中草药协会档案管理制度

PAGE中草药协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强中草药协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在协会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中草药协会机关各部门、下属各分支机构及全体工作人员。（三）档案定义本制度所称档案，是指协会在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。协会档案工作由协会办公室统一领导，各部门、分支机构负责本部门档案的收集、整理和初步保管，办公室负责集中管理和指导。2.完整准确、系统安全原则。确保档案的内容完整、准确反映协会工作实际，保持档案之间的有机联系，保证档案的安全与保密。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以协会会长为组长，副会长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责审定档案工作规划、制度，协调解决档案工作中的重大问题。（二）办公室作为协会档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善协会档案管理制度。2.负责协会各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.对各部门、分支机构的档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训和交流活动。8.积极开发利用档案信息资源，为协会各项工作提供档案资料支持和服务。（三）各部门、分支机构1.负责本部门、分支机构在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交办公室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门、分支机构档案工作的日常管理，配合办公室做好档案的整理、编目等工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门、分支机构档案的完整、准确和安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.协会召开的各种会议文件、记录、纪要、决议等。2.协会制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.协会开展业务活动形成的文件、合同、协议、项目申报材料、成果鉴定材料等。4.协会与上级主管部门、其他单位的往来文件、信函、请示、批复等。5.协会工作人员的人事档案、培训记录、考核材料等。6.协会获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。7.协会组织的各类调研、考察、培训等活动形成的文件、资料、照片、录像等。8.协会编辑出版的刊物、书籍、资料等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求及时间1.各部门、分支机构应在工作活动结束后及时将形成的文件材料收集齐全，整理规范，并于次年[具体时间]前移交办公室。2.对于重要文件、紧急文件，应随时收集并及时移交办公室。3.工作人员因工作需要借阅的文件材料，用完后应及时归还，不得长期留存个人手中。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理。3.每份文件材料应齐全完整，正文与附件、底稿等一并整理。4.对破损的文件材料应进行修复，字迹模糊或易褪色的应进行复制。5.整理后的档案应编制页码，填写卷内目录、备考表等，装订整齐。四、档案分类与编号（一）分类协会档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理类：包括协会行政事务管理、办公会议、规章制度、人事管理、财务管理等方面的文件材料。3.业务工作类：包括协会开展的各类业务活动、项目管理、技术交流、行业调研等方面的文件材料。4.会员管理类：包括会员入会、退会、会员信息管理、会员活动等方面的文件材料。5.学术交流类：包括协会组织的学术会议、讲座、论文发表、学术成果等方面的文件材料。6.教育培训类：包括协会举办的各类培训班、进修班、研讨会培训教材、学员考核等方面的文件材料。7.宣传工作类：包括协会宣传资料、网站信息、刊物编辑、新闻报道等方面的文件材料。8.对外联络类：包括协会与国内外相关组织、机构的合作交流、往来信函、协议合同等方面的文件材料。9.实物档案类：包括协会获得的荣誉证书、奖牌、奖杯、纪念品等实物档案。10.电子档案类：包括协会形成的电子文件、数据库、影像资料等电子档案。（二）编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023行政管理001，表示2023年度行政管理类的第1份档案。2.年度以公元纪年全称表示，如“2023”。3.类别按照上述分类顺序用汉字简称表示，如“党群”“行政”等。4.流水号为每类档案的顺序编号，从“001”开始依次编排。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，面积应满足档案存放的需要。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应坚固耐用，符合档案保管要求。3.库房应设置温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。4.库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材，确保档案安全。（二）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放于档案柜或档案架上，做到排列有序，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和鉴定。3.实物档案应单独存放，并进行妥善保管，防止损坏。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映协会主要职能活动和基本历史面貌的，对协会工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映协会一般工作活动，在较长时间内对协会工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映协会一般性工作活动，在较短时间内对协会工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）档案定期检查1.办公室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、利用情况等。2.在汛期、高温、潮湿等特殊时期，应增加检查次数，及时发现和处理档案保管中存在的问题。3.检查中发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或复制，并做好记录。六、档案的利用（一）利用范围1.协会工作人员因工作需要查阅档案。2.会员及相关单位因业务往来需要查阅档案。3.因法律法规规定或其他特殊情况需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案查阅应在档案查阅室进行，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容、时间等。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和办公室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：对于确需复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经办公室负责人批准后，按照规定程序进行复制。复制的档案应加盖协会档案专用章，并注明出处。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称及数量等。档案利用登记应长期保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、业务骨干和档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应从内容、时间、来源等方面进行综合分析，确保鉴定准确无误。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经协会档案管理领导小组批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并在监销人员的监督下进行销毁。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销，并将销毁清册归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现协会档案的数字化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索、查询和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化档案采集1.对协会现存的纸质档案、实物档案等进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描后的电子文件应按照档案分类编号进行命名和存储，建立电子档案目录数据库，便于检索利用。（三）档案信息系统建设1.选用符合档案管理要求的档案信息管理软件，建立协会档案信息管理系统。2.档案信息管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能，实现