图书馆档案规章制度汇编

PAGE图书馆档案规章制度汇编一、总则（一）目的为加强图书馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在图书馆各项工作中的作用，特制定本规章制度汇编。（二）适用范围本汇编适用于图书馆全体工作人员在档案管理工作中的行为规范。（三）档案定义图书馆档案是指图书馆在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：图书馆档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映图书馆的工作实际情况。3.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置图书馆设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定图书馆档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管图书馆各类档案，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编目、上架，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。8.积极开发利用档案信息资源，为图书馆的决策、教学、科研等工作提供支持和服务。三、档案收集（一）收集范围1.图书馆行政管理档案，包括馆务会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.图书馆业务工作档案，包括图书采购计划与合同、编目数据、读者借阅记录、文献资源建设档案、参考咨询档案等。3.图书馆活动档案，包括学术讲座、读者活动、展览展示等活动的策划方案、活动记录、照片、视频等资料。4.图书馆设备档案，包括设备购置合同、设备验收报告、设备维修记录、设备报废申请等。5.图书馆荣誉档案，包括图书馆获得的各类奖项、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件办理完毕后，及时将档案整理归档，移交档案管理部门。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。4.对于重要档案或具有特殊价值的档案，应进行复制备份，以防原件损坏或丢失。（三）收集程序1.档案形成部门在档案收集整理完毕后，填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对验收，确认无误后，在《档案移交清单》上签字盖章，并将档案入库保管。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。2.图书馆档案分为行政管理类、业务工作类、活动类、设备类、荣誉类等五大类。3.每大类下再根据具体情况进行细分，如行政管理类可分为综合管理、人事管理、财务管理等小类；业务工作类可分为图书采购、编目、流通阅览等小类。（三）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理，将同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件材料集中在一起，依次排列编号。2.业务档案：根据业务工作的流程和特点，按照业务环节进行分类整理，如图书编目档案可按照图书分类号顺序排列，读者借阅档案可按照读者姓名或借阅时间顺序排列。3.活动档案：按照活动的时间顺序进行整理，将活动策划方案、活动记录、照片、视频等资料集中在一起，建立活动档案专卷。4.设备档案：按照设备的型号、购置时间等进行分类整理，将设备购置合同、验收报告、维修记录、报废申请等资料集中在一起，建立设备档案专卷。5.荣誉档案：按照荣誉获得的时间顺序进行整理，将荣誉证书、奖牌、奖杯等实物照片及相关文件资料集中在一起，建立荣誉档案专卷。（四）编目要求1.编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。2.档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便档案的查阅和检索。3.对重要档案或需要特殊标识的档案，应在目录中注明特殊标记，以便快速查找。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，对电子档案应进行备份存储，并建立相应的存储管理制度。3.对珍贵档案或易损档案，应采取特殊的保管措施，如进行复制备份、装裱加固等。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映图书馆重大历史事件、重要业务活动、具有重要凭证作用和长远利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要是反映图书馆一般业务活动和具有一定历史价值的档案。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要是反映图书馆日常工作中形成的一般性文件材料。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。3.对清查结果应进行详细记录，形成《档案清查报告》，并将报告存入档案管理档案。六、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和规章制度，确保档案利用的合法性和安全性。2.坚持方便利用、服务读者的原则，为图书馆的教学、科研、管理等工作提供及时、有效的档案信息服务。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅、借阅和公开。（二）利用方式1.查阅：读者因教学、科研等工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经档案管理部门负责人和图书馆主管领导批准后，方可借阅。借阅档案时，借阅人员应出具有效身份证件，并办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，按时归还档案。3.复制：读者因教学、科研等工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案时，应按照规定的程序进行操作，确保复制件与原件一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、复制内容及数量、批准人等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的、历史的、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式以及利用价值等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。2.严格按照国家有关档案鉴定的标准和程序进行鉴定，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容和价值，确定其保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史沿革、利用情况等因素，综合判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报图书馆主管领导批准。2.批准销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁申请表》、《档案销毁清单》等相关材料存入档案管理档案，永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的图书馆档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查阅和利用，为图书馆的各项工作提供更加便捷的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立电子档案数据库。4.数据存储：将电子档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）信息化系统管