档案三合一制度审核流程

PAGE档案三合一制度审核流程一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，规范档案三合一制度审核流程，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本流程。（二）适用范围本流程适用于公司各部门在档案形成、整理、归档及审核过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案管理法律法规及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映公司各项业务活动，数据准确无误。3.完整系统原则：保证档案的完整性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管。4.安全保密原则：加强档案安全管理，确保档案信息不泄露，维护公司利益。二、档案三合一制度概述（一）制度内容档案三合一制度是指将档案的分类方案、归档范围和保管期限表有机结合，形成一个统一的整体。通过明确各类档案的分类标准、归档范围及保管期限，为档案管理提供清晰的指导。（二）分类方案1.分类依据：根据公司业务职能、工作流程及档案形成特点，确定以年度、机构（问题）、保管期限为分类标准。2.具体分类年度分类：按照文件形成的年度进行分类，不同年度的档案分别存放。机构（问题）分类：在年度分类基础上，按公司内部机构或问题进行二级分类。如行政、财务、业务等机构，或按业务流程中的不同问题进行划分。保管期限分类：根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、定期（如30年、10年等）保管。（三）归档范围明确公司各类业务活动中应归档的文件材料范围，包括但不限于以下方面：1.行政管理类：公司红头文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.财务类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。3.业务类：合同协议、项目文件、市场调研资料、客户信息等。4.人事类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。（四）保管期限表根据档案的性质、重要程度和历史价值，制定详细的保管期限表，明确各类档案的保管期限。例如：1.永久保管档案：公司设立、变更、注销文件，重要的合同协议，涉及公司重大权益的文件等。2.30年保管档案：一般的业务合同、重要会议记录、财务总账等。3.10年保管档案：一般性的文件材料、短期业务资料等。三、审核流程（一）档案形成部门自查1.文件收集：各部门在业务活动中及时收集相关文件材料，确保文件的齐全完整。2.初步整理：按照档案三合一制度的要求，对收集的文件进行初步分类、排序和编目，检查文件的准确性和规范性。3.自查报告：部门负责人组织对本部门形成的档案进行自查，填写自查报告，内容包括档案的数量、分类情况、保管期限确定是否准确等，发现问题及时整改。（二）档案管理部门初审1.接收档案：档案管理部门接收各部门提交的档案，核对档案数量、移交清单等信息。2.形式审查：对档案的装订、编目、格式等形式要件进行审查，检查是否符合档案管理要求。3.内容审查：重点审查档案的分类是否准确、归档范围是否完整、保管期限确定是否合理，对存在疑问的档案及时与形成部门沟通核实。4.初审意见反馈：档案管理部门根据初审情况，向形成部门反馈初审意见，提出整改要求和期限。（三）公司审核小组审核1.审核小组组成：由公司分管领导牵头，档案管理部门、相关业务部门负责人及档案管理人员组成审核小组。2.集中审核：审核小组对经过初审的档案进行集中审核，重点对档案三合一制度的执行情况进行全面检查，对重要档案和存在争议的档案进行集体研究讨论。3.审核报告出具：审核小组形成审核报告，明确档案审核的总体情况、存在问题及整改建议，报公司领导审批。（四）公司领导审批1.审批流程：公司领导根据审核报告，对档案三合一制度审核结果进行审批。2.结果执行：如审批通过，档案管理部门按照审核确定的分类、归档范围和保管期限进行整理归档；如审批不通过，形成部门需根据领导意见进一步整改，重新提交审核。四、审核要点（一）分类准确性1.检查档案分类是否符合档案三合一制度确定的分类方案，各级分类标准是否一致。2.对于跨年度、跨机构（问题）的档案，分类是否合理清晰，便于查找利用。（二）归档范围完整性1.对照归档范围要求，逐一检查各部门提交的档案，确保应归档的文件材料无遗漏。2.关注业务活动中的特殊文件材料，是否按规定纳入归档范围。（三）保管期限合理性1.根据档案的重要程度、历史价值和利用需求，审核保管期限确定是否恰当。2.对于保管期限存在疑问的档案，参考相关规定和公司实际情况进行综合判断。（四）档案质量规范性1.检查档案的装订是否牢固、整齐，编目是否准确、清晰。2.文件格式是否符合要求，签字盖章等手续是否齐全。五、审核记录与档案留存（一）审核记录要求1.在档案审核过程中，各环节应做好详细的审核记录，包括审核时间、审核人员、审核内容、发现问题及整改情况等。2.审核记录应采用纸质或电子文档形式保存，确保记录的真实性和完整性。（二）档案留存规定1.经过审核的档案，连同审核记录一并归档保存。2.审核记录作为档案管理的重要资料，应与档案原件长期保存，以备后续查阅和审计。六、培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门定期组织档案三合一制度培训，针对不同岗位人员制定培训内容和计划。2.培训内容包括档案三合一制度的概念、分类方案、归档范围、保管期限表及审核流程等。（二）培训方式1.采用集中授课、现场演示、案例分析等多种培训方式，提高培训效果。2.鼓励员工自主学习档案管理知识，提供相关学习资料和在线学习平台。（三）宣传推广1.通过公司内部网站、宣传栏等渠道，宣传档案三合一制度的重要性和审核流程。2.定期发布档案管理工作动态和相关案例，增强员工对档案管理的重视程度。七、监督与考核（一）监督机制1.公司建立档案三合一制度审核监督机制，定期对档案审核工作进行检查。2.监督内容包括审核流程执行情况、审核记录完整性、档案质量等方面。（二）考核办法1.将档案三合一制度审核工作纳入部门和员工绩效考核体系。2.对档案审核工作表现优秀的部门和个人给予表彰奖励，对审核工作不力、存在问题较多的部门