博士生档案管理制度规范

PAGE博士生档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强博士生档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有博士生的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映博士生的学习、科研、工作等实际情况。2.完整性原则：全面收集博士生在各个阶段形成的各类档案材料，确保档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及博士生个人隐私的档案信息予以保密。4.规范化原则：按照统一的标准和流程进行档案管理，确保档案管理工作的规范化、科学化。二、档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）学历学位材料1.本科、硕士研究生阶段的学历学位证书、成绩单、学籍档案等。2.博士生录取通知书、入学登记表、学籍卡等。3.博士学位论文、答辩材料、学位授予决定等。（三）科研成果材料1.发表的学术论文、著作、研究报告等。2.科研项目立项申请书、任务书、结题报告及相关成果证明材料。3.专利、软件著作权等知识产权证书。（四）奖励与荣誉材料1.获得的各级各类奖励证书、荣誉称号文件等。2.奖学金、助学金申请及发放材料。（五）社会实践与实习材料1.参加社会实践、实习活动的证明材料、总结报告等。2.兼职工作经历证明、劳动合同等。（六）党团组织材料1.入党申请书、入党志愿书、转正申请书、党员登记表等。2.团组织关系材料，如入团申请书、团员证等。（七）其他材料1.体检报告、健康证明等。2.个人认为有必要归档的其他材料。三、档案收集与整理（一）收集1.博士生应按照学校或导师要求，及时将个人档案材料提交至公司/组织人力资源部门或指定管理部门。2.人力资源部门或指定管理部门定期向学校相关部门收集博士生的学籍变动、学位授予等关键信息及材料。3.对于博士生在公司/组织内形成的各类材料，各部门应及时整理并移交至档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到档案材料后，应按照档案内容分类进行整理。2.每份材料应进行编号、编目，编制目录清单，确保材料顺序清晰、便于查找。3.对破损、褪色的材料进行修复或复制，保持档案的完整性和可读性。4.电子档案应与纸质档案同步整理，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。（二）保管方式1.纸质档案应按照类别、年度、学号等顺序排列存放，便于查阅和管理。2.电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质和存储方式，定期进行数据检查和维护，确保数据的安全性和完整性。3.对重要档案材料应进行加密存储，并严格限制访问权限。（三）档案清查1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量与目录清单一致。2.清查过程中发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。3.对清查结果进行记录，形成清查报告，归档保存。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅博士生档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人负责提供查阅服务，并在指定地点进行查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。4.查阅结束后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员应及时将档案归还原位。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅博士生档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核，公司/组织分管领导审批后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复印、拍照档案内容。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员责任。六、档案转递（一）转出1.博士生毕业、离职或因其他原因需要转出档案的，档案管理部门应按照国家有关规定和接收单位要求，及时办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取等方式进行，确保档案的安全传递。3.档案管理部门应填写《档案转递通知单》，密封档案，并在封口处加盖骑缝章。同时，将《档案转递通知单》回执及时寄回接收单位。（二）转入1.接收博士生档案时，档案管理部门应认真核对档案材料是否齐全、完整，档案密封是否完好，并与《档案转递通知单》进行核对。2.经核对无误后，办理档案接收手续，并将档案及时归档。如发现档案材料不齐全、密封损坏等问题，应及时与转出单位联系，要求补充或重新密封档案。七、档案保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应采取加密存储、专人管理等措施，防止信息泄露。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人员的行为，确保档案信息安全。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，确保档案库房安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施进行处理，最大限度减少损失，并及时向上级报告。八、档案信息化管理（一）系统建设1.建立博士生档案信息化管理系统，实现档案信息的录入、存储、查询、统计、分析等功能。2.档案信息化管理系统应具备完善的用户权限管理功能，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。3.系统应定期进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案材料的电子版本录入档案信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，更新档案信息，删除无效数据。3.对新录入的档案信息应进行严格审核，确保数据质量。（三）信息利用1.利用档案信息化管理系统，为公司/组织的人才选拔、培养、科研管理等工作提供数据支持和决策依据。2.按照规定权限，为相关部门和人员提供档案信息查询服务，提高档案利用效率。九、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部审计部门定期对博士生档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度规范要求。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）考核评价1.建立博士生档案管理工作考核评价机制，对档案管理部门及相关工作人员的工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等工作的完成情况，以及档案信息化管理水平、保密与安全管理措施落实情况等。3.根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改，并视情节轻重给予相应