档案室要挂哪些规章制度

PAGE档案室要挂哪些规章制度档案室规章制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和使用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。5.做好档案的安全保护工作，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。6.积极开展档案信息开发利用工作，为公司各项工作提供档案资料支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷工作，并定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理工作的日常事务，确保档案工作的顺利开展。3.严格遵守公司档案管理制度，配合档案室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各项业务活动中形成的文件材料，如合同协议、项目计划、工作报告、财务报表等。3.公司内部管理文件，如规章制度、会议纪要、人事档案、培训资料等。4.公司对外宣传资料、荣誉证书、资质证书等。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便查阅。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订，确保档案的整齐美观。四档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至15年。（二）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。3.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案的存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和编号。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，如光盘、硬盘等，同时建立电子档案目录，便于查找和利用。（四）档案的清点与核对1.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.对发现的问题及时进行处理，如档案丢失、损坏等情况，应查明原因并采取相应的补救措施。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅公司档案的，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还需经公司总经理批准。3.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经公司批准，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.所在部门负责人或公司领导对申请表进行审批。3.查阅人员持审批后的申请表到档案室查阅档案，档案室工作人员应根据申请表提供的信息，协助查阅人员查找档案，并做好查阅记录。4.查阅人员查阅完毕后，应将档案归还档案室，并在查阅记录上签字确认。（三）利用方式1.档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。2.借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，经所在部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.复制档案的，复制人员应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人批准后，到档案室办理复制手续。档案室工作人员应按照规定的程序进行复制，并对复制件进行核对和登记。（四）利用记录1.档案室应建立档案利用记录，详细记录档案的查阅、借阅、复制等情况，包括查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称、利用方式、归还时间等信息。2.档案利用记录应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，对已失去保存价值的档案及时进行销毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行综合分析，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考国家有关档案保管期限表和公司档案管理制度，确定档案的保管期限。3.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行鉴定，确保档案信息的安全。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对已失去保存价值的档案编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经公司分管领导批准后生效。3.按照批准的《档案销毁清单》，对档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描录入，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：选用合适的档案管理软件，建立档案管理信息系统，实现档案的分类、编号、编目、存储、检索、利用等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息系统的数据安全。（三）信息化管理要求1.档