哪里建立个人档案管理制度

PAGE哪里建立个人档案管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织个人档案的建立、管理与使用，确保档案信息的准确性、完整性和安全性，为公司/组织的人力资源管理、决策支持以及员工个人发展提供有力依据。2.适用范围本制度适用于公司/组织全体员工个人档案的管理。3.基本原则真实性原则：档案内容应真实反映员工的实际情况，严禁虚假信息录入。保密性原则：严格保护员工个人隐私，对档案信息予以保密，未经授权不得泄露。完整性原则：全面收集员工各类相关信息，确保档案资料完整无缺。动态管理原则：根据员工的工作变动、业绩表现等情况，及时更新档案内容。二、档案内容1.个人基本信息姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。婚姻状况、家庭住址。2.教育背景最高学历、毕业院校、所学专业。入学时间、毕业时间。学历证书编号、学位证书编号。3.工作经历入职时间、离职时间、工作单位名称。担任职务、工作职责描述。工作业绩、奖惩情况。4.培训经历参加培训的时间、培训机构名称。培训课程名称、培训证书编号。5.职业资格证书证书名称、颁发机构、颁发时间、证书编号。6.绩效考核历年绩效考核结果、评价等级。绩效改进计划及执行情况。7.薪酬福利工资待遇、奖金发放情况。社会保险、住房公积金缴纳情况。其他福利享受记录。8.奖惩记录获得的奖励名称、奖励时间、奖励级别。受到的处罚原因、处罚时间、处罚方式。9.劳动合同劳动合同签订时间、期限、主要条款。续签、解除、终止劳动合同的相关记录。10.其他重要信息员工个人的特殊技能、荣誉称号、发表的重要文章或著作等。三、档案建立1.档案建立责任人人力资源部门负责员工个人档案的统一建立与管理。各部门应指定专人负责协助人力资源部门收集本部门员工的相关档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.档案建立流程新员工入职：新员工入职时，需填写《员工信息登记表》，提供个人基本信息、学历证书、身份证等相关资料的原件及复印件。人力资源部门负责审核资料，无误后录入系统，并建立纸质档案。资料补充：员工在工作过程中如有新的学历、培训、资格证书等信息产生，应及时向人力资源部门提交相关证明材料，人力资源部门审核后更新档案内容。定期更新：人力资源部门定期对员工档案进行梳理，根据员工的工作变动、绩效考核结果等情况，及时更新档案中的相应信息。四、档案保管1.保管部门员工个人档案由人力资源部门指定专人负责保管，确保档案存放安全、有序。2.保管方式纸质档案：采用专用档案柜存放，按照员工姓名或工号顺序排列，便于查找。电子档案：建立电子档案数据库，对纸质档案进行扫描备份，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应设置不同级别的访问权限，防止信息泄露。3.档案安全防火防盗：档案存放地点应配备防火、防盗设施，定期进行安全检查，确保档案安全。防潮防虫：采取防潮、防虫措施，如放置干燥剂、防虫药品等，防止档案受损。数据备份：定期对电子档案进行备份，备份数据存储在不同介质上，并异地存放，以防止数据丢失。五、档案查阅1.查阅权限人力资源部门：人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工个人档案，但应严格遵守保密规定，不得随意泄露档案内容。其他部门：其他部门因工作需要查阅员工档案时，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经本部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。人力资源部门根据审批意见，指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。员工本人：员工本人有权查阅自己档案中的部分内容，如个人基本信息、工作经历、薪酬福利等。如需查阅其他内容，需向人力资源部门提出申请，经审核同意后可进行查阅。2.查阅记录查阅档案时，应详细记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询。3.查阅限制严禁查阅与工作无关的档案内容。未经员工本人书面同意，不得将档案内容透露给其他任何人员。六、档案借阅1.借阅权限原则上不允许档案借阅。如有特殊情况需要借阅，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等，经本部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。人力资源部门根据审批意见，决定是否允许借阅，并指定专人负责办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需提前向人力资源部门提出申请。2.借阅手续借阅人需在档案管理人员处办理借阅登记手续，领取档案，并在规定期限内归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。3.借阅限制借阅人必须妥善保管档案，不得转借他人或擅自复印、拍照、传播档案内容。借阅人在借阅期间应遵守保密规定，不得泄露档案信息。七、档案转移1.内部调动员工在公司/组织内部调动时，人力资源部门应及时办理档案转移手续，将档案转至新的工作部门。档案转移时，应确保档案内容完整、准确，并与新部门做好交接记录。2.离职员工离职时，人力资源部门应在办理离职手续的同时，收回员工的个人档案。离职员工档案应妥善保管，按照规定的期限进行存档，以备后续查询。3.档案转出员工因特殊原因需要将档案转出公司/组织时，需填写《档案转出申请表》。人力资源部门审核后，按照相关规定办理档案转出手续，并开具档案转移证明。八、档案销毁1.销毁条件员工档案在达到规定的存档期限后，经人力资源部门负责人审核批准，可进行销毁。存档期限根据国家法律法规和公司/组织实际情况确定。2.销毁流程人力资源部门指定专人负责档案销毁工作，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。经人力资源部门负责人审批后，选择安全、环保的方式进行销毁，如采用粉碎、焚烧等方式。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁