档案室严禁进出管理制度

PAGE档案室严禁进出管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案室的安全管理，确保档案资料的完整性、保密性和安全性，防止档案资料的丢失、损坏和泄露，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案室管理的部门和人员，包括但不限于档案管理人员、借阅人员、审批人员等。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案资料的安全放在首位，采取必要的安全措施，防止各类安全事故的发生。2.严格保密原则：对档案资料的内容严格保密，限制无关人员接触，确保档案资料不被泄露。3.规范管理原则：建立健全档案管理制度，规范档案的收集、整理、保管、借阅、归还等流程，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、档案室管理职责（一）档案室管理部门职责1.负责制定和完善档案室管理制度，明确各岗位的职责和工作流程。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案资料的完整性和系统性。3.负责档案室的日常管理，包括档案的存储环境维护、安全防范措施落实等，保证档案资料的安全。4.负责档案资料的借阅管理，严格按照规定办理借阅手续，对借阅情况进行登记和跟踪。5.定期对档案资料进行清查和盘点，及时发现和处理档案资料存在的问题。6.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和责任意识。（二）档案管理人员职责1.遵守档案室管理制度，严格执行档案管理工作流程。2.负责档案资料的具体整理、保管和借阅服务工作，确保档案资料的准确和安全。3.对进入档案室的人员进行登记和监督，防止无关人员进入档案室。4.定期对档案室进行清洁和消毒，维护档案存储环境的整洁。5.协助相关部门和人员查找、提供所需的档案资料。6.及时向档案室管理部门报告档案管理工作中出现的问题和异常情况。（三）借阅人员职责1.严格遵守档案室的借阅制度，按照规定办理借阅手续。2.妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、涂改、损坏或丢失。3.在规定的时间内归还借阅的档案资料，如有特殊情况需要延期，应提前办理延期手续。4.对借阅过程中知悉的档案资料内容严格保密，不得泄露给无关人员。（四）审批人员职责1.对档案资料的借阅申请进行认真审核，根据实际工作需要和保密要求决定是否批准借阅。2.对借阅申请的真实性和必要性负责，确保借阅行为符合公司规定和工作需要。3.在审批过程中，如发现问题或疑问，及时与相关部门和人员沟通核实。三、档案室安全管理（一）档案室选址与建设1.档案室应选择在安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的区域，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放地和人员流动频繁的区域。2.档案室的建设应符合国家相关建筑安全标准，具备良好的密封性和隔热性，确保档案存储环境稳定。3.档案室应设置独立的出入口，便于管理和安全防范。（二）安全防护设施1.档案室应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护设施，如火灾自动报警系统、监控摄像头、门禁系统、除湿机、防虫药、防鼠板等。2.安全防护设施应定期进行检查、维护和更新，确保其正常运行和有效性。3.档案室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期组织消防演练，提高人员的消防安全意识和应急处置能力。（三）人员出入管理1.档案室实行门禁管理制度，未经授权人员不得擅自进入档案室。2.档案管理人员应严格控制档案室的钥匙和密码，不得随意转借他人。3.进入档案室的人员必须进行登记，注明姓名、部门、进入时间、事由等信息。4.档案管理人员应随时关注档案室人员出入情况，发现异常及时报告。（四）档案存储管理1.档案资料应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.档案存储应采用专用的档案柜、档案架等设备，确保档案存放整齐、有序。3.对重要、珍贵的档案资料应采取特殊的存储方式，如专柜存放、加密存储等。4.定期对档案资料进行清查和盘点，核对档案数量、编号、内容等信息，确保档案资料的准确性和完整性。四、档案借阅管理（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案资料的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还时间等信息。2.《档案借阅申请表》应经所在部门负责人签字同意后，提交至档案室管理部门审批。（二）审批流程1.档案室管理部门收到《档案借阅申请表》后，由审批人员进行审核。2.审批人员应根据档案资料的保密级别、借阅目的、实际工作需要等因素进行综合评估，决定是否批准借阅。3.对于涉及公司机密、商业秘密等重要档案资料的借阅申请，应报公司高层领导审批。4.审批通过后，审批人员在《档案借阅申请表》上签字，并注明批准借阅的期限和范围。（三）借阅登记1.档案管理人员根据批准的《档案借阅申请表》，对借阅人员进行登记，发放《档案借阅证》。2.《档案借阅证》应注明借阅人员姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅期限等信息。3.借阅人员凭《档案借阅证》进入档案室借阅档案资料。（四）借阅期限1.档案资料的借阅期限应根据实际工作需要和档案资料的保密级别确定，一般不得超过[X]个工作日。2.如需延期归还，借阅人员应提前[X]个工作日向档案室管理部门提交《档案延期借阅申请表》，说明延期原因和预计归还时间，经审批人员批准后方可延期。3.同一档案资料的累计借阅期限不得超过[X]个工作日。（五）归还档案1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料，归还时应确保档案资料的完整性和准确性。2.档案管理人员对归还的档案资料进行认真核对，检查档案是否有损坏、涂改、丢失等情况。3.核对无误后，档案管理人员在《档案借阅登记表》上注明归还时间，并收回《档案借阅证》。4.如发现档案资料有损坏、涂改、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任，并按照公司规定进行处理。五、档案保密管理（一）保密制度1.公司全体员工应严格遵守档案保密制度，对在工作中知悉的档案资料内容予以保密。2.未经公司授权，任何人员不得擅自将档案资料带出公司或泄露给无关人员。3.在档案资料的整理、保管、借阅、使用等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案资料被泄露。（二）保密培训1.档案室管理部门应定期组织档案管理人员和涉及档案资料使用的人员进行保密培训，提高其保密意识和技能。2.保密培训内容应包括档案保密法律法规、公司保密制度、档案保密措施等方面的知识。3.参加保密培训的人员应签订保密承诺书，承诺严格遵守公司的保密制度。（三）保密监督1.档案室管理部门应加强对档案管理工作的保密监督，定期检查档案资料的保管和使用情况，发现问题及时整改。2.对违反档案保密制度的行为，应按照公司规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。六、档案数字化管理（一）数字化规划1.根据公司档案管理的实际需求和发展趋势，制定档案数字化规划，明确数字化的目标、范围、内容、步骤等。2.档案数字化规划应与公司信息化建设规划相衔接，确保数字化档案与公司其他信息系统的有效整合。（二）数字化实施1.按照档案数字化规划，组织开展档案数字化工作，包括档案资料的扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节。2.在数字化过程中，应严格遵守相关技术标准和规范，确保数字化档案的质量和安全性。3.对数字化档案进行分类、编号、存储，建立数字化档案数据库，便于查询和利用。（三）数字化档案管理1.建立数字化档案管理制度，规范数字化档案的收集、整理、保管、利用等流程。2.定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。3.加强对数字化档案存储设备的管理和维护，确保设备正常运行。（四）数字化档案利用1.提供数字化档案的在线查询、借阅等服务，方便公司员工利用档案资料。2.在利用数字化档案时，应严格遵守档案保密制度和借阅制度，确保档案资料的安全。七、档案销毁管理（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案资料。2.因公司机构调整、业务变更等原因不再需要的档案资料。3.经鉴定确认为无效或错误的档案资料。（二）销毁鉴定1.档案室管理部门定期组织对拟销毁的档案资料进行鉴定，成立鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组应根据档案资料的内容、性质、保管期限等因素，对档案资料是否需要销毁进行评估和判断。3.经鉴定小组鉴定同意销毁的档案资料，应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。（三）销毁审批1.《档案销毁清单》经档案室管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。2.对于涉及公司重要机密、商业秘密等档案资料的销毁，应报公司高层领导审批。（四）销毁实施1.经批准后，由档案室管理部门组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案资料无法恢复。3.在销毁过