电子档案管理制度财政部

PAGE电子档案管理制度财政部一、总则（一）目的为加强本公司/组织电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高档案管理效率和服务水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的电子档案的管理，包括但不限于文件、数据、图表、图像、音频、视频等各类电子信息。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，确保其内容与原始纸质档案或实际业务相符。2.完整性原则：保证电子档案的齐全完整，涵盖公司/组织工作的各个方面，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储、传输和使用安全，防止信息泄露、篡改或丢失。4.规范性原则：电子档案的管理应遵循统一的标准和规范，确保档案格式、元数据等符合要求，便于长期保存和利用。5.便利性原则：以方便公司/组织内部各部门及人员查询、利用电子档案为出发点，优化管理流程，提高服务效率。二、电子档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善电子档案管理制度、流程和标准，指导和监督各部门电子档案管理工作。2.集中管理公司/组织的电子档案，进行分类、整理、存储和备份，确保档案的安全和完整。3.建立电子档案检索系统，提供档案查询、借阅等服务，满足公司/组织内部的档案利用需求。4.定期对电子档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。5.组织开展电子档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门电子档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的真实、完整和及时归档。2.按照公司/组织电子档案管理制度和流程，对本部门产生的电子文件进行分类、编号、标注元数据等操作，并定期向档案管理部门移交。3.配合档案管理部门做好电子档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求信息。4.负责本部门电子档案存储设备的日常维护和管理，确保设备正常运行，数据安全。（三）信息技术部门职责1.提供电子档案管理所需的技术支持和保障，包括网络环境、存储设备、软件系统等方面的维护和优化。2.协助档案管理部门建立和完善电子档案管理系统，确保系统功能满足档案管理需求，具备良好的安全性、稳定性和易用性。3.负责电子档案管理系统的技术培训和技术指导，帮助档案管理人员掌握系统操作技能。4.制定电子档案数据备份和恢复方案，定期进行数据备份，并确保备份数据的可恢复性。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织内部形成的各类文件，包括但不限于红头文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.业务活动中产生的数据报表、统计资料、合同协议、项目文档等。3.各类工作记录、工作日志、考勤记录等。4.电子图表、图像、音频、视频等资料，如设计图纸、宣传图片、会议录音、工作视频等。5.其他具有保存价值的电子信息。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责电子文件的收集工作，确保文件产生后及时收集，不得遗漏。做好电子文件的收集记录，包括文件名称、来源、形成时间、收集时间等信息。2.电子文件应保持原始状态，不得擅自修改、删除或变更文件内容。如确需修改，应保留修改痕迹，并注明修改时间、修改人等信息。3.收集的电子文件应格式规范、清晰可读，尽量采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLSX、JPEG、AVI等，以确保文件在不同设备和软件上的兼容性。（三）整理方法1.分类：按照公司/组织的业务分类和档案管理要求，对电子档案进行分类。一般可分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类、信息技术管理类等大类，各大类下再细分若干小类。例如，行政管理类可分为综合管理、文秘工作、档案管理等小类；业务管理类可根据具体业务领域进一步细分。2.编号：为每一份电子档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字编码、字母与数字组合编码等方式，如“XZGL0012023”表示行政管理类综合管理小类的第1份档案，形成时间为2023年。3.标注元数据：元数据是描述电子档案内容、背景、结构及其管理过程的数据，应准确标注电子档案的元数据信息，包括文件题名、责任者、形成时间、保管期限、密级等。元数据应与电子档案一一对应，确保档案信息的完整性和可追溯性。四、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.服务器存储：利用公司/组织内部的服务器存储电子档案，服务器应具备足够的存储空间和良好的性能，以满足电子档案存储和访问的需求。2.磁盘阵列存储：采用磁盘阵列技术，对电子档案进行冗余存储，提高数据的可靠性和安全性。磁盘阵列应定期进行维护和检查，确保数据存储的稳定性。3.磁带备份存储：定期将电子档案备份到磁带等存储介质上，作为异地容灾备份。磁带应存放在安全、干燥、通风的环境中，并定期进行检查和更换，以防止磁带老化损坏导致数据丢失。（二）存储环境要求1.服务器机房应保持适宜的温度、湿度和洁净度，温度一般控制在18℃27℃之间，湿度控制在40%60%之间。2.机房应配备完善的消防、防雷、防静电、防盗等设施，确保存储设备和电子档案的安全。3.存储设备应定期进行维护和保养，包括硬件检查、软件升级、数据清理等工作，及时发现和解决潜在问题，保证设备正常运行。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定电子档案的保管期限。保管期限一般分为永久、定期（如30年、10年等）。2.对于重要的、具有长期查考利用价值的电子档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的电子档案，可根据其重要程度和实际需求确定定期保管期限。3.定期对电子档案的保管期限进行审查和调整，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。（四）安全管理1.访问控制：建立严格的用户权限管理制度，对不同人员授予不同的电子档案访问权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案。权限设置应根据工作需要进行细化，做到最小化授权原则。2.数据加密：对存储在服务器和传输过程中的电子档案数据进行加密处理，采用先进的加密算法，防止数据被窃取或篡改。加密密钥应妥善保管，严格控制其使用和分发。3.安全审计：建立电子档案安全审计机制，记录和监控用户对电子档案的访问操作、系统运行状态等信息，及时发现和处理异常情况。审计记录应保存一定期限，以便进行追溯和调查。4.病毒防护：安装专业的杀毒软件和防火墙，定期对存储设备和服务器进行病毒查杀和安全扫描，防止病毒、恶意软件等对电子档案造成破坏。五、电子档案的检索与利用（一）检索系统建设1.建立功能完善的电子档案检索系统，支持多种检索方式，如按文件题名、编号、责任者、形成时间、关键词等进行检索。检索系统应具备快速、准确的检索性能，能够在短时间内定位到所需档案。2.对电子档案的元数据进行规范化管理，确保检索系统能够根据元数据信息进行高效检索。同时，应建立元数据索引库，提高检索效率。3.定期对检索系统进行维护和更新，包括数据更新、索引优化、系统性能优化等工作，保证检索系统的正常运行和检索效果。（二）利用服务1.档案管理部门应根据公司/组织内部各部门及人员的档案利用需求，及时提供电子档案的查询、借阅等服务。查询和借阅应遵循相关审批流程，确保档案使用的合法性和安全性。2.对于提供查询的电子档案，应根据用户需求提供在线浏览、下载等方式，但下载的档案应注明使用限制和版权信息。对于借阅的电子档案，应要求借阅人妥善保管，按时归还，不得擅自转借、复制或传播。3.建立电子档案利用登记制度，详细记录档案利用情况，包括利用人、利用时间、利用目的、档案内容等信息，以便进行统计分析和跟踪管理。六、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.价值鉴定原则：根据电子档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行全面、客观的鉴定。重点考虑档案对公司/组织工作的重要性、影响力以及未来可能的查考需求。2.真实性鉴定原则：确保鉴定的电子档案内容真实可靠，与原始业务活动相符，不存在虚假或篡改信息。3.完整性鉴定原则：检查电子档案的完整性，包括文件内容、元数据、相关联的其他信息等是否齐全，是否能够完整反映业务活动全貌。（二）鉴定组织与程序1.成立电子档案鉴定工作小组，由档案管理部门、信息技术部门、相关业务部门等人员组成。鉴定工作小组负责制定鉴定方案、组织鉴定工作、审核鉴定结果等。2.鉴定工作小组根据电子档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查和评估。审查内容包括档案的内容完整性、准确性、时效性，以及与现行法律法规、政策的符合情况等。3.对于拟销毁的电子档案，鉴定工作小组应出具鉴定报告，明确档案的基本信息、鉴定依据和鉴定结论，并经相关部门负责人和公司/组织领导审批同意。（三）销毁程序1.经批准销毁的电子档案，应采用安全可靠的方式进行销毁，确保数据无法恢复。可采用数据擦除软件对存储设备上的电子档案数据进行多次覆盖擦除，或对存储介质进行物理销毁，如粉碎、消磁等。2.在销毁电子档案前，应做好记录工作，包括销毁档案的名称、数量、存储位置、销毁时间、销毁方式等信息，并