企业原材料档案管理制度

PAGE企业原材料档案管理制度一、总则（一）目的为加强企业原材料档案管理，确保原材料档案的完整性、准确性和规范性，为企业生产经营、质量管理、成本控制等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内所有涉及原材料采购、验收、储存、使用等环节所形成的档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映原材料的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖原材料从采购到最终消耗或处置全过程的各类资料，不得遗漏重要信息。3.规范性原则：档案的形成、整理、归档应遵循统一的标准和规范，便于查阅和管理。4.保密性原则：对于涉及企业商业机密、原材料供应商信息等敏感内容，应严格保密，防止信息泄露。二、原材料档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善原材料档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.指导、监督各部门做好原材料档案的收集、整理、归档工作。3.集中保管原材料档案，建立档案目录索引，方便查询和借阅。4.定期对档案进行检查、维护，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息化管理系统的建设、维护和更新，实现档案信息的电子化存储和检索。（二）采购部门职责1.负责收集、整理原材料采购过程中的各类文件，包括采购合同、订单、询价单、报价单等。2.在采购活动结束后，及时将相关资料移交档案管理部门，并确保资料的准确性和完整性。3.协助档案管理部门对涉及采购环节的档案进行整理和归档，提供必要的信息支持。（三）质量检验部门职责1.负责保存原材料检验过程中产生的各类报告，如质量检验报告、检验记录、不合格品处理记录等。2.对检验数据的真实性和准确性负责，确保档案资料能够反映原材料的质量状况。3.按照规定的时间和要求，将检验档案移交档案管理部门，并配合做好档案的整理工作。（四）仓储部门职责1.建立原材料出入库台账，记录原材料的出入库时间、数量、规格、批次等信息，并定期与档案管理部门核对。2.负责保管原材料的仓储记录，如库存盘点表、仓库温湿度记录等，确保记录真实、完整。3.在原材料出入库业务发生后，及时将相关记录整理归档，并移交档案管理部门。（五）使用部门职责1.负责收集和整理原材料在使用过程中的相关资料，如领用记录、使用情况反馈等。2.配合档案管理部门做好原材料档案的整理和归档工作，提供与原材料使用相关的信息。及时将原材料使用过程中发现的问题反馈给相关部门，并协助做好问题处理记录的归档工作。三、原材料档案内容及分类（一）采购档案1.采购合同：包括与供应商签订的原材料采购合同，明确原材料的品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.采购订单：记录企业向供应商下达的采购订单明细，包括订单编号、订单日期、采购物品详情、交货地点等信息。3.询价单与报价单：保存向不同供应商发出的询价单以及供应商的报价单，用于比较和选择供应商。4.采购申请单：由使用部门或其他相关部门提交的采购申请文件，说明采购原材料的原因、预计用量等。5.供应商资质文件：收集供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证证书、税务登记证等相关资质证明文件，确保供应商具备合法经营资格。（二）质量检验档案1.质量检验报告：详细记录原材料的各项检验指标结果，如外观、尺寸、物理性能、化学性能等，以及检验结论。2.检验记录：包括检验过程中的原始数据记录，如检验时间、检验人员、检验设备等信息，确保检验过程可追溯。3.不合格品处理记录：对于检验不合格的原材料，记录不合格品的标识、隔离、评审、处置方式（如退货、换货、让步接收等）及处理结果。（三）仓储档案1.出入库台账：记录原材料的出入库时间、数量、规格、批次等详细信息，反映原材料在仓库中的流转情况。2.库存盘点表：定期对原材料库存进行盘点的记录，包括实际盘点数量、账存数量、盘盈盘亏情况及原因分析。3.仓库温湿度记录：对于有特殊储存条件要求的原材料，记录仓库内的温湿度数据，确保储存环境符合要求。4.原材料保管记录：如防虫、防潮、防火等措施的执行记录，以及原材料在储存过程中的质量变化情况记录。（四）使用档案1.领用记录：记录各部门领用原材料的时间、数量、用途等信息，便于跟踪原材料的去向。2.使用情况反馈：收集使用部门对原材料使用过程中的质量、性能、适用性等方面的反馈意见，为后续采购和质量改进提供参考。3.消耗定额记录：制定和记录原材料的消耗定额标准，以及实际使用过程中的消耗情况对比分析，有助于控制成本。四、原材料档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照职责分工，在原材料业务活动发生后及时收集相关资料，确保资料的及时性和完整性。2.收集的资料应真实、准确，不得伪造、篡改。对于原始凭证、记录等应妥善保存，不得丢失或损坏。3.涉及多个部门的资料，由牵头部门负责协调收集，并确保各部门提供的资料相互印证、一致。（二）整理原则1.按照档案分类标准进行整理，同类资料应集中在一起，便于查找和管理。2.每份档案资料应保持其完整性，不得随意拆分或遗漏重要内容。3.对资料进行编号、编目，建立清晰的索引体系，以便快速定位和检索。（三）整理方法1.采购档案：按照合同签订时间、订单编号等顺序进行排列，将合同、订单、询价单、报价单等相关资料依次装订成册，并编制目录。2.质量检验档案：按检验报告编号、检验时间顺序整理，将检验报告、检验记录、不合格品处理记录等资料分类归档，同时建立索引卡片，注明每份资料的关键信息。3.仓储档案：根据出入库台账的时间顺序，将出入库单据、库存盘点表、温湿度记录等资料整理归档，对于不同批次的原材料档案应分别存放，并做好标识。4.使用档案：按照领用时间、用途等对领用记录、使用情况反馈等资料进行整理，确保资料的连贯性和逻辑性。五、原材料档案的归档与存储（一）归档流程1.各部门整理好的原材料档案，应定期移交档案管理部门。移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，明确档案名称、数量、移交时间等信息。2.档案管理部门收到移交的档案后，按照档案分类标准进行再次审核和整理，确保档案符合归档要求。3.将审核后的档案进行编号、编目，并录入档案信息化管理系统，建立电子档案目录。4.将纸质档案按照类别和编号顺序存放在专用档案柜中，同时在档案柜上标明档案类别和存放范围。（二）存储要求1.档案存储环境应保持干燥、通风、清洁，并具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.对于纸质档案，应使用标准档案盒或文件夹进行装订和存放，避免档案受潮、发霉或损坏。3.电子档案应进行定期备份，存储在多种存储介质上，并分别存放于不同地理位置，防止数据丢失。4.对档案存储区域应进行标识和管理，限制无关人员进入，确保档案的安全。六、原材料档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.企业内部人员因工作需要查阅原材料档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅人员不得将档案带出档案管理部门指定的查阅区域，如需复印部分档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行复印操作。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅原材料档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅人进行登记，记录借阅时间、借阅档案名称、归还时间等信息，并要求借阅人出具本人有效身份证件作为借阅凭证。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门申请并说明原因，经批准后方可延期。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，确保档案归还时完好无损。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。七、原材料档案的保管期限与销毁（一）保管期限原材料档案的保管期限应根据相关法律法规和企业实际情况确定。一般情况下，采购合同、质量检验报告等重要档案保管期限为[X]年，其他一般性档案保管期限为[X]年。具体保管期限如下：1.采购合同、订单、供应商资质文件等与采购业务直接相关的档案，保管期限为自合同履行完毕或最后一批原材料交付后[X]年。2.质量检验报告、检验记录、不合格品处理记录等质量检验档案，保管期限为自原材料检验合格或处置完成后[X]年。3.出入库台账、库存盘点表、仓库温湿度记录等仓储档案，保管期限为自记录形成后[X]年。4.领用记录、使用情况反馈、消耗定额记录等使用档案，保管期限为自相关业务结束后[X]年。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对超过保管期限的原材料档案进行清理和鉴定，确定哪些档案可以销毁。2.对于拟销毁的档案，档案管理部门应填写档案销毁申请表，详细列出拟销毁档案的名称、数量、