部机关档案安全管理制度

PAGE部机关档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强部机关档案安全管理，确保档案的完整与安全，维护档案的真实性、可靠性和可用性，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于部机关各部门及所属单位在档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防范各类安全风险，确保档案实体和信息安全。2.预防为主原则：建立健全档案安全预防机制，加强日常管理和监督检查，及时发现和消除安全隐患。3.制度规范原则：依据法律法规和行业标准，制定完善的档案安全管理制度，规范各项操作流程。4.责任明确原则：明确各部门及人员在档案安全管理中的职责，做到责任到人。二、档案安全管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全管理制度，组织实施档案安全管理工作。2.指导、监督各部门的档案收集、整理、保管等工作，确保档案质量符合安全管理要求。3.定期组织档案安全检查，对发现的问题及时督促整改，并向上级报告。4.负责档案库房的日常管理，保障库房设施设备正常运行，维护库房安全环境。5.开展档案安全培训和宣传教育工作，提高全体人员的档案安全意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案安全管理要求，妥善保管本部门的档案，防止档案损坏、丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，履行审批手续，确保档案使用安全。4.配合档案管理部门做好档案安全检查和整改工作，及时反馈本部门档案安全管理情况。（三）人员职责1.档案管理人员认真履行档案管理职责，严格遵守档案安全管理制度。负责档案的日常操作管理，包括整理、编目、上架、检索等，确保档案管理规范有序。定期对档案进行清查核对，及时发现和处理档案异常情况。做好档案库房的安全保卫工作，防止无关人员进入库房。2.档案利用人员遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自涂改、转借、损毁档案。在指定地点查阅档案，使用完毕后及时归还，确保档案的安全流转。对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。三安全管理措施（一）档案收集与整理安全1.各部门在档案形成过程中，应明确专人负责收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应符合归档要求，保持文件材料之间的有机联系，准确反映工作活动的真实情况。3.档案整理人员应严格按照档案整理规范进行操作，对档案进行分类、编号、编目等，确保整理质量。4.在档案整理过程中，要注意保护档案的原始面貌，不得随意裁剪、涂改或损毁档案。（二）档案保管安全1.库房选址与建设档案库房应选择在地势较高、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的位置。库房建筑应符合国家相关标准，具备良好的保温、隔热、密闭性能。2.库房设施设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮除湿设备、防虫防鼠设备、温湿度监测设备等，并确保设备正常运行。安装防盗报警装置、监控系统，对库房进行24小时监控，监控资料应保存一定期限。3.档案存储方式档案应分类存放于档案密集架上，排列整齐，便于查找和管理。对重要档案和电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.库房环境管理定期对库房温湿度进行监测和调控，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（三）档案利用安全1.查阅与借阅制度建立严格的档案查阅、借阅审批制度，明确查阅、借阅的范围、程序和权限。查阅、借阅档案应填写申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理相关手续。档案管理部门应对查阅、借阅情况进行登记，记录查阅、借阅时间、人员、内容等信息。2.利用场所管理设立专门的档案查阅、借阅场所，配备必要的桌椅、照明等设施，为利用人员提供良好的环境。利用场所应保持安静、整洁，严禁吸烟和使用明火。3.利用过程监督档案管理人员应在利用场所对利用人员进行监督，确保其按照规定查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出利用场所。利用人员不得在档案上涂改、标记、污损，如有特殊需要，应经档案管理部门同意并采取相应保护措施。（四）档案鉴定与销毁安全1.鉴定工作组织定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成。鉴定小组应按照档案保管期限表和鉴定标准，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定程序与方法档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地分析档案内容的原则，综合考虑档案的来源、形成时间、内容、形式等因素。对拟销毁的档案应编制销毁清册，详细记录档案的题名、文号、日期、保管期限等信息。3.销毁工作实施销毁档案应按照规定的程序进行审批，经部领导批准后方可实施。销毁档案应采用符合环保要求的方式，如粉碎、焚烧等，并确保销毁彻底。销毁过程应进行现场监督，由档案管理人员和监销人员共同签字确认，监销人员应对销毁情况进行记录。（五）电子档案安全1.电子档案管理系统建立完善的电子档案管理系统，实现电子档案的收集、整理、存储、检索、利用等功能的一体化管理。电子档案管理系统应具备安全防护功能，如身份认证、访问控制、数据加密、备份恢复等，确保电子档案信息安全。2.电子档案存储与备份电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，定期进行备份，备份数据应异地存放。对电子档案的存储介质应进行标识和管理，防止存储介质损坏或丢失导致数据丢失。3.电子档案利用安全利用电子档案应通过电子档案管理系统进行操作，严格遵守系统的使用规定和权限设置。在电子档案利用过程中，应采取必要的安全措施，如防止病毒感染、防止数据泄露等。四、安全检查与隐患整改（一）安全检查计划1.档案管理部门应制定年度档案安全检查计划，明确检查的内容、范围、时间和人员。2.安全检查计划应涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节，确保全面检查档案安全管理情况。（二）检查内容与方法1.检查内容档案管理制度的执行情况，包括查阅、借阅、保管、鉴定、销毁等制度的落实情况。档案库房的安全状况，如库房设施设备运行情况、温湿度控制情况、防火防盗防潮防虫防鼠措施落实情况等。档案实体的保管情况，如档案的完整程度、排列顺序、标识情况等。电子档案管理系统的安全运行情况，如系统功能完整性、数据备份情况、安全防护措施有效性等。2.检查方法采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，对档案安全管理情况进行全面检查。检查人员应通过实地查看、查阅记录、系统查询等方式，获取真实准确的检查信息。（三）隐患整改1.对检查中发现的安全隐患，应及时下达整改通知书，明确整改责任部门、整改措施和整改期限。2.整改责任部门应按照整改通知书的要求，认真组织整改工作，确保安全隐患得到及时消除。3.档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，对整改不力的部门进行督促和问责，确保整改工作落实到位。五、安全教育与培训（一）教育与培训计划1.制定年度档案安全教育培训计划，明确培训的对象、内容、方式和时间安排。2.培训计划应根据不同岗位人员的需求，有针对性地设置培训课程，提高培训的实效性。（二）培训内容1.法律法规与政策：学习国家有关档案安全管理的法律法规、行业标准和政策文件，增强法律意识和合规意识。2.安全管理制度：深入学习本机关档案安全管理制度，熟悉各项操作流程和要求。3.安全知识与技能：包括档案保管知识、防火防盗防潮防虫防鼠知识、电子档案管理知识、应急处置技能等。（三）培训方式与时间1.培训方式采用集中培训、专题讲座、在线学习、实地操作等多种方式相结合，提高培训效果。定期邀请档案安全专家进行授课，分享先进的管理经验和技术方法。2.培训时间新入职人员应在入职后一个月内接受档案安全基础知识培训。每年组织不少于一次的全员档案安全培训，每次培训时间不少于半天。六、应急处置（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应根据可能发生的档案安全事故类型，如火灾、水灾、盗窃、泄密等，制定相应的应对措施，确保在事故发生时能够迅速、有效地进行处置。（二）应急演练1.定期组织档案安全应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高应急处置能力。2.应急演练应包括火灾扑救、水灾抢险、数据恢复、人员疏散等内容，演练结束后应及时总结经验教训，对应急预案进行修订和完善。（三）事故报告与处理1.发生档案安全事故后，应立即启动应急预案，并及时向上级报告事故情况。2.事故处理应遵循