学籍档案管理制度汇编表

PAGE学籍档案管理制度汇编表一、总则（一）目的为了加强公司/组织学籍档案的管理，确保学籍档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及学籍档案管理的部门和个人。（三）基本原则1.真实性原则：学籍档案应如实反映个人的学习经历、成绩等真实情况。2.完整性原则：确保档案资料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护学籍档案的隐私，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理。二、档案内容（一）学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、籍贯、政治面貌等。（二）学习经历从小学到最高学历的就读学校、入学时间、毕业时间、所学专业等。（三）成绩记录各学期考试成绩、补考成绩、重修成绩等。（四）奖惩情况获得的奖学金、荣誉称号、违纪处分等。（五）学籍变动记录休学、复学、转学、退学等情况。（六）其他相关材料如学位证书、毕业证书复印件、实习报告等。三、档案收集（一）收集渠道1.学生本人提交：学生按照要求填写相关表格，提交各类证明材料。2.学校提供：与合作学校沟通，获取学生的官方学籍材料。3.其他部门转递：如招生部门、教学部门等转来的相关资料。（二）收集要求1.明确收集时间节点，定期进行收集。2.对收集的材料进行初步审核，确保材料真实、完整、有效。3.要求提交的材料必须为原件或加盖公章的复印件。四、档案整理（一）分类按照档案内容的类别进行分类，如基本信息类、学习经历类等。（二）编号为每份档案编制唯一的编号，便于查询和管理。（三）装订将各类材料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。（四）编目编制档案目录，注明每份材料的名称、日期、页码等信息。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风。（二）保管设施配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫等设备。（三）保管期限根据档案的性质和重要程度，确定不同的保管期限，如长期、短期等。（四）定期检查定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案安全。六、档案借阅（一）借阅范围公司/组织内部因工作需要的相关部门和个人。（二）借阅流程1.填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称、借阅时间等。2.经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。3.借阅人员需在规定时间内归还档案，如有特殊情况需办理延期手续。（三）借阅要求1.借阅人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、丢失。2.未经许可，不得擅自复印、拍照档案内容。3.借阅结束后，由档案管理人员对档案进行检查，确保档案完好无损。七、档案查阅（一）查阅范围公司/组织内部因工作需要的相关部门和个人。（二）查阅流程1.填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅档案名称等。2.经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅档案。3.查阅人员需在档案管理部门指定的地点查阅，不得将档案带出。（三）查阅要求1.查阅人员必须遵守档案管理部门的规定，保持安静，不得影响他人。2.查阅结束后，由档案管理人员对档案进行整理，确保档案摆放整齐。八、档案转递（一）转递原因因学生毕业、升学、就业等原因需要转递档案。（二）转递流程1.接收转递申请，核实转递原因和接收单位信息。2.对档案进行整理、核对，确保档案内容完整、准确。3.按照规定的方式进行转递，如机要邮寄、专人送达等，并保留转递凭证。（三）转递要求1.转递的档案必须密封，并加盖密封章。2.及时跟踪档案转递情况，确保档案按时、准确送达接收单位。九、档案信息化管理（一）建立电子档案系统将学籍档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。（二）数据录入确保电子档案数据与纸质档案内容一致，准确录入各类信息。（三）系统维护定期对电子档案系统进行维护，确保系统安全、稳定运行。（四）信息安全采取必要的安全措施，防止电子档案信息泄露。十、档案鉴定与销毁（一）鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管价值。（二）销毁流程1.编制销毁清单，经审批后进行销毁。2.采用合适的销毁方式，如粉碎、焚烧等。3.销毁过程要有记录，并存档备查。（三）销毁要求1.销毁的档案必须是经过鉴定确无保存价值的。2.严格遵守保密规定，防止档案信息在销毁过程中泄露。十一、监督与考核（一）监督机制建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查。（二）考核办法制定档案管理工作考核办法，对档案管理人员的工作进行考核。（三）奖惩措施对档案管理工作表现优秀的部门和个人进行奖励；对违反档案管