档案数字化服务规范制度

PAGE档案数字化服务规范制度一、总则（一）目的为了规范档案数字化服务工作，确保档案数字化过程的质量、安全和高效，充分发挥档案数字化成果在公司/组织各项工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本规范制度适用于本公司/组织内所有涉及档案数字化服务的部门、项目及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：档案数字化服务工作必须遵守国家法律法规，确保档案信息的合法使用和安全保密。2.真实性原则：数字化过程应保证档案内容的真实、完整，不得对档案原文进行篡改、伪造等行为。3.准确性原则：数字化成果应准确反映档案原文的内容和形式，数据录入准确无误，图像清晰可辨。4.安全性原则：建立健全安全管理制度，采取有效的技术手段和管理措施，保障档案数字化过程中信息的安全，防止信息泄露、丢失和损坏。5.规范性原则：遵循统一的行业标准和操作规范，确保档案数字化工作的标准化、规范化。二、档案数字化服务流程规范（一）项目启动阶段1.需求调研与委托方沟通，了解档案数字化项目的背景、目的、范围、时间要求等需求信息。收集委托方对数字化成果的格式、存储方式、质量要求等具体要求。2.项目策划根据需求调研结果，制定详细的项目策划书，包括项目目标、工作内容、实施步骤、人员安排、时间进度、质量控制措施、安全保障措施等。明确项目各阶段的工作任务、责任人及时间节点，确保项目有序推进。3.合同签订根据项目策划书，与委托方签订档案数字化服务合同，明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务期限、服务费用、质量标准、验收方式、保密条款等。合同签订后，将合同副本交至公司/组织相关部门备案。（二）档案整理阶段1.档案交接与委托方办理档案交接手续，填写档案交接清单，明确档案的名称、数量、保管期限、来源等信息。对接收的档案进行初步检查，确保档案的完整性和准确性，如发现问题及时与委托方沟通解决。2.档案分类根据档案的形成来源、时间、内容等因素，按照国家或行业标准的分类方法对档案进行分类。建立档案分类索引，便于后续的数字化处理和查询利用。3.档案编号为每一份档案或每一组档案赋予唯一的标识符，编号应遵循一定的规则，便于识别和管理。将档案编号标注在档案实体和相关目录上，确保编号与档案内容一一对应。（三）数字化加工阶段1.扫描处理根据档案的类型、纸张状况等因素，选择合适的扫描设备和扫描参数，确保扫描图像清晰、完整、不失真。对扫描图像进行预处理，包括去噪、去污、纠偏、裁剪等操作，提高图像质量。扫描过程中，对每一页扫描图像进行编号，编号应与档案编号相对应，确保图像与档案实体的一致性。2.图像处理对扫描图像进行进一步的处理，如增强对比度、调整亮度、去除阴影等，使图像更加清晰可读。对图像中的文字进行识别和校对，确保文字识别准确率达到规定要求。对于识别错误的文字，应进行人工校对和修正。3.数据挂接将数字化后的图像数据与对应的档案目录信息进行挂接，建立准确的索引关系，以便通过目录信息快速检索到相应图像。对挂接后的数据进行检查，确保数据的准确性和完整性，如发现数据挂接错误及时进行调整。（四）质量检查阶段1.自检数字化加工人员在完成每一项工作任务后，应进行自我检查，确保工作质量符合要求。自检内容包括扫描图像质量、图像处理效果、数据挂接准确性等方面。2.抽检项目质量管理人员按照一定的比例对数字化成果进行抽检，抽检内容包括档案的完整性、扫描图像质量、文字识别准确率、数据挂接准确性等。对抽检中发现的问题，及时通知相关人员进行整改，整改完成后进行复查，确保问题得到彻底解决。3.专检在数字化加工完成后，组织专业人员对全部数字化成果进行专项检查，检查内容包括档案数字化的整体质量、是否符合合同要求等。专检合格后，出具质量检查报告，作为项目验收的重要依据。（五）数据存储与备份阶段1.存储方式选择根据档案的重要性、使用频率等因素，选择合适的数据存储方式，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等。存储设备应具备良好的性能、可靠性和安全性，能够满足档案长期存储的要求。2.数据存储将数字化后的档案数据按照存储方式进行分类存储，建立清晰的存储目录结构，便于数据的管理和查询。对存储的数据进行定期维护，检查数据的完整性和可用性，如发现数据损坏及时进行修复。3.数据备份制定数据备份策略，定期对数字化档案数据进行备份，备份方式可采用全量备份、增量备份等。备份数据应存储在与原存储设备不同的介质上，并异地存放。建立备份数据的管理机制，定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的安全性和可用性。（六）项目验收阶段1.验收申请项目完成后，由项目负责人向委托方提交验收申请，申请内容包括项目实施情况、质量检查情况、数据存储与备份情况等。同时提交项目验收所需的相关文档，如项目策划书、质量检查报告、数据存储清单等。2.验收组织委托方收到验收申请后，组织相关人员组成验收小组，对档案数字化项目进行验收。验收小组应包括档案管理专家、技术专家、法律专家等，确保验收工作的全面性和专业性。3.验收内容验收小组按照合同要求和相关标准，对档案数字化项目的各个环节进行检查验收，验收内容包括项目完成情况、质量标准执行情况、数据准确性和完整性、存储与备份情况等。验收小组可通过现场查看、抽样检查、数据测试等方式进行验收，并填写验收意见。4.验收结论验收小组根据验收情况，出具验收结论。如验收合格，委托方应签署验收报告；如验收不合格，应明确指出存在的问题，并要求项目承担方限期整改，整改完成后重新进行验收。三、人员管理规范（一）人员资质要求1.从事档案数字化服务工作的人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理业务和数字化技术。2.扫描操作人员应经过专业培训，掌握扫描设备的操作方法和维护技能，能够保证扫描图像的质量。3.图像处理人员应具备一定的图像处理能力，熟悉图像处理软件的使用，能够对扫描图像进行有效的处理和优化。4.数据录入人员应具备良好的文字录入技能和责任心，能够准确、快速地录入档案信息。5.质量检查人员应具备较强的质量意识和专业知识，能够对数字化成果进行全面、细致的质量检查。（二）人员培训与考核1.公司/组织应定期组织档案数字化服务人员参加业务培训，培训内容包括档案管理知识、数字化技术、安全保密知识等，不断提高人员的业务水平和综合素质。2.建立人员考核机制，对档案数字化服务人员的工作表现、业务能力、工作质量等进行定期考核。考核结果作为人员晋升、奖励、处罚的依据。3.对于考核不合格的人员，应进行针对性的培训和辅导，如仍不能胜任工作，应调整其工作岗位或予以辞退。（三）人员保密管理1.所有参与档案数字化服务工作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.加强对人员的保密教育，提高人员的保密意识，使其了解档案数字化过程中保密工作的重要性和相关规定。3.严格限制人员对档案数字化信息的访问权限，根据工作需要授予相应的操作权限，严禁无关人员接触和处理档案数字化信息。4.对人员在工作过程中的保密行为进行监督检查，如发现违反保密规定的行为，应及时进行处理，并追究相关人员的责任。四、安全管理规范（一）安全制度建设1.建立健全档案数字化服务安全管理制度，明确安全管理目标、安全管理职责、安全管理流程和安全保障措施等。2.制定安全操作规程，规范档案数字化服务过程中的各项操作行为，确保操作安全。3.定期对安全管理制度和操作规程进行评估和修订，适应不断变化的安全形势和工作要求。（二）安全技术措施1.采用先进的安全技术手段，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，保障档案数字化服务网络和信息的安全。2.对数字化加工场所进行安全防护，安装监控设备、门禁系统等，防止无关人员进入和非法操作。3.对存储档案数字化数据的设备进行安全管理，设置访问密码、定期更换密码等，防止数据被非法获取和篡改。（三）数据安全管理1.加强对档案数字化数据的安全保护，采取数据加密、备份恢复等措施，确保数据的安全性和完整性。2.严格控制数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和处理相关数据。3.定期对数据进行安全检查和风险评估，及时发现和处理潜在的安全隐患。（四）应急处理机制1.制定档案数字化服务安全应急预案，明确应急处理流程、应急处理措施和应急处理责任等。2.定期组织应急演练，提高应急处理能力和人员的应急意识。3.发生安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效的应急措施，最大限度地减少损失，并及时向上级主管部门报告。五、设备与软件管理规范（一）设备管理1.建立档案数字化服务设备台账，详细记录设备的名称、型号、购置时间、使用状况等信息。2.定期对设备进行维护保养，确保设备的正常运行。维护保养内容包括设备清洁、硬件检查、软件升级、故障排除等。3.对设备的使用情况进行跟踪记录，及时发现设备的性能变化和故障隐患，提前做好设备更新和维修准备。4.设备报废时，应按照相关规定进行审批和处理，确保设备资产的合理处置。（二）软件管理1.选用符合档案数字化服务要求的正版软件，确保软件