档案管理制度程序文件

PAGE档案管理制度程序文件一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等。（三）定义1.档案：指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.档案管理：包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目和利用等工作。（四）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况。3.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规范。2.负责公司档案的集中统一管理，接收、整理、保管、鉴定、统计、编目和提供利用公司各类档案。3.指导和监督公司各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。5.负责公司档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至公司档案管理部门，并办理交接手续。3.积极配合公司档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程修正案、股东会决议等。2.公司各项经营活动中形成的文件材料，包括合同协议、业务往来信函、招投标文件、市场调研报告等。3.公司内部管理文件，如规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、人事档案、财务报表等。4.公司科研、技术、生产等方面形成的文件材料，如科研项目立项报告、技术方案、产品图纸、生产记录等。5.公司对外宣传、文化建设等活动中形成的文件材料，如宣传资料、活动照片、视频等。6.公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等之间往来的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的各类文件材料，确保文件材料的齐全和完整。2.对于重要文件材料，应实行双套制或多套制保存，一份纸质档案，一份电子档案。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案整理要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四．档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备,如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件材料，以及涉及公司重大权益、重大决策、重大项目等具有长远历史价值和现实意义的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括公司经营管理、生产技术、财务审计等方面具有一定历史价值和利用价值的文件材料。4.短期保管的档案保管期限为10年，主要包括公司一般性文件材料和在一定时期内具有查考利用价值的文件材料。（四）档案鉴定1.公司档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限的规定，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出存毁意见。4.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经公司分管领导批准后，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销，并在销毁清册上签字确认。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的。2.公司员工因个人事务需要查阅与其本人相关档案的。3.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公司员工查阅与其本人相关档案，应填写《个人档案查阅申请表》，经人力资源部门审核同意后，到档案管理部门查阅。3.外部单位查阅公司档案，应提前向公司档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提供单位介绍信和查阅人员有效身份证件。公司档案管理部门审核同意后，与查阅单位签订《档案查阅利用协议》，明确双方的权利和义务，查阅单位按照协议约定查阅档案。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。2.如需复印、拍照、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供必要的协助和指导，确保查阅工作的顺利进行。六、档案的统计与移交（一）统计1.公司档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和公司领导报送档案统计报表。（二）移交1.公司各部门应按照规定的时间和要求，将本部门的档案移交至公司档案管理部门。2.档案移交时，移交部门应编制《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、保管期限等信息，双方签字确认。3.公司档案管理部门应认真核对移交的档案，对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行补充或整改。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅、审批、统计等功能。3.安全保障：建立档案信息化安全保障体系，确保电子档案的安全存储和传输。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应与公司其他业务系统进行有效集成，实现信息共享和业