档案室安全生产规章制度

PAGE档案室安全生产规章制度一、总则（一）目的为加强档案室安全生产管理，确保档案资料的安全与完整，防止各类安全事故的发生，保障公司/组织各项工作的正常开展，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司/组织内所有涉及档案室管理的部门和人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，预防为主，综合治理，确保档案在存储、保管、利用过程中的安全。2.依法依规原则：严格遵守国家有关安全生产、档案管理等法律法规以及行业标准，规范各项操作流程。3.全员参与原则：强化全体员工的安全意识，明确各部门及人员在档案室安全生产中的职责，共同做好安全管理工作。二、档案室安全管理职责（一）档案室管理部门职责1.负责制定和完善档案室安全生产管理制度、操作规程，并组织实施。2.定期对档案室进行安全检查，及时发现和消除安全隐患，对重大安全隐患要立即采取措施并向上级报告。3.组织开展档案室工作人员的安全培训和教育，提高其安全意识和操作技能。4.负责档案存储设施、设备的日常维护和管理，确保其正常运行。5.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。（二）公司/组织其他部门职责1.各部门应配合档案室管理部门做好档案的收集、整理、移交等工作，确保档案质量符合安全管理要求。2.在使用档案过程中，严格遵守档案室安全规定，不得擅自更改、损坏档案。3.发现档案存在安全问题或隐患时，应及时通知档案室管理部门。（三）档案室工作人员职责1.严格遵守档案室安全生产规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的整理、上架、保管、借阅登记等日常工作，确保档案存放有序、标识清晰。3.做好档案室的清洁卫生工作，保持室内整洁，防止灰尘、虫害等对档案造成损害。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。5.在档案利用过程中，监督利用人员遵守安全规定，防止档案丢失、损坏。三、档案室安全环境要求（一）选址与布局1.档案室应选择在地势较高、干燥、通风、排水良好的位置，远离火源、水源、污染源等可能对档案造成损害的区域。2.档案室内部应合理划分功能区域，包括档案存储区、整理区、查阅区等，各区域之间应保持适当的距离，便于管理和操作。（二）建筑与设施1.档案室的建筑结构应坚固耐用，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.安装防火门、防火卷帘等防火设施，配备火灾自动报警系统、灭火器材等消防设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.地面应采用防潮、耐磨的材料铺设，墙面和天花板应进行防潮、防霉处理。4.窗户应安装遮光窗帘，防止阳光直射档案。5.配备防虫、灭鼠设施，如防虫网、鼠夹、鼠药等，并定期进行检查和更换。6.安装防盗门窗、监控设备等防盗设施，确保档案室的安全。（三）温湿度控制1.档案室应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案室的温湿度进行监测和记录，根据实际情况及时调整温湿度。四、档案存储安全管理（一）档案上架1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、照片档案、实物档案等。3.档案架应牢固稳定，每层档案架应标明存放档案的类别、年度、期限等信息。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用标准档案盒或档案夹进行装订和存放，档案盒应标明档案名称、年度、保管期限等信息。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行分类存储，便于检索和利用。3.照片档案应冲洗成照片后，装入相册或照片档案盒进行存放，并注明照片的拍摄时间、地点、人物等信息。4.实物档案应进行妥善包装，标明档案名称、来源、日期等信息，存放在专门的实物档案柜中。（三）档案盘点与清查1.定期对档案进行盘点和清查，确保档案数量准确、存放位置正确。2.每年至少进行一次全面的档案清查，对清查中发现的问题及时进行处理，并做好记录。3.对档案的出入库情况进行详细登记，做到账物相符。五、档案利用安全管理（一）借阅管理1.建立档案借阅登记制度，明确借阅范围、借阅手续、借阅期限等。2.借阅档案时，借阅人员应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。3.档案室工作人员应认真核对借阅人员的身份和借阅申请，对符合借阅条件的，办理借阅登记，并提供相应的档案。4.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管所借档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。（二）查阅管理1.设立专门的档案查阅区，为查阅人员提供必要的查阅条件。2.查阅档案时，查阅人员应在查阅区进行查阅，不得将档案带出查阅区。3.档案室工作人员应监督查阅人员的查阅行为，确保查阅过程符合安全规定。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还原位，由档案室工作人员进行核对和整理。（三）复制管理1.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。2.复制档案时，应使用符合质量要求的复制设备和材料，确保复制件与原件内容一致。3.对复制的档案应进行登记，注明复制日期、复制内容、复制份数等信息。六、档案数字化安全管理（一）数字化流程1.制定档案数字化工作计划，明确数字化的范围、标准、流程等。2.在数字化过程中，应采取必要的安全措施，确保档案信息的安全。3.对数字化设备进行定期维护和检查，确保其正常运行。4.数字化操作人员应经过专业培训，熟悉数字化流程和安全要求。（二）数据存储与备份1.数字化档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。2.备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.建立数据存储管理制度，定期对存储设备进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（三）数据安全防护1.对数字化档案数据进行加密处理，防止数据泄露。2.安装防火墙、防病毒软件等安全防护软件，防止网络攻击和病毒入侵。3.建立数据安全审计制度，对数据访问、操作等进行审计和监控，及时发现和处理安全问题。七、安全检查与隐患排查（一）检查内容1.档案存储设施、设备的运行情况，如档案架、温湿度调节设备、消防设备等。2.档案的存放情况，是否存在乱堆乱放、标识不清等问题。3.档案利用过程中的安全情况，如借阅登记、查阅管理、复制管理等。4.档案数字化过程中的安全情况，如数据存储、备份、安全防护等。5.档案室的环境卫生情况，是否存在灰尘、虫害等问题。（二）检查频率1.档案室管理部门应每周至少进行一次安全检查，及时发现和处理安全问题。2.公司/组织应每月对档案室进行一次全面的安全检查，对发现的问题进行汇总分析，并制定整改措施。3.在重大节日、重要活动前，应进行专项安全检查，确保档案安全。（三）隐患排查与整改1.对安全检查中发现的安全隐患，应及时进行排查和分析，确定隐患的等级和整改措施。2.一般安全隐患应立即整改，整改责任人应在规定的期限内完成整改任务，并将整改情况报告档案室管理部门。3.重大安全隐患应立即采取临时防护措施，并向上级报告，制定详细的整改方案，明确整改责任人、整改期限和整改目标，确保隐患得到及时有效的整改。八、安全培训与教育（一）培训计划1.档案室管理部门应制定年度安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.安全培训计划应根据公司/组织的实际情况和档案管理工作的需要进行制定，确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.安全生产法律法规和行业标准，如《中华人民共和国安全生产法》、《档案库房技术管理暂行规定》等。2.档案室安全生产规章制度和操作规程，如档案存储安全管理、档案利用安全管理、档案数字化安全管理等。3.安全事故案例分析，通过分析典型安全事故案例，吸取教训，提高员工的安全意识。4.安全技能培训，如消防器材的使用、温湿度调节设备的操作等。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专业人员进行授课，对档案室工作人员进行系统的安全培训。2.开展现场培训，结合实际工作场景，对员工进行操作技能培训，提高员工的实际操作能力。3.利用网络平台、内部刊物等形式，开展安全宣传教育，普及安全知识，提高员工的安全意识。九、安全应急预案（一）应急组织机构1.成立档案室安全应急领导小组，由档案室管理部门负责人担任组长，成员包括档案室工作人员和相关部门负责人。2.应急领导小组负责制定和修订安全应急预案，组织实施应急救援工作，协调解决应急救援中的重大问题。（二）应急响应程序1.当发生安全事故或突发事件时，档案室工作人员应立即报告档案室管理部门负责人，并采取必要的应急措施，如保护现场、抢救档案等。2.档案室管理部门负责人接到报告后，应立即启动安全应急预案，组织应急救援工作，并向上级报告。3.应急领导小组应迅速组织人员赶赴现场，开展应急救援工作，如灭火、疏散人员、抢救档案等。4.在应急救援过程中，应及时向上级报告事故的发展情况和应急救援进展情况，确保信息畅通。（三）应急处置措施1.火灾事故：立即启动消防应急预案，组织人员使用消防器材进行灭火，疏散人员，保护档案。及时拨打火警电话119报警，并向上级报告。2.水灾事故：立即组织人员排水，转移档案，采取防潮、防霉措施。及时向上级报告，并通知相关部门进行维修。3.盗窃事故：立即保护现场，报告公安机关，并向上级报告。对丢失的档案进行登记和查找，配合公安机关进行调查。4.其他突发事