养老院档案归档管理制度

PAGE养老院档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强养老院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于养老院各部门形成的各类档案的归档管理。（三）档案定义本制度所指档案是养老院在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：养老院档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.真实性原则：归档的档案必须真实反映养老院各项工作活动的实际情况。3.完整性原则：确保档案的齐全完整，不遗漏重要文件材料。4.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。5.规范性原则：档案整理、归档等工作应符合国家和行业相关标准规范。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括养老院的行政公文、工作计划与总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案等。2.服务管理类：涵盖老人入住档案、护理记录、健康档案、服务评估资料、家属沟通记录等。3.设施设备类：有关养老院建筑图纸、设施设备采购合同、维护保养记录、设备档案等。4.安全管理类：安全检查记录、应急预案、消防档案、食品安全档案等。5.文化活动类：养老院组织的各类文化活动方案、照片、视频等资料。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.一级类目用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表服务管理类等。3.二级类目用两位数字表示，如“A01”表示行政公文，“B01”表示老人入住档案等。4.具体档案编号根据顺序依次排列，如“A01001”表示第一份行政公文。三、档案收集（一）收集范围1.养老院各部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等。2.与外部单位往来的文件、合同、协议等。3.涉及养老院重大活动、重要事件的相关材料。4.员工个人提交的工作总结、业务报告等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、准确收集。2.收集的档案应保持原件完整，如有破损、缺失应及时修复和补充。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件材料应定期收集，一般每月一次。2.重大活动、重要事件结束后，相关部门应及时将活动资料整理收集归档。四、档案整理（一）整理原则按照档案分类和编号规则，对收集的档案进行科学分类、系统排列、编目装订。（二）整理步骤1.分类：将收集的档案按照行政管理、服务管理等类别进行区分。2.排序：在各类别内，按照时间顺序或重要程度对档案进行排序。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对于纸质档案，应去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订。（三）电子档案整理1.建立电子档案文件夹结构，按照档案分类进行划分。2.对电子文件进行命名，确保文件名准确反映文件内容和日期。3.定期对电子档案进行备份，存储在不同介质上，并异地存放。五、档案归档（一）归档流程1.档案整理完成后，由档案整理人员填写档案移交清单。2.将档案移交清单及档案一并提交给综合管理部门档案管理人员。3.档案管理人员对移交的档案进行核对，无误后办理签收手续，并将档案归入相应类别和编号的档案盒或电子文件夹中。（二）归档时间1.年度档案应在次年上半年完成归档。2.专项档案应在项目结束后一个月内完成归档。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。（二）档案存放1.纸质档案应按照档案编号顺序存放在档案架上，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并建立索引目录。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括养老院重大决策、重要人事任免、财务审计报告等。3.长期保管的档案期限一般为10年至50年，如老人入住档案、服务评估资料等。4.短期保管的档案期限一般为1年至10年，如一般性文件材料等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案数量、完整性、保管状况等。3.对清查中发现的问题及时进行处理，如补充缺失档案、修复损坏档案等。七、档案利用（一）利用范围1.养老院内部各部门因工作需要查阅档案。2.外部单位因合法合规事由查阅档案。3.老人及其家属因合理需求查阅相关档案。（二）利用流程1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交给综合管理部门。3.综合管理部门档案管理人员对申请表进行审核，批准后安排查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自摘抄、复制、转借档案。如需摘抄、复制，应按照规定办理手续。（三）利用登记1.建立档案利用登记台账，记录查阅日期、查阅人员、档案名称和编号、查阅目的等信息。2.查阅结束后，查阅人员应在登记台账上签字确认。八、档案保密（一）保密范围1.涉及养老院商业秘密、老人隐私等敏感信息的档案。2.国家法律法规规定需要保密的档案。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅保密档案应在专门的保密场所进行，并限制查阅人员范围。3.对保密档案的利用情况进行跟踪记录，确保档案安全。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满且无继续保存价值。2.档案内容涉及的事项已结束且无需留存。（二）销毁流程1.档案管理人员提出档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限等信息。2.清单经综合管理部门负责人审核，报养老院主管领导批准。3.批准后的销毁清单交档案管理人员执行销毁操作。4.销毁档案应采用粉碎