派出所档案正规化管理制度

PAGE派出所档案正规化管理制度一、总则（一）目的为加强派出所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公安工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合派出所工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本派出所全体民警、辅警及相关工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：派出所档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映公安工作的全过程和各项业务活动。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，负责派出所档案的集中管理。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责收集、整理、归档各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.档案整理：按照档案管理的规范要求，对收集的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。3.档案保管：妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.档案查阅：负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，按照规定提供档案利用服务。5.档案统计：定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，向上级主管部门报送档案统计报表。6.档案鉴定与销毁：按照规定对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后实施档案销毁工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件等各类公文。2.业务档案：涵盖案件档案、户籍档案、出入境档案、治安管理档案等公安业务工作中形成的档案。3.人事档案：派出所民警、辅警的个人档案，包括履历、考核、任免、奖惩等材料。4.声像档案：以照片、录音、录像等形式记录公安工作活动的档案。5.实物档案：与公安工作相关的奖章、证书、纪念品等实物档案。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如，2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.业务档案编号：根据不同业务类型制定编号规则，如案件档案编号可采用案件受理时间案件性质流水号的方式。3.人事档案编号：按照人事管理部门规定的编号方法进行编号。4.声像档案编号：以拍摄时间内容主题流水号进行编号。5.实物档案编号：根据实物的类别和入库时间进行编号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门职责：派出所各业务部门负责本部门工作中形成的档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.收集范围：包括各类文件、报表、记录、证据材料、审批表、照片、录像等与公安业务工作相关的资料。3.收集时间：各部门应在工作结束后及时将档案资料收集整理好，一般每季度末向档案管理部门移交一次。（二）档案整理1.分类：按照档案分类标准对收集的档案进行分类。2.装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行修整、裱糊，然后按照档案装订要求进行装订。3.编号：为每份档案编制唯一的编号。4.编目：填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等内容。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。五、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.上架排列：档案应按照编号顺序上架排列，便于查找和管理。2.温湿度控制：保持档案管理室适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃，湿度控制在45%60%。3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。4.安全防护：加强档案管理室的安全保卫工作，防止无关人员进入档案管理室，确保档案安全。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：派出所民警、辅警因工作需要可查阅本部门及相关业务档案。2.外部查阅：因工作需要，其他单位或个人查阅派出所档案的，须经派出所负责人批准，并办理查阅登记手续。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.审批：内部查阅由部门负责人审批，外部查阅由派出所负责人审批。3.查阅登记：档案管理人员对查阅申请进行审核，批准后进行查阅登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称等信息。4.查阅服务：档案管理人员按照查阅申请提供档案查阅服务，查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理室。5.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员进行核对后办理归还手续。（三）借阅权限1.内部借阅：派出所民警、辅警因工作需要借阅档案的，须经部门负责人批准，并办理借阅登记手续。2.外部借阅：因特殊情况需要借阅派出所档案的，须经派出所负责人批准，并按照规定签订借阅协议，办理借阅登记手续。（四）借阅程序1.借阅申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅期限等信息。2.审批：内部借阅由部门负责人审批，外部借阅由派出所负责人审批。3.借阅登记：档案管理人员对借阅申请进行审核，批准后进行借阅登记，记录借阅人姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称、借阅期限等信息。4.借阅服务：档案管理人员按照借阅申请提供档案借阅服务，借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、污损档案内容。5.归还：借阅期限届满，借阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员进行核对后办理归还手续。如借阅人需要延期借阅，须重新办理借阅申请手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由派出所负责人、档案管理人员及相关业务部门负责人组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案内容：审查档案是否反映公安工作的真实情况，是否具有保存价值。2.保管期限：根据档案的重要程度、形成时间等因素，确定档案的保管期限。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：档案鉴定人员直接审查档案内容，逐件确定档案的保存价值和保管期限。2.综合分析法：综合考虑档案的来源、内容、形式、利用价值等因素，对档案进行全面分析和评估。（五）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行登记，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清册》经派出所负责人审核批准后，方可实施档案销毁工作。3.销毁实施：档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底。4.监销记录：监销人员应对档案销毁过程进行记录，在《档案销毁清册》上签字确认。5.归档保存：销毁完毕后，将《档案销毁清册》归档保存，保存期限与档案保管期限相同。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的派出所档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理措施1.档案数字化：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统建设：选用适合派出所档案管理的信息化管理软件，建立档案管理信息系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批等功能。