绘本馆档案分类管理制度

PAGE绘本馆档案分类管理制度一、总则（一）目的为了加强绘本馆档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于绘本馆内所有档案的分类管理，包括但不限于绘本采购合同、读者借阅记录、活动策划资料、员工工作文档等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：绘本馆档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类科学原则：根据档案的来源、内容、形式等特征进行科学分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏和泄露。二、档案分类标准（一）按档案来源分类1.内部档案管理类：包括绘本馆的管理制度、工作计划、工作总结、会议记录等。业务类：如绘本采购清单、编目记录、上架整理记录等。员工类：员工档案、考勤记录、培训资料等。2.外部档案合作机构档案：与出版社、供应商、其他文化机构等合作的相关合同、协议、往来信函等。读者档案：读者注册信息、借阅历史记录等。（二）按档案内容分类1.绘本类档案绘本基本信息：包括绘本的书名、作者、出版社、ISBN号、出版年份等。绘本编目信息：如分类号、主题词、馆藏位置等。绘本采购信息：采购时间、采购价格、采购渠道等。2.活动类档案活动策划方案：活动主题、目的、时间、地点、参与人员、活动流程等。活动执行记录：活动现场照片、视频、签到表、活动效果评估等。活动宣传资料：海报、宣传单页、新闻报道等。3.读者服务类档案借阅记录：读者姓名、借阅时间、借阅绘本清单等。读者反馈记录：读者意见、建议、投诉等。阅读推广活动记录：如读书俱乐部活动记录、亲子阅读活动记录等。（三）按档案形式分类1.纸质档案：包括打印文件、手写记录、证书、合同等。2.电子档案：以电子形式存储的文档、图片、音频、视频等，如绘本馆管理系统中的数据、电子邮件、活动照片和视频等。三、档案编号规则（一）编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的标识和管理。（二）编号方法1.内部档案编号管理类档案：以“GL”开头，后面依次为年份、月份、流水号，如“GL202305001”表示2023年5月产生的第1份管理类档案。业务类档案：以“YW”开头，编号规则同管理类档案，如“YW20230600'”。员工类档案：以“YG”开头，编号规则同管理类档案，如“YG202307001”。2.外部档案编号合作机构档案：以“HZ”开头，后面依次为合作机构名称缩写、年份、月份、流水号，如“HZBS202308001”表示与“BS”出版社合作在2023年8月产生的第1份档案。读者档案：以“DZ”开头，后面依次为读者编号、年份、月份、流水号，如“DZ0012W202309001”表示编号为001的读者在2023年9月产生的第1份相关档案。3.绘本类档案编号绘本基本信息档案：以“HBJB”开头，后面依次为绘本ISBN号的部分数字（取前6位），如“HBJB9787539188”。绘本编目信息档案：以“HBBM”开头，编号同绘本基本信息档案，如“HBBM9787539188”。绘本采购信息档案：以“HBCC”开头，编号同绘本基本信息档案，如“HBCC9787539188”。4.活动类档案编号活动策划方案档案：以“HDCH”开头，后面依次为活动年份、月份、活动主题关键词缩写、流水号，如“HDCH202310JH001”表示2023年10月以“JH”为主题关键词的活动策划方案第1份。活动执行记录档案：以“HDZX”开头，编号同活动策划方案档案，如“HDZX202310JH001”。活动宣传资料档案：以“HDXC”开头，编号同活动策划方案档案，如“HDXC202310JH001”。5.读者服务类档案编号借阅记录档案：以“JYJL”开头，后面依次为读者编号、年份、月份、流水号，如“JYJL001202311001”表示编号为001的读者在2023年11月的第1条借阅记录。读者反馈记录档案：以“DFJK”开头，编号同借阅记录档案，如“DFJK001202311001”。阅读推广活动记录档案：以“YDTH”开头，编号同借阅记录档案，如“YDTH001202311001”。6.纸质档案编号：在上述各类档案编号后加上“Z”，如“GL202305001Z”。7.电子档案编号：在上述各类档案编号后加上“E”，如“GL202305001E”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门和岗位应指定专人负责及时收集本部门产生的各类档案，并按照分类标准进行初步整理。2.对于外部接收的档案，如合作机构的文件、读者的反馈等，应在收到后及时交予档案管理人员。3.档案管理人员应定期对各部门提交的档案进行检查，确保档案收集的完整性和及时性。（二）整理方法1.纸质档案整理去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等。按照档案分类标准进行分类，同类档案按照时间顺序排列。编写页码，在每一页的右上角或右下角标注页码。填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并将目录置于档案首页。2.电子档案整理按照档案分类标准建立文件夹结构，将电子档案分类存储在相应文件夹中。对电子档案进行命名，命名规则应与档案编号规则一致，确保文件名的唯一性和规范性。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应存放在档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和取用。2.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期维护和检查，确保数据的安全和可读取性。（三）保管期限1.永久保管绘本馆的重要规章制度、历史沿革资料、重大活动记录及具有长期保存价值的合同协议等。涉及绘本馆权益的重要法律文件、证书等。2.定期保管一般管理制度、工作计划、工作总结等保管期限为10年。绘本采购合同、编目记录等保管期限为15年。读者借阅记录、活动执行记录等保管期限为5年。（四）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、变质等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部人员查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理人员处查阅。2.外部人员查阅档案需持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经绘本馆负责人审批后，由档案管理人员陪同查阅。3.涉及重要机密的档案，查阅权限应严格控制，需经绘本馆最高管理层批准。（二）查阅登记1.档案管理人员应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅档案名称和编号、查阅目的等信息。2.查阅人员应在档案查阅登记簿上签字确认。（三）利用限制1.查阅档案时，查阅人员应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.未经档案管理人员同意，查阅人员不得对档案进行拍照、复印、扫描等操作。如需复制档案，应按照相关规定办理审批手续。3.档案利用完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真检查档案的完整性和归还情况。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因保管不善，档案已损坏、变质，无法修复的。3.根据法律法规或相关规定，需要销毁的档案。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对到期或需要销毁的档案进行清理，编制《档案销毁清单》，详细列出档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经绘本馆负责人审核批准后，方可进行销毁操作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程的安全和环保。4.