gjb技术档案管理制度

PAGEgjb技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司GJB技术档案的管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，便于技术档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及GJB相关技术活动所形成的档案管理工作，包括但不限于科研项目、生产过程、质量控制等环节产生的各类技术文件、资料、数据等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的技术档案管理部门，对GJB技术档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性与准确性原则技术档案应如实反映公司GJB技术活动的实际情况，数据准确、内容完整，严禁弄虚作假。3.保密与安全原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密的技术档案进行保密管理，确保档案的安全与完整。4.有效利用原则充分发挥技术档案的作用，为公司的科研生产、质量管理、技术创新等工作提供有力支持，促进技术档案的有效利用。二、管理职责（一）技术档案管理部门职责1.负责制定和完善公司GJB技术档案管理制度，并组织实施。2.负责GJB技术档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全GJB技术档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.对公司各部门的GJB技术档案管理工作进行监督、检查和指导，确保档案管理工作规范有序。5.负责组织开展GJB技术档案的开发利用工作，为公司的科研生产、质量管理、技术创新等提供档案信息支持。（二）各部门职责1.负责本部门GJB技术档案的形成、积累和整理工作，并按照规定的时间和要求向技术档案管理部门移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理工作，并配合技术档案管理部门做好档案管理的各项工作。3.严格遵守公司GJB技术档案管理制度，确保本部门形成的技术档案真实、完整、准确、系统，并符合相关法律法规和行业标准的要求。三、档案的形成与收集（一）档案形成1.在公司开展GJB相关技术活动过程中，各部门、各岗位人员应按照职责分工，及时形成各类技术文件、资料、数据等档案材料。2.档案材料应采用纸质、电子等多种载体形式保存，确保档案信息的完整性和可读性。3.形成档案材料的部门和人员应确保档案内容真实、准确、完整，严禁伪造、篡改档案信息。（二）档案收集1.技术档案管理部门应定期组织档案收集工作，明确收集范围、时间要求和责任人员。2.各部门应按照规定的时间和要求，将本部门形成的GJB技术档案整理后移交技术档案管理部门。3.对于重要的技术项目或活动，技术档案管理部门应提前介入，及时收集相关档案材料，确保档案的完整性和准确性。4.在档案收集过程中，如发现档案材料不完整或不符合要求，技术档案管理部门应及时通知相关部门进行补充或整改。四、档案的整理与归档（一）档案整理1.技术档案管理部门收到各部门移交的档案材料后，应按照档案管理的有关规定进行整理。2.整理工作包括对档案材料的分类、编号、编目、装订等，确保档案材料的有序排列和便于查找利用。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行整理，建立电子档案目录，确保电子档案的存储和管理规范有序。（二）档案归档1.经过整理后的档案材料应及时进行归档，按照档案类别和保管期限分别存放。2.建立档案归档清单，详细记录档案的名称、编号、日期、来源等信息，便于档案的查询和管理。3.对于重要的技术档案，应建立专门的档案专柜或库房进行保管，确保档案的安全。五、档案的保管（一）保管要求1.技术档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。3.对档案进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，方便档案的调阅和归还。（二）保管期限1.根据GJB相关规定和公司实际情况，确定各类GJB技术档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及公司核心技术、重大科研项目、重要质量文件等具有长期保存价值的档案。3.长期保管的档案保管期限一般为10年至50年，主要包括公司一般性科研项目、生产过程中的重要技术文件等。4.短期保管的档案保管期限一般为1年至10年，主要包括临时性技术文件、一般性质量记录等。（三）档案维护1.定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可读性。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或复制。2.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和可靠性。3.随着公司技术活动的不断开展，及时对档案进行更新和补充，确保档案信息的时效性和准确性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由技术档案管理部门负责人、相关技术专家、档案管理人员等组成。2.鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，并形成鉴定报告。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，报公司主管领导批准后进行销毁。2.档案销毁前，应编制销毁清单，详细记录档案的名称、编号、日期、数量等信息。销毁清单应一式两份，一份留存技术档案管理部门，一份报公司主管领导备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.对于涉及国家秘密、商业秘密的档案，应按照国家保密法律法规的要求进行销毁，确保秘密信息的安全。七、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因科研生产、质量管理、技术创新等工作需要，可查阅、借阅GJB技术档案。2.外部单位因合作项目、技术交流等需要，经公司主管领导批准，可查阅、借阅公司相关的GJB技术档案，但必须严格遵守公司的保密规定。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、编号、用途等信息，经本部门负责人签字同意后，报技术档案管理部门审批。2.技术档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合规定的申请，予以批准，并提供相应的档案查阅、借阅服务。3.外部单位查阅、借阅档案，除填写申请表外，还应提交单位介绍信和查阅、借阅档案的用途说明，经公司主管领导批准后，由技术档案管理部门按照规定办理查阅、借阅手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应严格遵守档案管理规定，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.查阅档案应在技术档案管理部门指定的地点进行，如需带出档案库房，必须经技术档案管理部门负责人批准，并办理登记手续，限期归还。3.借阅档案的期限一般不得超过规定的时间，如需延期，应提前办理续借手续。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，技术档案管理部门应进行认真核对，确保档案的完整归还。八、档案的保密管理（一）保密制度1.建立健全GJB技术档案保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任。2.对涉及国家秘密、商业秘密的技术档案，应严格按照国家保密法律法规和公司保密制度进行管理，确保秘密信息的安全。（二）保密措施1.对档案库房、档案管理人员办公室等场所设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。2.对档案管理人员进行保密培训，提高保密意识和业务能力，签订保密承诺书，明确保密责任。3.在档案的形成与收集、整理与归档、保管与利用等环节，严格执行保密规定，对涉及秘密的