，定期对制度的执行情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.监督检查内容包括人员进出登记情况、门禁设施运行情况、安全检查落实情况等方面。3.监督检查可采用日常巡查、定期检查、专项检查等多种方式进行。（二）考核奖惩1.档案馆应将人员进出管理制度的执行情况纳入工作人员的绩效考核体系，对遵守制度表现优秀的工作人员给予表彰和奖励，对违反制度的工作人员进行批评教育和相应的处罚。2.处罚措施包括警告、罚款、取消门禁权限、辞退等，具体处罚措施应根据违规情节的轻重进行确定