办公室印章档案管理制度

PAGE办公室印章档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室印章及档案的管理，确保印章使用规范、档案完整安全，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构办公室印章的刻制、保管、使用、废止以及各类档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保印章使用和档案管理合法合规。2.分级管理原则：实行公司总部、分支机构分级管理，明确各级职责权限。3.专人负责原则：指定专人负责印章保管和档案管理工作，确保责任落实。4.安全保密原则：确保印章和档案的安全，防止失密、泄密事件发生。二、印章管理（一）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的印章。2.法定代表人章：用于特定文件或事项的个人印章。3.部门章：各部门使用的印章，用于部门内部文件等。4.专用章：如合同专用章、财务专用章等，用于特定业务领域。（二）印章刻制1.需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，经部门负责人审核后，报公司领导审批。2.审批通过后，由办公室统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。3.印章刻制完成后，办公室应及时组织验收，检查印章的规格、材质、文字等是否符合要求。验收合格的印章，填写《印章验收登记表》，办理交接手续，交由专人保管。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章由办公室主任指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管；专用章由相关业务部门指定专人保管。2.印章保管人员应设立专门的印章保管台账，详细记录印章的启用时间、保管人、使用情况等信息。3.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。4.印章保管人员不得擅自将印章交他人代管，如因特殊原因需要临时交接，应经部门负责人批准，并办理交接手续。（四）印章使用1.印章使用必须严格履行审批手续，填写《印章使用申请表》，注明使用事由、文件名称、使用部门、申请人等信息。2.一般事项的印章使用，由部门负责人审核签字后，报分管领导审批；重要事项的印章使用，需经公司主要领导审批。3.印章保管人员应严格按照审批意见使用印章，在《印章使用登记表》上详细记录印章使用时间、文件名称、份数、盖章位置等信息，并留存用印文件复印件。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因特殊情况需要先盖章，必须经公司领导批准，并在盖章后及时跟踪文件使用情况。（五）印章废止1.印章因磨损、损坏、机构变动等原因需要废止时，由保管部门填写《印章废止申请表》，说明废止原因，经部门负责人审核后，报公司领导审批。2.审批通过后，办公室负责收回废止印章，并在《印章保管台账》上注明废止日期。3.废止的印章应及时销毁，由办公室会同相关部门进行监销，并填写《印章销毁登记表》。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.人事档案：员工个人资料、劳动合同、薪酬福利、培训记录等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：合同协议、项目资料、市场调研、客户信息等。5.其他档案：如印章档案、证照档案、荣誉档案等。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案形成后，承办人员应及时将档案原件或复印件移交档案管理人员，办理交接手续。3.对于外来文件、资料等，由办公室统一接收，并按照档案分类进行登记、分发。（三）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，确保档案资料的系统性和逻辑性。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查找和管理。3.对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。（四）档案归档1.整理好的档案应及时归档，按照档案保管期限和存放地点进行分类存放。2.建立档案索引，便于快速查找档案。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的完整性和准确性。（五）档案保管1.公司设立专门的档案库房，配备必要的保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗设备等。2.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行维护和更新。（六）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、档案名称、查阅人等信息，经部门负责人审核后，报档案管理人员批准。2.档案管理人员应按照审批意见提供档案查阅服务，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意。（七）档案借阅1.公司外部单位或个人因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案名称、借阅人单位及联系方式等信息，经公司领导批准后，方可办理借阅手续。2.档案管理人员应与借阅人签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。归还档案时，档案管理人员应进行认真检查，如发现问题，应及时追究借阅人的责任。（八）档案销毁1.档案保管期满，需要销毁时，由档案管理人员提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、保管期限、销毁原因等信息，经部门负责人审核后，报公司领导审批。2.审批通过后，由办公室会同相关部门组成销毁小组，对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，并由专人监销，填写《档案销毁登记表》。四、监督与检查（一）公司办公室负责定期对印章和档案管理工作进行监督检查，确保制度的有效执行。（二）对违反本制度的行为，应及时进行纠