文化馆艺术档案管理制度

PAGE文化馆艺术档案管理制度一、总则（一）目的文化馆艺术档案是文化馆在各项艺术活动中形成的具有保存价值的历史记录，是文化馆开展业务工作、进行艺术研究、传承文化艺术的重要依据。为加强文化馆艺术档案的科学管理，充分发挥其作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于文化馆各部门在艺术创作、演出、展览、培训、交流等活动中形成的各类艺术档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则文化馆艺术档案由馆综合档案室集中统一管理，确保档案的完整、系统、安全。2.真实性原则档案内容必须真实反映文化馆的艺术活动实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理艺术活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则档案管理工作应遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，做到标准化、规范化。二、艺术档案的分类与编号（一）分类1.艺术创作档案包括文学、音乐、舞蹈、戏剧、美术、书法、摄影等各类艺术作品的创作过程记录，如创作构思、初稿、修改稿、定稿等。2.演出档案涵盖各类文艺演出的策划、组织、排练、演出等环节的资料，如演出节目单、演员名单、演出照片、录像、观众反馈等。3.展览档案涉及文化馆举办的各类艺术展览的筹备、布展、展览期间及撤展等过程的文件材料，如展览方案、展品清单、展览照片、宣传资料等。4.培训档案记录文化馆开展的艺术培训活动的相关资料，包括培训计划、课程安排、学员名单、培训教材、考核成绩等。5.交流档案有关文化馆与其他单位或机构进行艺术交流活动的文件，如交流协议、活动方案、交流成果等。6.个人艺术档案针对文化馆内具有一定艺术成就的个人建立的档案，包含个人艺术简历、代表作品、获奖情况等。（二）编号1.采用年度类别流水号的编号方法。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：按照上述分类，分别用一位大写字母表示，如“A”代表艺术创作档案，“B”代表演出档案等。4.流水号：按档案形成的先后顺序，用三位阿拉伯数字编号，如“001”。5.例如，一份2023年的艺术创作档案，编号为“2023A001”。三、艺术档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责本部门艺术档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。2.在艺术活动开始前，相关部门应制定档案收集计划，明确需要收集的档案内容和要求。3.艺术活动过程中，工作人员要注意积累各类档案资料，如拍摄照片、录制视频、收集文件等，并及时整理归档。4.艺术活动结束后，各部门应在规定时间内将整理好的档案移交馆综合档案室。（二）整理1.综合档案室收到各部门移交的艺术档案后，应按照分类标准进行整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.按照档案的类别和时间顺序，将档案材料进行排列，确保同一类档案的系统性和连贯性。4.对破损、褪色的档案材料进行修复和复制，保证档案的可读性。5.编制档案检索工具，如全宗指南、分类目录、专题目录等，方便档案的查找和利用。四、艺术档案的保管（一）保管场所1.文化馆应设立专门的综合档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.对不同载体的艺术档案，应采取相应的保管措施。纸质档案应分类存放于档案柜中，避免挤压、折叠；照片、底片应存放在专门的相册或底片袋中，并做好防潮、防虫处理；录像带、光盘等电子档案应定期进行检查和复制，防止数据丢失。2.建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、保管期限、销毁等情况，做到账物相符。3.定期对档案进行清查盘点，每年至少一次，检查档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。4.对重要的艺术档案应采取备份保管的方式，防止因自然灾害、意外事故等原因造成档案损坏或丢失。五、艺术档案的利用（一）利用范围1.馆内各部门因工作需要查阅艺术档案的，可直接到综合档案室办理借阅手续。2.外单位因研究、交流等需要查阅文化馆艺术档案的，须持单位介绍信，经馆领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、个人隐私的艺术档案，应严格按照国家有关规定进行管理，限制利用范围。（二）利用方式1.查阅。查阅者可在综合档案室查阅档案原件，但不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅。因工作需要借阅档案的，应填写借阅登记表，注明借阅时间、期限、用途等，经批准后方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，归还时应保证档案的完好无损。3.复制。根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经综合档案室负责人批准，并注明复制日期、份数、用途等。（三）利用登记综合档案室应建立艺术档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用内容等，以便对档案利用情况进行统计和分析。六、艺术档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.文化馆应定期对艺术档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.成立档案鉴定小组，由馆领导、综合档案室人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组应按照国家有关档案鉴定的标准和方法，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其保存价值。对反映文化馆重要艺术活动、具有历史意义和文化价值的档案，应列为永久保存；对一般性的艺术活动档案，可根据实际情况确定为长期或短期保存。（二）销毁1.对已过保管期限且无保存价值的艺术档案，经鉴定小组审核，馆领导批准后，予以销毁。2.销毁档案应填写销毁清册，注明档案的编号、名称、日期、数量等信息，经监销人员签字后，方可进行销毁。3.监销人员应对销毁档案的过程进行监督，确保档案被彻底销毁，防止档案流失。4.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、艺术档案管理人员职责（一）综合档案室负责人职责1.负责制定和完善文化馆艺术档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的艺术档案收集、整理、保管等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.组织档案鉴定小组对档案进行鉴定，提出档案保管期限的意见，经馆领导批准后组织实施。4.负责档案的接收、整理、保管、利用等日常管理工作，定期对档案进行清查盘点，保证档案的安全和完整。5.组织编制档案检索工具，开展档案编研工作，为文化馆的业务工作和文化建设提供服务。6.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的联系与沟通，及时了解档案管理工作的新政策、新要求。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，做好艺术档案的收集、整理、编目、保管、利用等具体工作。2.负责档案的日常维护和管理，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。3.按照规定的程序办理档案的借阅、查阅、复制等手续，做好利用登记工作，确保档案的安全和合理利用。4