高校合同制档案管理制度

PAGE高校合同制档案管理制度一、总则（一）目的为加强高校合同制档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校内合同制员工档案的管理，包括但不限于招聘、入职、考核、培训、薪酬、奖惩、离职等环节产生的各类文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：高校合同制档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映合同制员工的实际情况，保证档案信息的准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，维护合同制员工的隐私。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为学校各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置学校设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责合同制档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和学校实际情况，制定和完善高校合同制档案管理制度。2.档案收集与整理：负责收集、整理合同制员工在各个环节产生的档案资料，确保档案的完整性。3.档案保管：提供安全、适宜的档案保管环境，防止档案损坏、丢失和变质。4.档案数字化：推进档案数字化建设，提高档案管理的信息化水平，便于档案的查阅和利用。5.档案查阅与利用：按照规定办理档案查阅手续，为学校各部门和合同制员工提供档案查阅服务。6.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。7.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计和分析，为学校决策提供数据支持。三、档案分类与编号（一）档案分类1.个人基本信息类：包括合同制员工的身份证、学历学位证书、资格证书、劳动合同等相关材料。2.招聘录用类：涵盖招聘公告、应聘人员登记表、面试记录、录用审批表等。3.考核评价类：包含年度考核表、绩效考核记录、奖惩决定等。4.培训发展类：如培训计划、培训记录、培训证书等。5.薪酬福利类：工资发放表、福利申请与审批材料等。6.岗位变动类：岗位调整通知、调动审批表等。7.离职解聘类：离职申请、离职审批表、离职交接清单等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号采用[具体编号规则]，确保编号的唯一性和系统性。例如，以“DJ”代表合同制档案，后面依次为年份、月份、流水号，如DJ202305001，表示2023年5月接收的第一份合同制档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责：学校各部门负责本部门合同制员工相关档案资料的形成、积累和整理，并按照规定时间移交档案管理部门。2.移交时间：新员工入职后[X]个工作日内，相关部门应将该员工的档案资料移交至档案管理部门；员工岗位变动、离职等情况发生后[X]个工作日内，相关部门应将变动或离职相关档案资料移交档案管理部门。3.收集要求：档案资料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。（二）档案整理1.分类排序：档案管理部门按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类，并按照时间顺序或重要程度进行排序。2.编目装订：编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息；对每份档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。3.装盒上架：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、名称等信息，然后上架存放，便于查找和管理。五、档案保管（一）保管环境档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。（二）档案存储1.纸质档案存储：按照档案编号顺序，将档案盒整齐排列存放在档案架上。2.电子档案存储：建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。电子档案应采用加密存储方式，确保数据安全。（三）档案保管期限1.永久保管档案：涉及合同制员工个人重大权益、重要历史记录等具有长远保存价值的档案，如劳动合同、重要奖惩决定等，实行永久保管。2.定期保管档案：其他档案根据其重要程度和实际需要，确定保管期限为[X]年或[X]年。定期保管档案到期后，经鉴定确无保存价值的，按照规定程序销毁。（四）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。清查过程中发现的问题，应及时采取措施进行处理。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：学校内部各部门因工作需要查阅合同制档案的，须填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅涉及个人隐私等敏感信息的档案，需经合同制员工本人同意。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅合同制档案的，须持单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经学校档案管理部门负责人审批后，方可查阅。查阅涉及个人隐私等敏感信息的档案，还需经合同制员工本人同意，并报学校相关领导批准。3.合同制员工查阅：合同制员工本人因工作或个人需要查阅本人档案的，须填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审批后，方可查阅。（二）查阅手续1.填写申请表：查阅人需如实填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的编号、名称、查阅目的、查阅范围等信息。2.审批：申请表经相关部门负责人或档案管理部门负责人审批同意后，方可进行查阅。3.登记：档案管理部门对查阅情况进行登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案内容等信息。4.查阅限制：查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中，不得在档案上涂改或损坏。如需复印档案资料，须经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（三）利用服务档案管理部门应积极为学校各部门和合同制员工提供档案利用服务，根据实际需要，提供档案原件、复印件、扫描件等不同形式的档案资料。对于涉及重要决策、人事任免等需要提供档案依据的事项，档案管理部门应及时、准确地提供相关档案资料。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定。鉴定标准如下：1.失去保存价值的档案：如已过保管期限且无查考利用价值的一般性文件资料。2.仍有保存价值的档案：涉及学校重要工作、合同制员工权益等具有一定历史意义和查考价值的档案。（三）销毁程序1.编制销毁清单：档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期、数量等信息。2.审批：《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核，报学校分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案管理部门指定专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、安全。4.监销：销毁档案时，应邀请学校纪检监察部门人员进行监销，监销人员在销毁记录上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进高校合同制档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化系统建设1.档案管理系统：建立专门的高校合同制档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等全过程信息化管理。2.数据录入与维护：档案管理人员应及时将纸质档案内容录入档案管理系统，并定期对系统数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。3.系统安全管理：加强档案管理系统的安全防护，设置用户权限管理，防止数据泄露和非法访问。定期对系统进行备份，制定应急预案，确保系统在出现故障时能够及时恢复。（三）电子档案管理1.电子档案收集：各部门在形成电子文件的同时，应按照档案管理要求进行整理和归档，并及时移交档案管理部门。2.电子档案格式与存储：电子档案应采用通用、规范的文件格式进行存储，如PDF、DOCX等。存储介质应选用安全可靠的设备，并定期进行检查和维护。3.电子档案利用：档案管理系统应提供便捷的电子档案查阅功能，用户可通过网络远程查阅电子档案。如需打印电子档案，应确保打印内容与原件一致。九、档案管理人员职责（一）档案管理人员配备档案管理部门应根据工作需要，配备足够数量的档案管理人员，并确保档案管理人员具备档案管理专业知识和技能。（二）档案管理人员职责1.遵守档案管理制度：严格遵守国家法律法规和学校档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.业务培训与学习：积极参加档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。3.档案管理工作：负责档案的日常收集、整理、保管、查阅、利用