志愿者档案管理制度范本

PAGE志愿者档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织志愿者队伍建设，规范志愿者档案管理，全面、准确、及时地记录志愿者的基本信息、服务经历、培训情况等，有效发挥志愿者档案在志愿者管理、服务评价、激励表彰等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所有参与志愿服务活动的志愿者档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实记录志愿者的各项信息，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集志愿者的各类相关资料，保证档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护志愿者个人隐私，对档案信息妥善保管，未经授权不得泄露。4.动态管理原则：根据志愿者的服务情况和发展变化，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名：志愿者的真实姓名。2.性别：志愿者的性别。3.出生日期：志愿者的出生年月日。4.民族：志愿者所属民族。5.政治面貌：如中共党员、共青团员、民主党派、群众等。6.身份证号码：志愿者的有效身份证件号码。7.联系电话：包括手机号码、电子邮箱等，以便及时沟通联系。8.家庭住址：志愿者常住地址。9.工作单位/学校：志愿者所在的工作单位或就读学校。10.职业/学生身份：明确志愿者的职业或学生身份类别，如企业员工、教师、医生、大学生等。（二）志愿服务申请与审核记录1.申请时间：志愿者提交志愿服务申请的具体日期。2.申请服务项目：注明申请参与的志愿服务项目名称。3.审核意见：记录对志愿者申请的审核结果，如批准、不批准及原因说明。4.审核人签名：负责审核的工作人员签名确认。（三）志愿服务记录1.服务项目名称：详细记录志愿者参与的具体志愿服务项目名称。2.服务时间：每次服务开始时间和结束时间，精确到小时或分钟。3.服务地点：明确志愿服务活动开展的地点。4.服务内容：具体描述志愿者在服务过程中所承担的工作任务和完成情况。5.服务评价：由服务项目负责人或相关主管对志愿者的服务表现进行评价，评价内容可包括工作态度、专业能力、团队协作等方面，评价等级可分为优秀、良好、合格、不合格。6.服务证明：如有相关服务证明文件，如服务证书颁发记录、服务活动照片、视频资料等，应一并归档。（四）培训记录1.培训时间：记录志愿者参加各类培训的具体日期。2.培训内容：详细说明培训课程的主题和主要内容。3.培训方式：如集中授课、线上学习、实地演练等。4.培训考核结果：记录志愿者在培训考核中的成绩或评定等级，如合格、不合格等。5.培训证书：如有培训证书，应附上证书复印件。（五）表彰奖励记录1.表彰奖励名称：记录志愿者获得的各类表彰奖励的具体名称，如优秀志愿者、志愿服务突出贡献奖等。2.表彰奖励时间：获得表彰奖励的日期。3.表彰奖励颁发单位：明确颁发表彰奖励的组织或机构名称。4.表彰奖励证书或文件：附上表彰奖励证书复印件或相关表彰文件。（六）志愿者反馈与建议1.反馈时间：志愿者提出反馈或建议的日期。2.反馈内容：详细记录志愿者对志愿服务活动、组织管理等方面的意见、建议或感受。3.处理情况：记录对志愿者反馈的处理过程和结果，如是否采纳建议、采取了哪些改进措施等。三、档案建立与归档（一）档案建立1.志愿者在申请加入本公司/组织志愿服务队伍时，应填写《志愿者信息登记表》，提供个人基本信息及相关证明材料。2.负责志愿者管理的工作人员对志愿者提交的资料进行初审，确保信息完整、准确。初审合格后，为志愿者建立个人档案，并赋予唯一的档案编号。（二）档案归档1.按照档案内容分类，将志愿者的各类资料进行整理、编号，依次放入档案袋或档案盒中。2.每份档案应建立详细的目录清单，注明档案内包含的各项资料名称和页码，以便查阅。3.档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。四、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部负责志愿者管理的工作人员因工作需要，可查阅志愿者档案。2.涉及志愿者个人隐私或特殊情况需查阅档案的，应经志愿者本人书面同意，并报上级主管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写《志愿者档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交给档案管理部门负责人审核，审核通过后，由档案管理人员陪同查阅人员到档案存放地点进行查阅。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，不得在档案上涂改、标记或损坏。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《志愿者档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊工作需要借阅志愿者档案的，需经上级主管领导批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明理由。（四）借阅程序1.借阅人员填写《志愿者档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等内容。2.将申请表提交给上级主管领导审批，审批通过后，到档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理人员向借阅人员提供档案，并在《志愿者档案借阅登记表》上记录借阅档案的名称、编号、借阅时间、预计归还时间等信息，由借阅人员签字确认。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自复印、传播或泄露档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，并在《志愿者档案借阅登记表》上注明归还时间。五、档案更新与维护（一）定期更新1.档案管理人员应定期对志愿者档案进行检查和更新，确保档案内容的时效性和准确性。2.每年至少对志愿者档案进行一次全面梳理，根据志愿者的实际情况，更新个人基本信息、志愿服务记录、培训记录等内容。（二）即时更新1.当志愿者的基本信息发生变更时，如联系方式、工作单位、家庭住址等，应及时通知档案管理人员进行更新。2.志愿者每次完成志愿服务活动后，服务项目负责人应及时将服务记录反馈给档案管理人员，以便更新档案内容。3.志愿者获得表彰奖励或提出反馈建议后，相关部门应及时将信息传递给档案管理人员，确保档案记录完整。（三）档案维护1.保持档案存放环境的整洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等损坏。2.定期对档案进行整理和装订，确保档案资料整齐有序，便于查阅。3.对电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的安全性和完整性。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对志愿者档案信息予以保密，不得向无关人员泄露。2.在档案查阅、借阅过程中，查阅人员和借阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。3.对涉及志愿者个人隐私的信息，如身份证号码、家庭住址、健康状况等，应采取加密存储、限制访问等措施进行保护。（二）安全管理1.加强档案存放场所的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保档案安全。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力，确保在发生火灾、水灾、盗窃等事故时，能够及时采取措施保护档案安全。3.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和责任意识，确保档案管理工作安全有序进行。七、档案销毁（一）销毁条件1.志愿者退出本公司/组织志愿服务队伍，且档案保存期限已满[X]年，经档案管理部门审核确认后，可进行销毁。2.档案内容存在严重错误或虚假信息，经核实后，可对相关档案进行销毁。3.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法继续保存的，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员提出档案销毁申请，填写《志愿者档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.将申请表提交给档案管理部门负责人审核，审核通过后，报上级主管领导批准。3.批准后，由档案管理人员会同相关监督人员对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.采用适当的方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。5.在销毁过程中，应安排专人负责监督