云南建设项目档案管理制度

PAGE云南建设项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强云南建设项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、运营及后续维护提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于云南省行政区域内所有建设项目，包括基础设施建设、房屋建筑、工业项目、能源项目等各类新建、改建、扩建项目。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》等国家法律法规以及云南省相关档案管理规定制定。（四）基本原则1.统一领导原则建设项目档案管理工作应在项目建设单位的统一领导下进行，确保档案管理工作与项目建设整体工作协调一致。2.全程管理原则档案管理贯穿于建设项目从立项、勘察、设计、施工到竣工验收的全过程，对各阶段形成的文件资料进行全面、系统的管理。3.同步归档原则项目建设过程中各部门、各环节形成的文件资料应同步整理、同步归档，确保档案的完整性和及时性。4.规范标准原则严格按照国家和地方有关档案管理的规范标准进行档案的收集、整理、保管和利用，保证档案质量。二、档案管理职责（一）建设单位职责1.建立健全项目档案管理工作机制，明确档案管理部门和人员职责，配备必要的档案管理设施和设备。2.组织制定项目档案管理工作计划和制度，对项目档案管理工作进行统筹规划和协调指导。3.负责收集、整理、汇总项目各参建单位提交的档案资料，进行审核把关，并按规定向有关部门移交项目档案。4.监督检查项目各参建单位档案管理工作，对违反档案管理规定的行为进行纠正和处理。5.组织开展项目档案的验收工作，确保项目档案符合验收要求。（二）勘察单位职责1.负责勘察过程中形成的各类文件资料的收集、整理和归档，包括勘察报告、原始记录、图纸等。2.按照档案管理要求，对勘察文件资料进行分类、编号、装订，确保文件资料的完整性和规范性。3.在项目建设过程中，及时向建设单位和其他相关单位提供勘察文件资料的查阅服务。（三）设计单位职责1.负责设计过程中形成的各类文件资料的收集、整理和归档，包括设计图纸、设计变更通知、技术交底等。2.对设计文件资料进行严格审核，确保文件资料的准确性和完整性，并按照档案管理规定进行分类、编号、装订。3.配合建设单位做好设计文件资料的归档工作，及时提供相关资料的电子版本。（四）施工单位职责1.建立健全项目施工档案管理体系，明确专人负责施工档案的收集、整理和归档工作。2.按照施工进度和档案管理要求，及时收集、整理施工过程中形成的各类文件资料，包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、施工日志等。3.对施工文件资料进行分类、编号、装订，确保文件资料的真实性、完整性和规范性。4.在工程竣工后，及时将整理好的施工档案移交建设单位。（五）监理单位职责1.负责监理过程中形成的各类文件资料的收集、整理和归档，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。2.对施工单位提交的文件资料进行审核，监督施工单位按照档案管理要求及时整理归档。3.协助建设单位做好项目档案的验收工作，提供监理过程中的相关文件资料。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.勘察设计文件勘察报告、设计图纸、设计变更通知、技术交底等。3.施工文件施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、施工日志、材料设备质量证明文件、试验检测报告等。4.监理文件监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件工程竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书、竣工结算文件等。6.其他文件与项目建设相关的会议纪要、来往函件、声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集。2.收集的文件资料应真实、准确、有效，不得伪造、篡改。3.对重要文件资料应进行备份，防止丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件资料之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理，便于保管和利用。3.按照国家和地方有关档案管理的规范标准进行整理，确保档案的标准化和规范化。（四）整理方法1.分类按照建设项目档案的内容和性质，分为工程前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别。2.编号对每一份文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订对纸质文件资料进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。4.编目编制档案目录，目录应包括文件资料的编号、题名、日期、责任者等信息，便于查阅和检索。四、档案保管（一）保管场所建设单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，保证档案保管环境符合要求。（三）保管要求1.对档案进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.做好档案的安全保密工作，严格限制无关人员进入档案库房，防止档案信息泄露。五、档案利用（一）利用范围1.项目建设单位内部各部门在项目建设、运营及管理过程中查阅利用项目档案。2.项目相关的勘察、设计、施工、监理等单位查阅利用与本单位工作相关的项目档案。3.国家有关部门、单位因工作需要查阅利用项目档案。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，注明借阅期限和归还日期，按时归还。3.复制档案利用者可根据需要复制档案资料，但应经档案管理部门同意，并注明复制用途。（三）利用流程1.申请档案利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、利用内容等信息。2.审批档案管理部门对申请表进行审核，报经档案管理负责人审批。3.查阅或借阅经审批同意后，档案利用者按照规定的方式查阅或借阅档案。4.归还借阅档案的利用者应按时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立云南建设项目档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对项目建设过程中形成的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.信息系统建设开发建设项目档案管理信息系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理加强档案信息化数据的安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保数据安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和技术人员，负责档案信息化管理工作。2.按照档案管理信息系统的操作规范进行档案数据的录入和维护，确保数据的准确性和完整性。3.定期对档案信息化系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。七、档案验收（一）验收组织建设项目档案验收工作由项目审批部门或项目主管部门组织，档案管理部门、项目建设单位及各参建单位参加。（二）验收内容1.档案的完整性检查项目档案是否涵盖了项目建设全过程形成的各类文件资料，是否齐全完整。2.档案的准确性审核档案内容是否真实、准确，数据是否可靠，签字盖章是否齐全。3.档案的系统性检查档案的分类、编号、组卷是否符合规范要求，是否保持了文件资料之间的有机联系。4.档案的规范性审查档案的整理、编目、装订等是否符合国家和地方有关档案管理的规范标准。（三）验收程序1.项目建设单位在项目竣工验收前，向组织验收的部门提交档案验收申请报告，并报送项目档案资料。2.组织验收的部门收到申请报告后，组织档案验收组对项目档案进行验收。3.验收组通过听取汇报、查阅档案、实地检查等方式进行验收，并形成验收意见。4.对验收合格的项目，验收组出具档案验收意见；对验收不合格的项目，验收组提出整改意见，项目建设单位应在规定期限内整改完毕后重新申请验收。八、奖励与处罚（一）奖励对在建设项目档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。表彰和奖励的形式包括荣誉证书、奖金等。（二）处罚对违反本制度，在档案管理工作中存在下列行为之一的单位和个人，视情节轻重给予警告、罚款、通报批评等